Absence entrée/sortie : calcul et impact sur la fiche de paie

L’absence entrée/sortie sur une fiche de paie correspond à une retenue sur le salaire lorsqu’un salarié n’a pas travaillé tout le mois en raison d’une embauche ou d’un départ en cours de mois.

Autrement dit, c’est la part de salaire en moins pour un salarié arrivé en milieu de mois ou parti avant la fin du mois. Cette déduction permet de proratiser le salaire : en fait, le salaire est mensualisé sur une base de 151,67 heures pour un temps plein et doit être ajusté dès qu’une période de paye est incomplète.

Pourquoi appliquer cette retenue ? Parce qu’elle garantit de payer le salarié uniquement pour le travail effectif réalisé, conformément au principe légal de proportionnalité.

Vous trouverez ci-dessous une définition claire de l’absence entrée/sortie, les raisons de son application, les méthodes de calcul avec exemples chiffrés, la manière dont elle figure sur le bulletin de salaire, et enfin une FAQ répondant aux questions fréquentes sur le sujet.

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Vous préférez écouter ? Cet épisode du podcast La Paie Facile reprend les points essentiels sur la retenue pour absence entrée/sortie : définition, méthodes de calcul (heures réelles vs heures moyennes), exemples concrets et présentation sur le bulletin de paie.

Qu’est-ce que l’absence entrée/sortie sur un bulletin de paie ?

L’absence entrée/sortie (aussi appelée déduction entrée-sortie ou retenue entrée-sortie) est une ligne de déduction en euros figurant sur le haut du bulletin de salaire d’un salarié qui n’a pas travaillé un mois entier du fait d’une embauche en cours de mois ou d’une fin de contrat en cours de mois.

C’est un ajustement du salaire brut visant à ne payer que les jours ou heures réellement travaillés sur le mois concerné.

Concrètement, le salaire de base mensuel est fixe et on ajoute une ligne d’absence sur le bulletin pour calculer le salaire brut au prorata temporis du temps de présence du salarié.

Cette retenue sur salaire est strictement proportionnelle à la durée de l’absence, conformément au Code du travail. Elle ne constitue ni une sanction pécunière ni une absence « injustifiée » du salarié : c’est un mécanisme normal et légal d’équilibrage de la paie pour tout mois incomplet.

Qui est concerné ? Tous les salariés mensualisés peuvent un jour être concernés par une déduction entrée/sortie, qu’ils soient embauchés en CDI, CDD à temps plein ou à temps partiel.

Ne sont pas concernés les salariés payés hors mensualisation du temps de travail comme les travailleurs temporaires et les saisonniers.

Le principe est donc :

Dès qu’un contrat de travail commence après le premier jour du mois ou se termine avant le dernier jour du mois, la première ou dernière paie sera proratisée via cette retenue.

Par exemple, un salarié embauché le 15 du mois ou quittant l’entreprise le 25 aura une fiche de paie comportant cette ligne d’absence entrée/sortie. Ce n’est pas optionnel : ne pas opérer cette déduction conduirait soit à surpayer le salarié, soit à le sous-payer, et constituerait une erreur de paie.

Pourquoi déduire une absence entrée/sortie ?

Impact de l’absence E/S sur le salaire brut

Appliquer la retenue entrée/sortie est indispensable pour respecter la mensualisation du salaire et l’équité de la rémunération. Sans cette régularisation, un salarié entré en cours de mois pourrait percevoir indûment un salaire complet alors qu’il n’a pas travaillé tout le mois, ce qui serait contraire au principe “salaire contre travail” et pourrait créer un trop-perçu à rembourser plus tard.

À l’inverse, en cas de départ anticipé, l’absence de proratisation pourrait léser le salarié. La déduction entrée/sortie garantit donc que chacun ne paye ou ne touche que ce qui est dû, ni plus ni moins, pour éviter toute injustice.

