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Recueillir les éléments variables de paie est la première étape avant de réaliser les fiches de paie. En effet, ces éléments sont à insérer dans le logiciel de paie. Il est impératif de vérifier le résultat sur la fiche de paie avant de l’éditer et de calculer les DSN. Il existe plusieurs types de variables et plusieurs modalités pour les recueillir. 

Que sont les variables de paie

Les variables de paie sont les éléments variables à intégrer sur le bulletin de paie du salarié pour faire correspondre son salaire brut et son salaire net au travail accompli.

En fait, le salarié en l’absence d’éléments variables sur la fiche de paie perçoit son salaire de base et les accessoires de salaires prévus par son contrat de travail et la convention collective applicable.

Par exemple, un salarié qui travaille à temps plein perçoit 2000€ brut par mois. Il dépend d’une convention collective qui prévoit un versement mensuel d’une prime d’ancienneté de 3% du salaire brut. Sans éléments variables son salaire sera de :



Libellé

Base

Taux

Montant

Salaire de base

151,67

13,1865234

2000

Prime d’ancienneté

2000

3%

60

Salaire brut

2060

Dans le jargon du gestionnaire de paie, on appelle cela une paie normale ou une paie en automatique. Si vous ne faites pas de paie en automatique, vous devez recueillir les variables de paie.

La liste des variables de paie

Il existe de nombreux éléments variables. La plupart peuvent être classés par famille :

Les familles de variables sont :

  • Les éléments liés à l’activité
  • Les heures
  • Les primes et autres éléments variables

Il peut exister d’autres éléments du genre les commentaires à passer sur le bulletin de paie, les saisies sur salaire et les avances. Vous devez tous les recueillir au moment de l’ouverture de la paie.

Les éléments liés à l’activité

Dans les éléments liés à l’activité, vous allez retrouver tout ce qui tourne autour des absences des salariés, par exemple :

  • Les absences congés payés
  • La maladie (maladie non professionnelle, maladie professionnelle, accident de travail, accident de trajet)
  • RTT
  • Congés formation
  • Activité partielle

Ces variables de paie sont accompagnées d’une date de début et d’une date de fin. Certaines de ces variables doivent faire l’objet de traitement supplémentaire en administration du personnel. Par exemple, vous devez pour la maladie générer une DSN événementielle dès la connaissance de cette absence.

Les variables de paie liées aux heures

Ces variables sont liées à la durée du travail du salarié. Rappelons que le salaire de base est calculé par mensualisation, vous n’avez pas besoin de connaître le temps de travail effectif sur le mois pour le passer la paie. Bien que cette information ait du sens pour calculer les absences selon la méthode des heures réelles.

Voici quelques variables de paie liées aux heures :

  • Les heures supplémentaires exceptionnelles
  • Les heures majorées comme les heures de dimanche
  • Les équivalences
  • Les heures complémentaires

Les primes et les éléments variables

Le salarié peut percevoir des primes sur sa fiche de paie et d’autres éléments variables. Vous avez des primes prévues par la convention collective. Mais vous avez aussi d’autres primes telles que celles prévues par le contrat de travail et les usages de l’entreprise. 

Les éléments variables doivent nommer ces primes et en donner la valorisation sous forme de rémunération brute ou de rémunération nette.

Attention, ce n’est pas parce qu’on vous communique une somme en net que la prime n’est pas soumise à cotisations et contributions sociales. Dans la plupart des cas, il vous faudra passer la prime nette en brute pour l’intégrer dans le salaire soumis à charges.

Niveau prime, vous avez notamment :

  • Les primes exceptionnelles
  • Les commissions
  • L’ancienneté
  • Les remboursements de frais professionnels

Dans cette famille, vous allez également trouver le nombre de tickets restaurant à attribuer au salarié sur le mois de paie en cours. 

Vous trouverez aussi les acomptes, avances et saisies sur salaire à passer en paie.

Comment recueillir les variables de paie

Pour fluidifier le traitement de la paie, vous avez plutôt intérêt à mettre en place un processus pour recueillir les éléments variables de paie. Il existe plusieurs solutions :

  • Par téléphone
  • Par email
  • Via un fichier excel
  • Le client saisit sur le logiciel de paie via un accès propre

Voyons chacune des solutions.

Récupérer les variables de paie par téléphone

Le téléphone est un moyen rapide d’obtenir les informations. Mais c’est la pire façon de faire car vous prenez des risques qui peuvent se traduire par des erreurs sur la fiche de paie.

  • Le client peut vous dire que le salarié est en maladie et vous comprenez qu’il est en congés payés. 
  • Quand vous avez les informations, vous devez les recopier dans le logiciel et pouvez faire des erreurs de saisie

L’alternative pour recueillir les variables de paie est de passer par le mail.

Recevoir les informations de paie par email

L’avantage de cette solution par mail c’est que vous avez les informations écrites. C’est opposable au client mais cela n’empêche les erreurs de saisie des variables dans le logiciel de paie.

D’autre part, avec cette solution, vous aurez des problèmes de compréhension. Vous n’imaginez pas le nombre de clients qui vous diront RAS mais qui vous feront refaire le bulletin.

Mettre en place un fichier navette excel pour traiter les éléments variables de paie

Une bonne solution pour recueillir les variables de paie est de mettre en place une fiche navette sur Excel. Clairement, faire une fiche navette prend du temps. Vous devez :

  • l’adapter au client 
  • former le client à son utilisation 
  • traiter les anomalies

Ce système fiabilise le traitement des variables mais n’empêche pas les erreurs de recopiage sauf si vous savez importer ce fichier Excel directement dans le logiciel de paie.

Saisie dans le logiciel de paie

Enfin, la voie royale pour traiter les éléments variables de paie consiste à laisser le client saisir ses variables dans le logiciel de paie via un portail sécurisé.

Le client se connecte sur un espace sécurisé et insère directement les éléments de paie de ses salariés. Vous importez les éléments variables et vous vérifiez la cohérence des informations.

Vous pouvez également utiliser des outils RH pour traiter et recueillir les variables. Par exemple, vous avez les pointeuses pour récupérer les temps de travail.

Attention au RGPD

En fait, pour traiter les éléments variables de paie, vous devez avoir à l’esprit que vous ne pouvez pas faire n’importe quoi avec les données de paie. Les données de paie sont des données sensibles à traiter dans le strict respect du RGPD et la meilleure solution est d’utiliser des outils prévus pour recueillir les variables et de former vos clients à leur utilisation. Savez vous que les salariés sont aussi formés à ces outils ?

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