Voici une liste de ce que vous devez vérifier sur un dossier paie. Ce contrôle doit être réalisé régulièrement. Ce contrôle régulier permet d’assurer des bulletins de paie conformes.
L’existence réelle de l’entreprise
Une entreprise peut connaître différents évènements au cours du temps. Par exemple, un établissement peut changer de numéro de Siret lors d’un déménagement. Dans ce cas, il faudra gérer le changement de Siret.
Une entreprise peut également être mise en redressement judiciaire ou être liquidée. C’est pourquoi, vous devez vérifier régulièrement les évènements juridiques de l’entreprise.
Les exonérations au travers des effectifs
Vous le savez, en fonction de la taille de l’entreprise, des cotisations ou des exonérations sociales s’appliquent. C’est vraiment un point à bien vérifier sur un dossier paie…
Par exemple, quand une entreprise franchit les seuils d’effectifs, elle doit s’acquitter de taxes supplémentaires. Notamment les taxes assises sur les rémunérations versées aux salariés de l’entreprise. C’est le cas du :
- Forfait social à 8%. C’est-à-dire le forfait social sur les cotisations patronales de prévoyance et mutuelle (et retraite supplémentaire)
- Versement transport appelé également versement mobilité
- Déduction forfaitaire patronale TEPA
- Participation à l’effort construction
La mise en place du télétravail
Depuis la sortie de la crise sanitaire, le télétravail est devenu courant au sein des entreprises. Aussi la législation a quelque peu évolué à ce sujet.
Du coup, quand un salarié est en télétravail, l’employeur peut lui verser des sommes exonérées de cotisations sociales, c’est à vérifier sur un dossier paie.
Ces sommes sont versées soit sous la forme :
- D’allocation forfaitaire
- Sous remboursement des frais réellement engagés par le salarié
Concernant l’allocation forfaitaire, cette dernière est exonérée pour une limite. Au-delà de cette limite soit le montant est justifié soit l’excédent est soumis à cotisations sociales.
Pour rappel, si l’excédent est soumis, les sommes sont intégrées dans le salaire brut sur la fiche de paie.
Les plannings des salariés
Autre point important : le planning des salariés. Ce point a son importance car c’est à partir des horaires qu’on peut calculer les absences des salariés.
Si jamais les plannings ne sont pas bons, alors la détermination de l’absence sur le bulletin de paie est fausse.
Par exemple sur le logiciel de paie Silae, le calcul de l’absence pour entrée sortie est réalisé selon la méthode des heures réelles en fonction des heures prévues via le planning de la fiche salarié.
S’il existe ou non une possibilité de report des congés payés
Les congés sont un point à vérifier sur un dossier paie. Notamment la gestion du report de CP d’une année à l’autre.
Lorsqu’il reste des congés payés à prendre lors de la bascule des compteurs de congés, ces jours peuvent être perdus.
Certains employeurs permettent le report des jours non pris, il faut donc vérifier le paramétrage de cette bascule des compteurs sur le logiciel de paie.
Les limites d’exonération des titres restaurant
Lorsqu’une entreprise distribue des titres restaurant aux salariés, ces derniers peuvent être exonérés de cotisations sociales.
Cette exonération s’applique dans une limite imposée par la loi. Cette limite d’exonération évolue chaque année et doit être suivie sur le dossier paie.
Car au-delà de cette limite, une partie de la valeur des titres restaurants est intégrée dans le salaire brut sur la fiche de paie.
Le régime Alsace Moselle
Il existe en gestion de la paie des particularités. Une de ces particularités concerne le régime local Alsace Moselle.
La régime Alsace Moselle offre aux salariés des avantages supplémentaires par rapport aux salariés du régime général. Notamment au niveau du maintien de salaire en cas d’absence maladie.
En contrepartie, un cotisation sociale salariale s’applique. Il faut donc bien contrôler que sur le dossier paie les salariés sont affiliés au bon régime. Et s’ils sont au régime Alsace Moselle, vous devez contrôler la bonne présence de la cotisation Alsace Moselle sur le bulletin.
La possibilité de mettre en place un taux AT bureau (taux fonction support)
Autre point à contrôler sur le dossier paie : le taux AT fonction support. Toutes les entreprises sont soumises au taux AT/MP (Accident du Travail / Maladie Professionnelle). Le taux est applicable pour l’ensemble des salariés par rapport à un risque principal.
Il est possible pour les salariés exerçant une fonction support de se voir appliquer un taux AT différent de celui de l’entreprise.
C’est un point à contrôler car dans certains cas, l’application de ce taux support permet de faire des économies.
L’assujettissement à la taxe sur le salaire
La taxe sur le salaire s’applique en général pour les entreprises non assujettis à la TVA. Peut être que dans un de vos dossiers paie, vous avez un client concerné par la taxe sur salaire ?
C’est pourquoi, je vous invite à vérifier vos dossiers sur ce sujet avant que le client subisse un contrôle fiscal pour non paiement de la taxe sur les salaires.
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