Le contrôle de paie est une étape essentielle du processus de traitement des bulletins de paie et des DSN. Le contrôle fait partie du métier de gestionnaire de paie et permet de s’interroger sur la qualité du paramétrage du logiciel de paie.
Qu’est-ce que le contrôle de paie ?
Le contrôle de paie est une procédure qui consiste à vérifier la conformité des bulletins de salaire et des déclarations sociales, en s’assurant que les calculs réalisés par le logiciel de paie sont exacts et conformes à la réglementation en vigueur.
Intérêt du contrôle de la paie
Il y a de nombreux intérêts pour le service des ressources humaines de mettre en place un contrôle de la paie dans le cadre de la gestion de la paie.
- Produire des bulletins de paie conformes,
- éviter les redressements URSSAF,
- faire de la veille juridique une habitude,
- maîtriser le paramétrage du logiciel de paie
Produire des bulletins de paie conformes :
Le contrôle de paie permet de s’assurer que le traitement de la paie réalisé par le service paie est conforme au droit du travail et aux conventions collectives applicables dans l’entreprise.
50% des contrôles URSSAF conduisent à des redressements :
Un contrôle URSSAF sur deux conduit à un redressement. C’est pourquoi, un contrôle régulier permet de s’assurer que l’entreprise pour laquelle vous assurez les paies ne sera pas redressée en cas de contrôle URSSAF .
Vous obliger à faire de la veille juridique :
D’autre part, en faisant du contrôle de paye une routine, vous allez vous obliger à mettre en place une veille sociale rigoureuse mais aussi faire en sorte de fiabiliser vos processus de paie et les paramétrages du logiciel de paie.
Maîtriser le paramétrage du logiciel de paie :
Toutes les données paie et les opérations de calcul des bulletins de salaires et des déclarations sociales sont réalisées par le logiciel de paie. Ce qui veut dire que si un paramétrage est faux, vous aurez des erreurs de paie en cascade. C’est pourquoi, le contrôle de la paie doit conduire à revoir si besoin les paramètres du logiciel de paie.
En tant que bon gestionnaire de paie, il vous appartient donc de mettre en place un système de contrôle des bulletins et des déclarations sociales. Voici quelques points essentiels à vérifier sur un bulletin de salaire.
Quand réaliser le contrôle de paie ?
Le contrôle de paie n’est pas une vérification ponctuelle, mais un processus régulier et structuré qui doit être réalisé à plusieurs moments clés du cycle de paie. Voici les moments où un gestionnaire de paie doit impérativement effectuer un contrôle de paie.
- A l’embauche du salarié
- Avant la validation de la paie (pour détecter d’éventuelles erreurs)
- A l’établissement des déclarations sociales nominatives (DSN)
- À la sortie d’un salarié
A l’embauche du salarié
A l’embauche du salarié, le gestionnaire de paie s’assure de la vérification de l’application des dispositions prévues par le contrat de travail. Il s’assure également de la bonne prise en compte des dispositions prévues par la convention collective applicable dans l’entreprise.
Le gestionnaire de paie s’assure que le bulletin de paie reprend les éléments suivants :
- Les coordonnées du salarié
- Le salaire prévu par le contrat de travail
- La convention collective applicable pour le salarié
- La classification par rapport à la convention collective
- Les horaires de travail du salarié
Ces informations permettent de s’assurer que les grands principes de la paie sont bien respectés. C’est-à-dire que le bulletin de paie livré tous les mois reprend les mentions obligatoires du bulletin de paie.
Le contrôle de la paie dès l’embauche permet également de s’assurer que la paie établie tous les mois est conforme aux dispositions de la convention collective ou à défaut du Code du Travail.
Garantir la conformité de la paie dès l’embauche est la première étape du contrôle de la paie. Pour fiabiliser les calculs de paie, vous devez contrôler la paie tous les mois lors de l’établissement des fiches de paie et de la DSN.
Contrôle de la paie lors de l’établissement de la paie
Lors de l’établissement de la paie, afin de s’assurer de la conformité des paie, le gestionnaire de paie s’assure que les éléments variables de paie soit bien passés sur les bulletins de salaires.