Ce mécanisme est également une obligation légale : toute retenue sur salaire pour absence doit être strictement proportionnelle au temps d’absence, pas plus, pas moins. En d’autres termes, l’employeur ne peut pas retenir plus que la part de salaire correspondant à l’absence du salarié (les sanctions pécuniaires sont interdites). Inversement, il ne devrait pas non plus payer ou plus précisément compenser des heures non travaillées en dehors des cas prévus par la loi (congés payés, maladie indemnisée, etc.).

Comment calculer l’absence entrée/sortie (méthode Cour de Cassation) ?

Le calcul de l’absence pour entrée/sortie consiste à évaluer la part de salaire à déduire en fonction du nombre d’heures ou de jours non travaillés pendant la période d’absence. En pratique, plusieurs méthodes de calcul existent, mais une seule est valable au niveau légal : la méthode dite “aux heures réelles”.

Cette méthode, préconisée par la Cour de cassation dans plusieurs décisions, est considérée comme la plus précise et équitable car elle se base sur le nombre d’heures réellement travaillées ou non travaillées dans le mois. Les autres méthodes (dites forfaitaires, basées sur des durées moyennes comme le temps de travail mensualisé) peuvent simplifier les calculs mais ne reflètent pas exactement la réalité du mois et ont même été condamnées par la jurisprudence pour leur manque de précision.

En résumé : pour calculer une absence entrée/sortie, on compare le nombre d’heures réellement non travaillées avec la durée totale de travail réelle prévue sur le mois, et on déduit la part correspondante du salaire.

Méthode et exemple de calcul de l’absence E/S avec la méthode réelle

Voici les étapes de calcul de la méthode des heures réelles, avec un exemple concret :

1. Déterminer le nombre d’heures réelles prévues – Pour cela il faut prendre en compte le temps de travail hebdomadaire du salarié et compter le temps de travail réel qui aurait dû accomplir le mois en cours. Ce nombre d’heures réelles ne pas être le temps de travail mensualisé pour déduire l’absence entrée sortie selon la méthode de la Cour de Cassation.
2. Déterminer le nombre d’heures non travaillées c’est-à-dire les heures d’absence pour cause d’entrée ou sortie en cours de mois. Il s’agit du volume d’heures que le salarié auraient dû être travaillées pendant la période où il n’était pas dans l’entreprise. Concrètement, on identifie la période d’absence sur le mois et on compte combien d’heures de travail cela représente.
3. Calculer le montant de la retenue – Appliquer la formule Absence E/S = (heures non travaillées / heures réelles totales du mois) × salaire mensuel.
4. Ajuster le salaire brut dû – Enfin, on soustrait la retenue au salaire de base pour obtenir le montant du salaire brut au prorata du temps de travail du salarié absent.

Exemple complet pas à pas :

Exemple de calcul de l’absence avec la méthode des heures réelles :

• Contrat de travail : 35 heures par semaine (7 heures par jour), avec un salaire brut mensuel de 2100 €.
• Date d’embauche : Le 12 février 2024
• Nombre d’heures d’absence (du 1er au 11 février) : 49 heures.
• Nombre d’heures réelles prévues pour février : 147 heures.

Le calcul de l’absence pour ce salarié donne donc :
(49 heures / 147 heures) x 2100 € = 700 €

Dans cet exemple, la retenue pour absence entrée/sortie est de 700 €.

À noter : La méthode des heures réelles est imposée par la Cour de Cassation, même si elle peut être moins avantageuse pour le salarié.

En pratique, certaines entreprises utilisent la méthode des heures moyennes. En cas de litige, c’est bien la méthode aux heures réelles qui fait foi juridiquement, sauf si une convention collective prévoit une solution plus favorable.

Comment calculer l’absence entrée/sortie (méthode heures moyennes)

Même si la méthode forfaitaire ou méthode des heures moyennes n’est pas la méthode préconisée par la Cour de cassation pour déduire une absence, cette manière de calculer se retrouve dans de nombreuses entreprises.

