Comment Maîtriser Les Bases De La Paie

Si vous êtes étudiant en paie ou gestionnaire de paie en poste, alors vous vous demandez quelles sont les connaissances indispensables pour maîtriser les bases de la paie. Je vous réponds dans cet article complet.

Vous devez maîtriser les compétences paie suivantes

Il n’y a que les formateurs paie qui ne pratiquent pas au quotidien qui vous disent que pour faire de la paie, vous devez maîtriser le bulletin de paie en travaillant sur une matrice Excel. Le traitement de la paie mobilise bien plus que le bulletin de paie. Pour faire simple, les fondamentaux de la paie c’est le cycle de paie. Si vous ne maîtrisez pas chaque étape du processus de paie : vous n’avez pas les connaissances indispensables de la paie. Information utile pour choisir vos cours de paie.

Rappel sur le cycle de paie

Le cycle de paie ou processus de paie correspond au rythme de travail du gestionnaire de paie. Si vous voulez maîtriser les bases de la paie, alors vous devez maîtriser chaque étape de ce cycle. Laissez-moi vous expliquer ce cycle de paie et vous donner les connaissances indispensables de la paie associées.

Les étapes de la paie

Avant de vous parler des étapes de la paie, il est fondamental de comprendre qu’un gestionnaire de paie peut exercer ses fonctions :

• Dans une entreprise, c’est-à-dire au sein d’un service de ressources humaines
• Ou bien dans un cabinet d’expertise comptable
• Dans un cabinet paie. Un cabinet paie est une structure spécialisée uniquement dans le traitement de la paie
• Enfin, il est tout à fait possible que le gestionnaire de paie soit à son compte en tant que gestionnaire de paie indépendant.

Cette notion de lieu d’exercice est fondamentale pour comprendre que les connaissances indispensables de la paie varient.

• Le gestionnaire de paie en cabinet ou à son compte traite le cycle de paie de A à Z dans un environnement multi conventionnel. Il y a plusieurs conventions collectives à traiter en même temps.

• Tandis que le gestionnaire de paie en entreprise traite une partie du cycle de paie avec seulement quelques conventions collectives.

Cette différence posée, vous comprendrez pourquoi dans la suite, je vais uniquement vous lister les connaissances indispensables de la paie pour les gestionnaires de paie accomplis. En sachant qui peut le moins peut le plus.

La liste des connaissances à maîtriser pour un gestionnaire de paie

Donc, si vous êtes sérieux et que vous voulez vraiment être autonome dans votre futur métier de gestionnaire de paie, vous devez maîtriser chacune des étapes suivantes pour maîtriser les bases de la paie :

• Construire le bulletin de paie en fonction des spécificités paie de l’entreprise
• Adapter le bulletin de paie par rapport au contrat de travail
• Recueillir les éléments variables de paie
• Préparer les variables de paie
• Passer les variables dans le logiciel de paie
• Procéder aux contrôles des bulletins de paie
• Distribuer les fiches de paie
• Calculer les cotisations sociales et les ventiler par organisme de recouvrement
• Générer la DSN mensuelle
• Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux
• Vérifier les comptes-rendus métier sur net-entreprises
• Préparer le prochain cycle de paie

Vous l’aurez compris, vous faites de la paie, vous avez un travail d’apprentissage et cet apprentissage va au-delà du bulletin de paie. Pour être concret, vous devez :

• Maîtriser le bulletin de paie
• Le traitement des charges sociales
• La Déclaration Sociale Nominative
• Le logiciel de paie

Maintenant, je vais vous montrer les connaissances indispensables de la paie associées à chaque étape du cycle de paie afin que vous puissiez maîtriser les bases de la paie.

Construire le bulletin de paie en fonction des spécificités paie de l’entreprise

Une fiche de paie doit être conforme. Elle doit répondre aux obligations légales applicables au sein de l’entreprise. Le bulletin doit être conforme :

• Au code du travail au niveau de sa présentation mais aussi au niveau des cotisations sociales applicables. Par exemple, suivant les effectifs de l’entreprise, il existe des nouvelles cotisations sociales à appliquer.

• A la convention collective applicable. En fait, suivant l’activité de l’entreprise, des accords ont été signés. De ce fait, si l’entreprise évolue dans un secteur avec des accords négociés, alors ils doivent être appliqués au sein de l’entreprise. Concrètement, la convention collective impacte le bulletin de paie.