Par variables de paie, on entend :
- Les primes
- Les congés payés
- Les absences
- Les frais professionnels
- Les majorations pour heures supplémentaires
- Les avantages en nature
Voilà pour la partie variables de paie, mais pour mettre en place un contrôle de la paie au niveau du calcul des cotisations sociales. Le gestionnaire de paie doit contrôler :
- Les bases de cotisations (salaire brut, tranche de cotisations, PMSS )
- Les rubriques de paie par exemple, il faut s’assurer de la présence d’une prévoyance et de la complémentaire santé
- Les exonérations de cotisations, par exemple la conformité de la réduction Fillon, l’exonération pour les heures supplémentaires défiscalisées.
Tous les mois, vous devez également assurer un contrôle de cohérence des taux de variation entre les différents mois de paie.
Vous devez contrôler la cohérence entre :
- Le salaire brut du mois en cours et la rémunération brute du mois précédent
- Le salaire net du mois en cours et la rémunération nette du mois précédent
- L’évolution du taux de charges sociales patronales
- L’évolution du taux de charges sociales salariales
A l’établissement des déclarations sociales nominatives (DSN)
Le contrôle de la paie doit également se faire au moment de l’établissement de la déclaration sociale nominative mensuelle.
La DSN est un fichier envoyé mensuellement à l’ensemble des organismes sociaux. Ce fichier est issu du logiciel de paie et regroupe toutes les informations de paie. Il y a la DSN mensuelle et la DSN événementielle. La DSN est un fichier sensible car ce fichier permet aux salariés de prétendre aux prestations sociales.
Pour contrôler les DSN , il faut faire le rapprochement entre les états de paie, les états de la DSN et les paiements.
Les états post paie
Les états posts paie sont des documents générés par le logiciel de paie et reprennent de manière synthétique les éléments présents sur la fiche de paie.
Au titre des états posts paie, vous avez :
- L’état de gestion :
L’état de gestion permet au gestionnaire de paie chargé du contrôle de paie d’extraire des données de rubriques de paie de manière personnalisée.
- Fiche individuelle de paie :
La fiche individuelle de paie permet d’éditer les rubriques de paie par salarié sur une périodicité donnée. La fiche individuelle est constituée à partir des bases de cotisations sociales et des montants de chaque rubrique de paie. Cet état de contrôle de paie permet d’avoir une visualisation des bases et montants sur une échelle de temps.
- Le livre de paie :
Le livre de paie présente, pour l’ensemble des salariés de l’établissement ou de l’entreprise, le cumul par rubrique de paie de tous les bulletins de la période sélectionnée.
- L’état des charges
L’état des charges sociales liste par organismes de recouvrement (Urssaf, retraite complémentaire, prévoyance,..) le montant des charges salariales et des charges patronales sur une période de paie. Les rubriques de paie dans l’état des charges sont regroupées par code DUCS
- L’état récapitulatif global
L’état récapitulatif global présente le cumul des rubriques de paie de tous les bulletins de la période de paie sélectionnée. Avec l’état récapitulatif de paie, vous allez pouvoir contrôler en particulier les bases de cotisations salariales et patronales.
Muni de ces états, le gestionnaire de paie va contrôler la cohérence de la DSN mensuelle avant de l’envoyer aux organismes sociaux.
Le contrôle de la paie se fait également au moment de la sortie du salarié.
Contrôle de la paie à la sortie du salarié
Lorsque le salarié quitte l’entreprise, il reçoit les documents de sortie et son dernier bulletin de paie. Ce qui signifie que c’est la dernière occasion pour le gestionnaire de paie de régulariser d’éventuelles erreurs ou oublis en paie.
Pour rappel au titre des documents de sortie, vous avez :
- Le reçu pour solde de tout compte
- Le certificat de travail
- L’attestation Pôle Emploi
Ainsi, le contrôle de la paie à la sortie du salarié doit être rigoureux, il faut vérifier sur la feuille de salaire :
- Le salaire brut et notamment les éléments liés à la sortie comme l’éventuelle indemnité de fin de contrat due en cas de fin de CDD, l’indemnité compensatrice de congés payés.
- Les bases de cotisations et les éventuelles régularisations de tranches de cotisations
- Les exonérations de cotisations sociales (Fillon, heures supplémentaires défiscalisées, FNAL,…)
Si vous êtes gestionnaire de paie ou futur gestionnaire de paie et que vous voulez maîtriser la gestion de la paie, mettez la main sur la méthode complète pour apprendre la paie.
