Si vous êtes étudiant en paie ou gestionnaire de paie en poste, alors vous vous demandez quelles sont les connaissances indispensables pour maîtriser les bases de la paie. Je vous réponds dans cet article complet.
Table des matières
- Vous devez maîtriser les compétences paie suivantes
- Rappel sur le cycle de paie
- Les étapes de la paie
- La liste des connaissances à maîtriser pour un gestionnaire de paie
- Construire le bulletin de paie en fonction des spécificités paie de l’entreprise
- Adapter le bulletin de paie par rapport au contrat de travail
- Recueillir les éléments variables de paie
- Préparer les variables de paie
- Passer les variables dans le logiciel de paie
- Procéder aux contrôles des bulletins de paie
- Distribuer les bulletins de paie
- Calculer les cotisations sociales et les ventiler par organisme de recouvrement
- Générer la DSN mensuelle
- Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux
- Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux
- Vérifier les comptes-rendus métier sur net-entreprises
- Préparer le prochain cycle de paie
Vous devez maîtriser les compétences paie suivantes
Il n’y a que les formateurs paie qui ne pratiquent pas au quotidien qui vous disent que pour faire de la paie, vous devez maîtriser le bulletin de paie en travaillant sur une matrice Excel. Le traitement de la paie mobilise bien plus que le bulletin de paie. Pour faire simple, les fondamentaux de la paie c’est le cycle de paie. Si vous ne maîtrisez pas chaque étape du processus de paie : vous n’avez pas les connaissances indispensables de la paie. Information utile pour choisir vos cours de paie.Rappel sur le cycle de paie
Le cycle de paie ou processus de paie correspond au rythme de travail du gestionnaire de paie. Si vous voulez maîtriser les bases de la paie, alors vous devez maîtriser chaque étape de ce cycle. Laissez-moi vous expliquer ce cycle de paie et vous donner les connaissances indispensables de la paie associées.Les étapes de la paie
Avant de vous parler des étapes de la paie, il est fondamental de comprendre qu’un gestionnaire de paie peut exercer ses fonctions :- Dans une entreprise, c’est-à-dire au sein d’un service de ressources humaines
- Ou bien dans un cabinet d’expertise comptable
- Dans un cabinet paie. Un cabinet paie est une structure spécialisée uniquement dans le traitement de la paie
- Enfin, il est tout à fait possible que le gestionnaire de paie soit à son compte en tant que gestionnaire de paie indépendant.
- Le gestionnaire de paie en cabinet ou à son compte traite le cycle de paie de A à Z dans un environnement multi conventionnel. Il y a plusieurs conventions collectives à traiter en même temps.
- Tandis que le gestionnaire de paie en entreprise traite une partie du cycle de paie avec seulement quelques conventions collectives.
La liste des connaissances à maîtriser pour un gestionnaire de paie
Donc, si vous êtes sérieux et que vous voulez vraiment être autonome dans votre futur métier de gestionnaire de paie, vous devez maîtriser chacune des étapes suivantes pour maîtriser les bases de la paie :- Construire le bulletin de paie en fonction des spécificités paie de l’entreprise
- Adapter le bulletin de paie par rapport au contrat de travail
- Recueillir les éléments variables de paie
- Préparer les variables de paie
- Passer les variables dans le logiciel de paie
- Procéder aux contrôles des bulletins de paie
- Distribuer les fiches de paie
- Calculer les cotisations sociales et les ventiler par organisme de recouvrement
- Générer la DSN mensuelle
- Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux
- Vérifier les comptes-rendus métier sur net-entreprises
- Préparer le prochain cycle de paie
- Maîtriser le bulletin de paie
- Le traitement des charges sociales
- La Déclaration Sociale Nominative
- Le logiciel de paie
Construire le bulletin de paie en fonction des spécificités paie de l’entreprise
Une fiche de paie doit être conforme. Elle doit répondre aux obligations légales applicables au sein de l’entreprise. Le bulletin doit être conforme :- Au code du travail au niveau de sa présentation mais aussi au niveau des cotisations sociales applicables. Par exemple, suivant les effectifs de l’entreprise, il existe des nouvelles cotisations sociales à appliquer.
- A la convention collective applicable. En fait, suivant l’activité de l’entreprise, des accords ont été signés. De ce fait, si l’entreprise évolue dans un secteur avec des accords négociés, alors ils doivent être appliqués au sein de l’entreprise. Concrètement, la convention collective impacte le bulletin de paie.
