La DSN pour les nuls vous explique comment fonctionne le système de la DSN même si vous n’avez jamais réalisé le traitement de la paie pour le compte d’une entreprise. Comprendre la DSN c’est facile quand c’est expliqué simplement et clairement.
Qu’est ce que la DSN
La Déclaration sociale nominative est une norme en gestion de la paie qui consiste à centraliser les informations de paie dans un fichier. Une fois les données sociales centralisées, il convient de les transmettre sur net-entreprises.
Une fois la DSN réceptionnée sur net-entreprises, les organismes de recouvrement les récupèrent et les traitent. La DSN contient notamment le montant des cotisations et contributions sociales et permet de générer des prélèvements pour recouvrir les charges.
Comment est faite cette déclaration
Pour réaliser cette déclaration, il faut obligatoirement utiliser un logiciel de paie. La mise en place de la déclaration sociale nominative vise à assurer une fiabilisation des informations. Cette fiabilisation s’accompagne d’une dématérialisation. C’est pourquoi, les informations sont issues du logiciel de paie. Il n’est pas possible de faire un bordereau papier pour faire une déclaration sociale nominative.
A quoi sert la déclaration sociale nominative
La déclaration sociale nominative permet de simplifier le déclaratif. Cette déclaration :
- Remplace des procédures
- Regroupe des formalités
- Fiabilise le traitement des données sociales.
Avant la DSN, le gestionnaire paie gérait différents types de processus selon différentes échéances et suivant plusieurs formats.
Avec la déclaration sociale nominative, vous faites une DSN au lieu de faire des DUCS, des déclarations de mouvements de main d’oeuvre, des affiliations aux organismes complémentaires,…
Il existe différents types de déclarations et différents types d’organismes sociaux.
Les différentes DSN
La DSN pour les nuls, c’est aussi savoir qu’il existe plusieurs types de déclarations sociales nominatives. La plus connue, c’est la mensuelle. Mais il y a aussi les DSN évènementielles et la nouvelle procédure DSN ADV.
- La mensuelle est envoyée pour régler les cotisations sociales aux organismes de recouvrement
- L’ événementielle est transmise lorsqu’un événement a lieu comme une maladie non professionnelle, un départ de l’entreprise.
- La DSN Amorçage des Données Variables est une nouvelle procédure à classer dans les DSN évènementielles qui permet de récupérer des informations avant une embauche
Les déclarations sont transmises sur net-entreprises et sont traitées si besoin par les organismes sociaux.
Les organismes sociaux
Il existe de nombreux destinataires des déclarations sociales nominatives. Pour simplifier (DSN pour les nuls), les organismes sociaux sont :
- L’URSSAF
- La Retraite complémentaire
- Les organismes complémentaires
Un mot sur les organismes complémentaires. Les OC (organismes complémentaires) sont l’ensemble des organismes sociaux qui complètent les droits des salariés. Dans ces organismes, vous avez :
- La prévoyance. La prévoyance couvre le risque notamment le risque décès ou invalidité. Elle est mise en place par obligation de la convention collective applicable ou parce que le salarié concerné est cadre.
- La mutuelle. La mutuelle assure la prise en charge des dépenses de frais de santé. La mutuelle est obligatoire sauf en cas de dispenses.
- La retraite supplémentaire. La retraite supplémentaire vient en complément des droits de retraite de l’assurance vieillesse et de ceux de la retraite complémentaire. Rien dans le Code du Travail n’oblige une entreprise à mettre en place ce genre de contrat pour les salariés.
Pour faire la déclaration lorsque ces organismes sont destinataires vous devez récupérer les fiches de paramétrages sur net-entreprises et les intégrer dans le logiciel de paie.
Quand faire la déclaration
Contrairement aux anciens processus de déclaration avec des échéances différentes suivant l’organisme social, la DSN mensuelle est à réaliser… tous les mois. Ce qui veut dire que vous devez produire le fichier tous les mois. Par contre le paiement des cotisations peut s’effectuer suivant des cadences différentes. Vous pouvez déclarer les cotisations prévoyance tous les mois mais payer les cotisations tous les trimestres.
Pour ce qui est des évènementielles, elles doivent être réalisées au moment de la connaissance de l’événement. Si un salarié quitte l’entreprise, vous devez faire la DSN événementielle dans les 5 jours. Cela peut poser problème dans le cas d’entrée et de sortie en cours de mois.
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