• Aux usages ou aux accords applicables au sein de l’entreprise, c’est-à-dire aux règles et avantages spécifiques de l’entreprise. Par exemple, les cotisations de prévoyance, le tarif de la mutuelle, la distribution des titres restaurants.

Vous l’aurez compris, vous ne pouvez pas faire de bulletins de paie, sans cette étape de préparation et de mise en conformité. Les connaissances indispensables de la paie commencent avec la maîtrise de la construction du bulletin de paie. Et forcément, la connaissance et la maîtrise de chacune des rubriques de paie présentées sur la feuille de paie. Donc les rubriques qui composent :

• Le salaire brut sur la fiche de paie
• Les cotisations sociales salariales
• Les cotisations sociales patronales
• Le salaire net

Une fois le bulletin de paie réalisé, il vous faut maîtriser tout ce qui concerne l’adaptation du bulletin de paie par rapport au contrat de travail.

Adapter le bulletin de paie par rapport au contrat de travail

En gestion de la paie, on part du général c’est-à-dire ce qui concerne tout une entreprise ou un établissement vers le particulier donc le salarié. Concrètement, vous avez une base sur le bulletin de paie qui se doit d’être adapté par rapport au contrat de travail. Par exemple :

• Le salaire de base
• Le temps de travail, par exemple si le salarié travaille à temps partiel ou à temps plein ou s’il effectue des heures supplémentaires structurelles. A noter que le salarié peut être rémunéré soit en heures soit en jours
• Son statut professionnel : cadre ou non cadre
• Les options choisies par rapport aux organismes complémentaires (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire)

Il est indispensable en paie de savoir faire un bulletin qui correspond au contrat de travail du salarié. Je précise qu’un gestionnaire de paie pour maîtriser les bases de la paie doit savoir calculer la rémunération d’un dirigeant ( président de SAS ou d’un gérant minoritaire). Tout ce travail de préparation du bulletin de paie fait partie des connaissances indispensables de la paie, mais à cela s’ajoute la maîtrise des variables de paie.

Recueillir les éléments variables de paie

Vous le savez, en gestion de la paie, les bulletins de paie changent tous les mois en fonction d’évènements particuliers. En fait, le gestionnaire de paie part d’une base fixe de bulletins de paie et adapte les fiches de paie en fonction des éléments variables de paie. Les paies changent tous les mois en fonction des éléments variables. Ces éléments sont entre autres :

• Les heures supplémentaires exceptionnelles (à ne pas confondre avec les heures supplémentaires structurelles)
• Les heures complémentaires (seulement pour les salariés à temps partiel)
• Les primes
• Les absences ( maladie, congés payés, absences non rémunérées, RTT,…)
• Les indemnités comme les IJSS ou les indemnités de congés payés
• …

Vous devez savoir comment recueillir ces variables et les traiter.

Préparer les variables de paie

La préparation des variables consiste, à partir des données en votre possession, à les rendre exploitables afin de les passer sur la fiche de paie. Autant dire que c’est une des connaissances indispensables pour maîtriser en paie. Voici un exemple. A partir du relevé des heures réellement travaillées, vous devez savoir déterminer :

• Le temps de travail à payer au taux normal
• Les absences
• Les heures supplémentaires ainsi que la majoration à apporter
• De même pour les heures complémentaires

A la fin de cette étape du processus de paie, vous avez sous la main tous les éléments pour faire les fiches de paie. Vous pouvez passer à l’étape suivante : le traitement de la paie avec le logiciel de paie.

Passer les variables dans le logiciel de paie

Une fois les données de paie en votre possession, il faut les saisir dans le logiciel de paie. Vous ne pouvez pas faire de la paie sans logiciel de paie. Le métier de gestionnaire de paie est indissociable de la maîtrise du logiciel paie. Au niveau du logiciel, vous devez savoir :

• Comment l’installer et le lancer
• Faire le paramétrage complet pour notamment avoir tous les mois une base de travail fiable et conforme au spécificités légales et conventionnelles
• Traiter les variables

Connaître un vrai logiciel de paie, c’est clairement une des connaissances indispensables de la paie. Mais autant vous prévenir tout de suite : bien que le logiciel de paie fasse les calculs de paie de manière automatique, cela ne vous garantit absolument pas un résultat correct. Le logiciel de paye peut produire :

• Des paies fausses
• Des anomalies dans les Déclarations Sociales Nominatives

Bref, entrer des données ne fait pas de vous un gestionnaire de paie. Bien que savoir insérer des variables de paie est une des connaissances indispensables de la paie, cette compétence n’est rien par rapport au fait de savoir contrôler des bulletins de paie.