- Aux usages ou aux accords applicables au sein de l’entreprise, c’est-à-dire aux règles et avantages spécifiques de l’entreprise. Par exemple, les cotisations de prévoyance, le tarif de la mutuelle, la distribution des titres restaurants.
- Le salaire brut sur la fiche de paie
- Les cotisations sociales salariales
- Les cotisations sociales patronales
- Le salaire net
Adapter le bulletin de paie par rapport au contrat de travail
En gestion de la paie, on part du général c’est-à-dire ce qui concerne tout une entreprise ou un établissement vers le particulier donc le salarié. Concrètement, vous avez une base sur le bulletin de paie qui se doit d’être adapté par rapport au contrat de travail. Par exemple :- Le salaire de base
- Le temps de travail, par exemple si le salarié travaille à temps partiel ou à temps plein ou s’il effectue des heures supplémentaires structurelles. A noter que le salarié peut être rémunéré soit en heures soit en jours
- Son statut professionnel : cadre ou non cadre
- Les options choisies par rapport aux organismes complémentaires (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire)
Recueillir les éléments variables de paie
Vous le savez, en gestion de la paie, les bulletins de paie changent tous les mois en fonction d’évènements particuliers. En fait, le gestionnaire de paie part d’une base fixe de bulletins de paie et adapte les fiches de paie en fonction des éléments variables de paie. Les paies changent tous les mois en fonction des éléments variables. Ces éléments sont entre autres :- Les heures supplémentaires exceptionnelles (à ne pas confondre avec les heures supplémentaires structurelles)
- Les heures complémentaires (seulement pour les salariés à temps partiel)
- Les primes
- Les absences ( maladie, congés payés, absences non rémunérées, RTT,…)
- Les indemnités comme les IJSS ou les indemnités de congés payés
- …
Préparer les variables de paie
La préparation des variables consiste, à partir des données en votre possession, à les rendre exploitables afin de les passer sur la fiche de paie. Autant dire que c’est une des connaissances indispensables pour maîtriser en paie. Voici un exemple. A partir du relevé des heures réellement travaillées, vous devez savoir déterminer :- Le temps de travail à payer au taux normal
- Les absences
- Les heures supplémentaires ainsi que la majoration à apporter
- De même pour les heures complémentaires
Passer les variables dans le logiciel de paie
Une fois les données de paie en votre possession, il faut les saisir dans le logiciel de paie. Vous ne pouvez pas faire de la paie sans logiciel de paie. Le métier de gestionnaire de paie est indissociable de la maîtrise du logiciel paie. Au niveau du logiciel, vous devez savoir :- Comment l’installer et le lancer
- Faire le paramétrage complet pour notamment avoir tous les mois une base de travail fiable et conforme au spécificités légales et conventionnelles
- Traiter les variables
- Des paies fausses
- Des anomalies dans les Déclarations Sociales Nominatives
Procéder aux contrôles des bulletins de paie
Pour maîtriser les bases de la paie, vous devez savoir faire des paies justes. Et pour cela, vous devez savoir contrôler les bulletins de paie. Concrètement, après avoir entré les variables de paie dans le logiciel de paie, vous obtenez des bulletins de paie. Ces bulletins sont appelés éditions tests ou fiches de paie brouillons. Ces éditions doivent être contrôlées pour vérifier :- L’absence d’anomalies dans le paramétrage du logiciel de paie
- La bonne application des règles de paie applicables ( salaire minimum conventionnel, respect du SMIC, calcul correct des absences selon la méthode applicable,…)
- La prise en compte des variables de paie
Distribuer les bulletins de paie
Honnêtement, l’étape qui consiste à remettre leurs feuilles de paie aux salariés est faisable par n’importe qui. D’ailleurs cette tâche est totalement automatisable. Il existe des règles de remise des bulletins de paie et notamment suite à la mise en place du RGPD, en tant que gestionnaire de paie, vous devez les connaître. Même si cette étape de distribution n’est pas la plus complexe est doit être maîtrisée. Une fois les bulletins de paie remis, il est temps pour le gestionnaire de paie de s’occuper des charges sociales.Qui dit gestion de la paie dit cotisations sociales à payer aux organismes sociaux. Attention : vous ne pouvez pas être crédible dans le métier si vous n’avez pas les connaissances indispensables en rapport avec les charges sociales. Sur le bulletin de paie, vous avez :
- Les cotisations sociales salariales qui (pour schématiser) permettent de passer du salaire brut au salaire net
- Les cotisations sociales patronales
- Les exonérations. Les exonérations viennent réduire le montant des cotisations.
