Le cycle de paie correspond au cycle de travail du gestionnaire de paie. Tous les mois, le gestionnaire de paie suit un cycle pour produire les fiches de paie, traiter les charges sociales et produire les états de paie pour le service RH et la comptabilité.
Pour mieux visualiser le déroulement d’un cycle de paie, rien ne vaut un schéma clair.
Voici les quatre grandes étapes que tout gestionnaire de paie répète chaque mois : de la collecte des variables jusqu’à l’édition des bulletins et au paiement des charges sociales.
Qu’est-ce que le cycle de paie
Le cycle de paie reprend toutes les opérations à suivre pour obtenir les résultats du traitement de la paie. Voici les résultats des traitements des opérations de paie :
- Les fiches de paie sur lesquelles sont indiquées la rémunération brute, la rémunération nette et les cotisations et contributions sociales.
- Les virements de salaire ( paiement des salaires en chèque ou espèces)
- Les Déclarations Sociales Nominatives mensuelles (DSN) qui correspondent au calcul et au paiement des cotisations et des contributions sociales.
- Les états de paie tels que le journal de paie, le tableau des charges et les OD comptables
- Le reporting RH issu du logiciel de paie. C’est-à-dire les indicateurs utiles ou obligatoires reprenant les données sociales.
Pour obtenir ces résultats du traitement de la paie, vous devez respecter le cycle de paie. En fait, vous devez procéder aux opérations de paie dans l’ordre et bien souvent suivant un planning de paie.
Les opérations de paie
Les opérations de paie peuvent porter des noms différents et être plus ou moins détaillées ou automatisées en fonction du logiciel de paie et des outils présents dans l’entreprise. Mais pour faire la paie, vous devez réaliser ces opérations :
- Produire les fiches de paie et les distribuer
- Calculer, contrôler les DSN, les envoyer sur net-entreprises et vérifier les résultats
- Sortir les états post paie
Produire les fiches de paie et les distribuer
La production des bulletins de paie correspond à la première étape du cycle de paie. Même s’il n’est pas rare que certaines entreprises considèrent que la première étape c’est la clôture du mois de paie précédent.
Bref, pour produire les fiches de paie, vous devez réaliser les étapes suivantes :
- Récupérer les variables de paie. Vous devez commencer par obtenir les éléments variables de paie tels que les primes, les heures supplémentaires, les absences. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser une GTA.
- Insérer les variables dans le logiciel de paie. Une fois que vous avez les informations de paie, vous devez les entrer dans le logiciel. Cela peut être automatisé ou la saisie peut être déportée aux clients ou aux salariés. Comme toujours, cela dépend des outils et des processus du service paie.
- Calculer les bulletins de paie. Rien de sorcier, une fois que vous avez inséré les variables, vous devez simplement calculer les paies.
- Contrôler la paie. Une fois les fiches de paie calculées, il convient de vérifier les résultats. C’est le coeur du métier de gestionnaire de paie.
- Distribuer les bulletins. Pour remettre le bulletin de paie au salarié, vous avez plusieurs possibilités dont celle qui consiste à utiliser un coffre fort électronique.
- Enfin, il va sans dire qu’il vous faut produire le fichier de paiement des salaires.
Ici l’opération la plus sensible consiste à savoir réaliser le contrôle de la paie.Une fois les bulletins de paie réalisés, le cycle de paie se poursuit par les DSN.
La gestion de la DSN mensuelle
La DSN mensuelle est une norme qui permet de remplir les opérations déclaratives à l’aide d’une déclaration unique transmise une fois par mois sur un site internet uniquement appelé net-entreprises.
En faisant la DSN, vous calculez les charges présentes sur les bulletins de paie, vous transmettez le montant aux organismes sociaux et aussi le paiement de ces taxes.
Ce fichier est calculé et issu du logiciel de paie. Même si le logiciel est bien paramétré, il convient de vérifier la DSN avant et après l’envoi. S’il y a des erreurs dans la DSN, vous devez la corriger.
Cette étape est facile à gérer pourvu que vous sachiez comment fonctionne la DSN et comment paramétrer le logiciel de paie.
Enfin, la dernière étape consiste à transmettre les états de paie aux services qui en ont le besoin.
Dernière étape du cycle de paie : les états de paie
Beaucoup d’informations utiles sont issues du logiciel de paie. Il faut dire que le système produit des données sociales en continu.
Ces données sont exploitables par les services RH pour :
- Alimenter la BDES
- Traiter le bilan social
- Mettre en place des indicateurs sociaux
Mais les informations de paie sont aussi utiles au service comptable pour tenir la comptabilité de l’entreprise. C’est pourquoi, en fin de cycle de paie, vous devez transmettre les OD de paie et quelquefois sous format analytique.
Comment maîtriser le cycle de paie quand on est débutant
Si vous êtes débutant, vous vous dites probablement : il y a trop à savoir, je risque de m’y perdre. C’est vrai, mais vous devez mettre un pas devant l’autre et vous concentrer sur les deux étapes majeures du cycle de paie.
- Le calcul et le contrôle des bulletins. Vous devez vous concentrer sur la base de la paie. Vous devez être capable de comprendre les calculs du logiciel de paie pour éventuellement corriger les erreurs. Vous n’y arriverez que si vous savez ce que vous cherchez. Ce qui est sûr c’est que si vous avez passé votre temps à apprendre Excel plutôt que les calcul de paie, contrôler un bulletin de paie sera difficile.
- La DSN : vous devez savoir comment fonctionne ce système déclaratif et comment vérifier les informations du fichier. Vous devez, en cas d’erreurs, savoir où chercher l’information et savoir comment faire pour corriger les anomalies.
Pour vous aider sur la DSN :