Procéder aux contrôles des bulletins de paie

Pour maîtriser les bases de la paie, vous devez savoir faire des paies justes. Et pour cela, vous devez savoir contrôler les bulletins de paie. Concrètement, après avoir entré les variables de paie dans le logiciel de paie, vous obtenez des bulletins de paie. Ces bulletins sont appelés éditions tests ou fiches de paie brouillons. Ces éditions doivent être contrôlées pour vérifier :

• L’absence d’anomalies dans le paramétrage du logiciel de paie
• La bonne application des règles de paie applicables ( salaire minimum conventionnel, respect du SMIC, calcul correct des absences selon la méthode applicable,…)
• La prise en compte des variables de paie

L’étape de la vérification des bulletins de paie est fondamentale et seul un professionnel de la paie est en mesure de la réaliser. Mais force est de constater que peu de gestionnaires de paie débutants maîtrisent cette partie. Cela est dû au fait qu’ils apprennent Excel plutôt que de se concentrer sur les connaissances indispensables en paie. Une fois les fiches de paie contrôlées et sans anomalies, l’étape suivante consiste à distribuer les bulletins de paie.

Distribuer les bulletins de paie

Honnêtement, l’étape qui consiste à remettre leurs feuilles de paie aux salariés est faisable par n’importe qui. D’ailleurs cette tâche est totalement automatisable. Il existe des règles de remise des bulletins de paie et notamment suite à la mise en place du RGPD, en tant que gestionnaire de paie, vous devez les connaître. Même si cette étape de distribution n’est pas la plus complexe est doit être maîtrisée. Une fois les bulletins de paie remis, il est temps pour le gestionnaire de paie de s’occuper des charges sociales.

Calculer les cotisations sociales et les ventiler par organisme de recouvrement

Qui dit gestion de la paie dit cotisations sociales à payer aux organismes sociaux. Attention : vous ne pouvez pas être crédible dans le métier si vous n’avez pas les connaissances indispensables en rapport avec les charges sociales. Sur le bulletin de paie, vous avez :

• Les cotisations sociales salariales qui (pour schématiser) permettent de passer du salaire brut au salaire net
• Les cotisations sociales patronales
• Les exonérations. Les exonérations viennent réduire le montant des cotisations.
• Le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source (PAS)

Ce sont les charges sociales. Ces charges appelées également cotisations sont recouvrées par des organismes de recouvrement. Niveaux organismes de recouvrement en gestion de la paie, vous avez entre autre :

• L’URSSAF
• La retraite complémentaire
• La CIBTP c’est-à-dire la caisse des congés payés dans pour le secteur du bâtiment
• La DGFIP (ce sont les impôts)
• Les Organismes Complémentaires (Prévoyance, mutuelle, retraite supplémentaire )

Ensuite, les organismes de recouvrement rétrocèdent les cotisations aux organismes sociaux qui couvrent le salariés et assurent leurs droits. Vous devez savoir :

• Calculer les cotisations sociales
• Déterminer les exonérations applicables et les appliquer si nécessaire
• Associer chaque cotisation et exonération en fonction de l’organisme de recouvrement

Pour savoir si vous maîtrisez ces connaissances indispensables de la paie, il suffit de vérifier si vous savez où non réalisé un tableau des charges. Toujours pour les cotisations sociales, une fois que vous avez fait le calcul des cotisations, vous devez transmettre les DSN mensuelles.

Générer la DSN mensuelle

Maîtriser les bases de la paie c’est maîtriser la DSN. La DSN est le moyen de transmettre aux organismes de recouvrement les informations de paie. C’est un processus automatisé et dématérialisé. Une DSN se fait à partir du logiciel de paie. Le logiciel génère un fichier type avec une norme spécifique. Ce fichier est contrôlé par des algorithmes (robots) sans intervention humaine. Vous devez savoir faire en sorte que le logiciel génère ce fichier. Ce qui peut être très compliqué en fonction du logiciel de paie utilisé. Un bon logiciel de paie génère une DSN mensuelle en quelques clics. Tandis que les logiciels archaïques demandent de suivre une procédure longue et qui reste hasardeuse.

Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux

Si le fichier DSN répond à la norme : la DSN est acceptée Par contre, s’il y a une seule erreur bloquante : la déclaration Sociale Nominative sera rejetée. Faire la DSN mensuelle demande beaucoup de compétences avant même d’envisager de la générer :

• Paramétrer les organismes sur le logiciel et notamment intégrer les fiches de paramétrage des organismes complémentaires
• Générer des bulletins de paie sans erreurs donc conformes à l’ensemble des sources du droit
• Vérifier les ventilations des rubriques de cotisations et des exonérations

Le truc avec la DSN c’est qu’une fois que vous avez compris comment fonctionne ce système déclaratif et que vous savez la déclencher sur le logiciel de paie, vous avez seulement 20% des connaissances. Ce que vous devez absolument comprendre avec la DSN c’est que vous aurez toujours des problèmes qui apparaîtront au pire moment.

Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux

Je vous explique. Quand vous faites une DSN, vous la transmettez selon les délais impartis en fonction de l’effectif de l’entreprise :

• Le 5 du mois M+1
• Ou bien le 15 du mois M+1

Cette DSN mensuelle est envoyée sur le site net-entreprises qui se charge de faire le contrôle. Pour sécuriser un maximum la démarche, il faut faire des pré-contrôles avant la transmission. Il faut comprendre que s’il y a des erreurs c’est que le paramétrage du logiciel de paie est mal fait. Généralement, le logiciel de paie réalise ce pré-contrôle et vous alerte sur les anomalies. Vous devez savoir faire les corrections. Puis une fois ces contrôles faits, vous pouvez transmettre les DSN sur net-entreprises. Une des connaissances indispensables de la paie concerne évidemment la DSN mais surtout la capacité à être autonome pour régler les problèmes liés à la DSN.

Vérifier les comptes-rendus métier sur net-entreprises

Une fois la DSN sur net-entreprises, le système contrôle la DSN. Deux résultats sont possibles :

• Il y a une anomalie bloquante et votre DSN est rejetée. Cela arrive même si le logiciel de paie était OK. Vous devez l’accepter, rien n’est parfait dans le monde du gestionnaire de paie et vous êtes bon pour corriger cette anomalie… quelquefois au prix de quelques heures de recherches.
• Tout est ok et votre DSN est acceptée.

Si la DSN est OK, vous avez en retour des Comptes-Rendus Métier (CRM). Vous devez savoir les traiter car même si la DSN mensuelle est OK, il se peut qu’il existe des anomalies. Par exemple :

• Un mauvais taux AT
• Les taux de prévoyance ne correspondent pas aux taux de la fiche de paramétrage
• Il manque un salarié
• Un salarié n’est pas reconnu

Si c’est le cas, vous devez les prendre en compte pour préparer le prochain cycle de paie.

Préparer le prochain cycle de paie

Maîtriser les bases de la paie c’est être prêt à affronter la prochaine période de paie. Pour cela, suivre les étapes suivantes :

• Ajuster les paramétrages de paie en fonction des comptes-rendus DSN
• Améliorer le processus de traitement des variables de paie
• Anticiper les entrées des salariés
• De la même façon, anticiper les sorties connues ( fin de CDD, rupture conventionnelle, fin de délai de prévenance)
• Auditer le dossier paie pour être tranquille sur le calcul des exonérations.

A côté de toutes ces tâches, vous aurez d’autres connaissances à mobiliser pour réussir en tant que gestionnaire de paie.

• Les sorties des salariés: c’est-à-dire que vous devez savoir faire la dernière paie d’un salarié
• Répondre aux questions : tout le monde reçoit un bulletin de paie mais personne ne sait vraiment le lire… sauf vous donc si vous voulez être crédible et passer la période d’essai, vous devez savoir répondre aux questions qu’on vous pose sur le bulletin de paie.
• Travailler vite et bien. La charge d’un gestionnaire de paie peut sembler démesurée mais la réalité c’est que c’est toujours pire. Donc vous devez être capable de boucler tout le travail courant pour absorber les tâches supplémentaires.

Il y a encore tellement de choses à dire sur les connaissances pour maîtriser les bases de la paie. Mais une chose est à retenir : Vous devez maîtriser toutes les étapes du cycle de paie et pour chaque étape, j’ai une solution à vous proposer. Tout est dans cette vidéo : https://anthony.systeme.io/55870e8f