- Le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source (PAS)
- L’URSSAF
- La retraite complémentaire
- La CIBTP c’est-à-dire la caisse des congés payés dans pour le secteur du bâtiment
- La DGFIP (ce sont les impôts)
- Les Organismes Complémentaires (Prévoyance, mutuelle, retraite supplémentaire )
- Calculer les cotisations sociales
- Déterminer les exonérations applicables et les appliquer si nécessaire
- Associer chaque cotisation et exonération en fonction de l’organisme de recouvrement
Générer la DSN mensuelle
Maîtriser les bases de la paie c’est maîtriser la DSN. La DSN est le moyen de transmettre aux organismes de recouvrement les informations de paie. C’est un processus automatisé et dématérialisé. Une DSN se fait à partir du logiciel de paie. Le logiciel génère un fichier type avec une norme spécifique. Ce fichier est contrôlé par des algorithmes (robots) sans intervention humaine. Vous devez savoir faire en sorte que le logiciel génère ce fichier. Ce qui peut être très compliqué en fonction du logiciel de paie utilisé. Un bon logiciel de paie génère une DSN mensuelle en quelques clics. Tandis que les logiciels archaïques demandent de suivre une procédure longue et qui reste hasardeuse.Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux
Si le fichier DSN répond à la norme : la DSN est acceptée Par contre, s’il y a une seule erreur bloquante : la déclaration Sociale Nominative sera rejetée. Faire la DSN mensuelle demande beaucoup de compétences avant même d’envisager de la générer :- Paramétrer les organismes sur le logiciel et notamment intégrer les fiches de paramétrage des organismes complémentaires
- Générer des bulletins de paie sans erreurs donc conformes à l’ensemble des sources du droit
- Vérifier les ventilations des rubriques de cotisations et des exonérations
Contrôler la DSN et la transmettre aux organismes sociaux
Je vous explique. Quand vous faites une DSN, vous la transmettez selon les délais impartis en fonction de l’effectif de l’entreprise :- Le 5 du mois M+1
- Ou bien le 15 du mois M+1
Vérifier les comptes-rendus métier sur net-entreprises
Une fois la DSN sur net-entreprises, le système contrôle la DSN. Deux résultats sont possibles :- Il y a une anomalie bloquante et votre DSN est rejetée. Cela arrive même si le logiciel de paie était OK. Vous devez l’accepter, rien n’est parfait dans le monde du gestionnaire de paie et vous êtes bon pour corriger cette anomalie… quelquefois au prix de quelques heures de recherches.
- Tout est ok et votre DSN est acceptée.
- Un mauvais taux AT
- Les taux de prévoyance ne correspondent pas aux taux de la fiche de paramétrage
- Il manque un salarié
- Un salarié n’est pas reconnu
Préparer le prochain cycle de paie
Maîtriser les bases de la paie c’est être prêt à affronter la prochaine période de paie. Pour cela, suivre les étapes suivantes :- Ajuster les paramétrages de paie en fonction des comptes-rendus DSN
- Améliorer le processus de traitement des variables de paie
- Anticiper les entrées des salariés
- De la même façon, anticiper les sorties connues ( fin de CDD, rupture conventionnelle, fin de délai de prévenance)
- Auditer le dossier paie pour être tranquille sur le calcul des exonérations.
- Les sorties des salariés: c’est-à-dire que vous devez savoir faire la dernière paie d’un salarié
- Répondre aux questions : tout le monde reçoit un bulletin de paie mais personne ne sait vraiment le lire… sauf vous donc si vous voulez être crédible et passer la période d’essai, vous devez savoir répondre aux questions qu’on vous pose sur le bulletin de paie.
- Travailler vite et bien. La charge d’un gestionnaire de paie peut sembler démesurée mais la réalité c’est que c’est toujours pire. Donc vous devez être capable de boucler tout le travail courant pour absorber les tâches supplémentaires.
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MERCI pour ce cours qui m’aide beaucoup dans ma reconversion professionnelle et qui me permet de mieux appréhender le métier de gestionnaire de paie . le contenue que vous nous proposez est très explicite et pratique .
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Merci pour ce retour ;).
Anthony