La DSN pour les nuls vous explique comment fonctionne le système de la DSN même si vous n’avez jamais réalisé le traitement de la paie pour le compte d’une entreprise.
Comprendre la DSN c’est facile quand c’est expliqué simplement et clairement.
Qu’est ce que la DSN ?
La Déclaration sociale nominative (DSN) est un système de gestion de la paie qui vise à centraliser toutes les informations de paie dans un seul fichier. Ce fichier est ensuite transmis via la plateforme net-entreprises, où les organismes de recouvrement peuvent récupérer et traiter les données sociales.
La DSN contient des informations détaillées sur les cotisations et contributions sociales de chaque salarié, ce qui permet de générer des prélèvements pour couvrir les charges sociales. Elle remplace désormais la plupart des déclarations sociales que les employeurs devaient auparavant adresser séparément à différents organismes de Sécurité sociale.
En plus de fournir des informations sur les cotisations sociales, la DSN est également utilisée pour signaler certains événements liés à la vie de l’entreprise et de ses salariés. Par exemple, elle peut être utilisée pour déclarer un arrêt de travail, une reprise anticipée de travail, une fin de contrat de travail, ou encore la déclaration d’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH).
À quoi sert la DSN ?
L’objectif principal de la DSN est de simplifier les formalités sociales des employeurs et de réduire les risques d’erreurs en sécurisant et en fiabilisant les déclarations sociales.
En effet, la déclaration sociale nominative (DSN) permet de :
- remplacer des procédures ;
- regrouper des formalités ;
- et de fiabiliser le traitement des données sociales.
Avant la mise en place de la DSN, les gestionnaires de paie devaient gérer différents types de procédures et de formalités, chacune avec ses propres échéances et formats. Par exemple, ils devaient remplir des déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS) pour l’URSSAF, des déclarations de mouvements de main-d’œuvre (DMMO) pour les services de l’emploi, et des formulaires d’affiliation pour les organismes complémentaires de santé et de prévoyance.
Avec la DSN, toutes ces procédures et formalités sont regroupées dans une seule déclaration unique, mensuelle et dématérialisée. Cela signifie que les employeurs n’ont plus à remplir et à envoyer séparément toutes ces déclarations et formulaires. Au lieu de cela, ils soumettent une seule DSN sur le site internet de net-entreprises, qui se charge ensuite de transmettre les données sociales à chacun des organismes concernés.
Quelles entreprises sont concernées par la DSN ?
Toutes les entreprises du secteur privé sont concernées par la DSN, à l’exception de quelques cas particuliers. Les entreprises du régime général ou agricole, les associations et les organisations qui emploient des salariés doivent toutes remplir une DSN.
Certaines entreprises sont cependant exclues de la DSN. Il s’agit notamment des particuliers employeurs, des entreprises monégasques, des collectivités d’outre-mer, de Mayotte et de la Polynésie française, ainsi que des employeurs de la fonction publique (sauf sur la base du volontariat). Ces employeurs doivent plutôt déposer une déclaration annuelle des données sociales unifiées (DADS-U), tandis que les particuliers-employeurs peuvent utiliser le Cesu.
| Entreprises concernées par la DSN | Entreprises exclues de la DSN |
| Toutes les entreprises du secteur privé | Les particuliers employeurs |
| Les sociétés du régime général | Les entreprises monégasques |
| Les entreprises du régime agricole | Les collectivités d’outre-mer |
| Les associations qui emploient des salariés | Mayotte et la Polynésie française |
| Les organisations qui emploient des salariés | Les employeurs de la fonction publique (sauf sur la base du volontariat) |
Comment est faite cette déclaration ?
Pour réaliser cette déclaration, il faut obligatoirement utiliser un logiciel de paie. La mise en place de la déclaration sociale nominative vise à assurer une fiabilisation des informations. Cette fiabilisation s’accompagne d’une dématérialisation. C’est pourquoi, les informations sont issues du logiciel de paie. Il n’est pas possible de faire un bordereau papier pour faire une déclaration sociale nominative.
Les différentes DSN
La DSN pour les nuls, c’est aussi savoir qu’il existe plusieurs types de déclarations sociales nominatives. La plus connue, c’est la mensuelle. Mais il y a aussi les DSN évènementielles et la nouvelle procédure DSN ADV.
- La mensuelle est envoyée pour régler les cotisations sociales aux organismes de recouvrement
- L’ événementielle est transmise lorsqu’un événement a lieu comme une maladie non professionnelle, un départ de l’entreprise.
- La DSN Amorçage des Données Variables est une nouvelle procédure à classer dans les DSN évènementielles. Elle permet de récupérer des informations avant une embauche.
Les déclarations sont transmises sur net-entreprises et sont traitées si besoin par les organismes sociaux.
Les organismes sociaux
Il existe de nombreux destinataires des déclarations sociales nominatives. Pour simplifier (DSN pour les nuls), les organismes sociaux sont :
- L’URSSAF
- La Retraite complémentaire
- Les organismes complémentaires
Un mot sur les organismes complémentaires. Les OC (organismes complémentaires) sont l’ensemble des organismes sociaux qui complètent les droits des salariés. Dans ces organismes, vous avez :
- La prévoyance. La prévoyance couvre le risque notamment le risque décès ou invalidité. Elle est mise en place par obligation de la convention collective applicable ou parce que le salarié concerné est cadre.
- La mutuelle. La mutuelle assure la prise en charge des dépenses de frais de santé. La mutuelle est obligatoire sauf en cas de dispenses.
- La retraite supplémentaire. La retraite supplémentaire vient en complément des droits de retraite de l’assurance vieillesse et de ceux de la retraite complémentaire. Rien dans le Code du Travail n’oblige une entreprise à mettre en place ce genre de contrat pour les salariés.
Pour faire la déclaration lorsque ces organismes sont destinataires, vous devez récupérer les fiches de paramétrages sur net-entreprises et les intégrer dans le logiciel de paie.
Quand faire la DSN ?
Contrairement aux anciens processus de déclaration avec des échéances différentes suivant l’organisme social, la DSN mensuelle est à réaliser… tous les mois. Ce qui veut dire que vous devez produire le fichier tous les mois. Par contre le paiement des cotisations peut s’effectuer suivant des cadences différentes. Vous pouvez déclarer les cotisations prévoyance tous les mois mais payer les cotisations tous les trimestres.
Pour ce qui est des évènementielles, elles doivent être réalisées au moment de la connaissance de l’événement. Si un salarié quitte l’entreprise, vous devez faire la DSN événementielle dans les 5 jours. Cela peut poser problème dans le cas d’entrée et de sortie en cours de mois.
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