Méthode et exemple de calcul de l’absence E/S avec la méthode moyenne

Voici les étapes à suivre pour valider une absence selon cette méthode de calcul

1. Déterminer le nombre d’heures moyennes prévues – Pour cela il faut prendre le temps de travail hebdomadaire du salarié prévu dans son contrat de travail et le mensualisé en multipliant par 52 et en le divisant par 12. Soit Temps de travail*52/12
2. Déterminer le nombre d’heures non travaillées c’est-à-dire les heures d’absence pour cause d’entrée ou sortie en cours de mois. Il s’agit du volume d’heures que le salarié auraient dû être travaillées pendant la période où il n’était pas dans l’entreprise. Concrètement, on identifie la période d’absence sur le mois et on compte combien d’heures de travail cela représente.
3. Calculer le montant de la retenue – Appliquer la formule Absence E/S = (heures non travaillées / heures moyennes totales du mois) × salaire mensuel.
4. Ajuster le salaire brut dû – Enfin, on soustrait la retenue au salaire de base pour obtenir le montant du salaire brut au prorata du temps de travail du salarié absent.

Exemple de calcul avec la méthode des heures moyennes :

Je reprends le même exemple que le calcul avec la méthode des heures réelles.

• Contrat de travail : 35 heures par semaine, avec un salaire brut mensuel de 2100 €.
• Date d’embauche : Le 12 février 2024.
• Nombre d’heures d’absence (du 1er au 11 février) : 49 heures.

Calcul de l’absence :

(49 heures / 151,67 heures) x 2100 € = 678,45 €

Comparatif des méthodes de calcul d’une absence en cours de mois

Pour bien comprendre, voici un tableau comparant la méthode des heures réelles (référence légale) et la méthode moyenne basée sur une durée moyenne donc la durée mensualisée. Il est à noter que ces deux méthodes de calcul aboutissent à des résultats différents :

Si on reprend l’exemple précédent et les résultats de la valorisation de l’absence selon les deux méthodes de retenues choisies :

• Absence E/S selon la méthode des heures réelles : 700€
• Absence E/S selon la méthode des heures moyennes : 678,45€

La méthode à retenir sera celle des heures réelles car cette méthode étant celle préconisée par la Cour de Cassation se suffit à elle même. Et celà même si la méthode des heures moyennes est plus favorable pour le salarié.

Comment présenter l’absence entrée/sortie sur la fiche de paie ?

Sur le bulletin de paie, la déduction entrée/sortie apparaît juste après le salaire de base. Elle peut être libellée explicitement “Absence entrée/sortie” ou de façon abrégée (“Retenue E/S”), selon le logiciel de paie utilisé. Le montant figurant sur cette ligne est négatif (puisqu’il s’agit d’une somme à déduire du salaire). En pratique, la présentation type pourrait être :

• Ligne 1 : Salaire de base mensuel (ex : 151,67 h à X €/h = Montant brut théorique)
• Ligne 2 : Absence entrée/sortie (indiquant le nombre d’heures ou de jours non travaillés et le montant retiré en conséquence, par ex. “–63 h = –810,18 €”)

Exemple de fiche de paie en cas d’embauche en cours de mois :

Exemple de fiche de paie en cas de sortie en cours de mois :

La présence de cette ligne d’absence minore le total du salaire brut affiché sur le bulletin. Autrement dit, le salaire brut indiqué plus bas intègre déjà la déduction de l’absence. Toutes les autres rubriques du bulletin (primes, indemnités, calcul des cotisations sociales, etc.) sont ensuite calculées normalement.

Enfin, il est impératif de faire figurer clairement cette retenue en cas de mois incomplet. Ne pas la mentionner constituerait une erreur de paie (salaire versé incorrectement) et priverait le salarié d’une information essentielle sur son bulletin.

À l’inverse, une fiche de paie bien établie montrera la déduction entrée/sortie de façon distincte, ce qui est bénéfique pour toutes les parties en cas de contrôle ou de question du salarié. Notez que pour un dernier mois de contrat incomplet, cette déduction apparaîtra également sur le solde de tout compte remis au salarié lors de son départ.

FAQ : vos questions sur l’absence entrée/sortie

Q : Quand applique-t-on l’absence entrée/sortie ?
R : On applique une absence pour entrée/sortie dès qu’un salarié n’a pas travaillé un mois complet. Concrètement, cela vise toute embauche en cours de mois (après le 1er du mois) ou départ en cours de mois (avant le dernier jour du mois). Dans ces cas, le salaire doit être proratisé en fonction du temps de présence. Par exemple, si un salarié commence le 10 ou quitte le 20, l’absence entrée/sortie s’applique pour ajuster la paie aux jours non travaillés.

Q : L’absence entrée/sortie est-elle une absence rémunérée ?
R : Non. L’absence entrée/sortie correspond justement à du temps non travaillé et non rémunéré. C’est une retenue sur le salaire de base pour les heures ou jours d’absence. Ce n’est pas une sanction disciplinaire, simplement un calcul au prorata temporis. Le salarié n’est pas payé pour cette période d’absence, mais cela est normal puisqu’il n’a pas travaillé durant celle-ci. En revanche, toutes les heures réellement effectuées dans le mois restent payées au taux habituel.

Q : L’absence entrée/sortie compte-t-elle comme une absence injustifiée ?
R : Pas du tout. Il ne faut pas confondre absence entrée/sortie et absence injustifiée. Une absence injustifiée signifie que le salarié aurait dû travailler mais ne s’est pas présenté (ce qui peut être fautif). À l’inverse, l’absence entrée/sortie n’est pas du tout une faute du salarié : elle indique simplement la partie du mois où le salarié n’était pas encore (ou plus) employé dans l’entreprise. C’est une mention technique sur le bulletin de paie, et non un reproche fait au salarié.

Q : Comment vérifier le calcul de cette retenue sur mon bulletin de salaire ?
R : Vous pouvez contrôler le calcul de l’absence entrée/sortie vous-même en quelques étapes. Identifiez d’abord votre salaire mensuel brut complet (ce qu’il aurait été pour un mois entier) et le nombre d’heures théoriques du mois. Calculez ensuite la valeur d’une heure de travail en divisant le salaire mensuel par ce nombre d’heures. Puis, repérez combien d’heures vous n’avez pas travaillées (par exemple, nombre de jours d’absence × heures par jour). Enfin, multipliez ce nombre d’heures par le taux horaire que vous avez calculé. Le résultat doit correspondre au montant déduit sur votre fiche de paie. S’il y a un écart notable, n’hésitez pas à demander des explications à votre service paie. En général, les logiciels de paie font ce calcul automatiquement, mais il est toujours utile de comprendre d’où vient la somme retirée.

Q : Que se passe-t-il si un salarié est absent en cours de mois pour une autre raison (maladie, congé, etc.) ?
R : Si l’absence en cours de mois est due à autre chose qu’une embauche ou un départ (par exemple un arrêt maladie, un congé sans solde, une absence injustifiée…), le principe de proratisation reste similaire mais on ne l’appellera pas “absence entrée/sortie”. On va quand même déduire une absence e en utilisant la méthode des heures réelles mais il peut y avoir une compensation de l’absence. En fait, chaque type d’absence obéit à ses règles de paie. Dans tous les cas, le salaire sera ajusté en fonction du temps non travaillé, mais la ligne sur le bulletin pourra porter un autre intitulé (ex : « absence maladie non rémunérée » au lieu de « absence entrée/sortie »). Le point commun est que le salaire est réduit proportionnellement au temps d’absence, quelle qu’en soit la cause.

Q : L’absence entrée/sortie a-t-elle un impact sur le plafond de Sécurité sociale ?
R : Oui. Lorsque le mois de travail n’est pas complet, le plafond de Sécurité sociale (qui sert de base maximale pour certaines cotisations comme l’assurance vieillesse) est ajusté lui aussi. Il est proratisé en fonction des jours de présence du salarié. Les logiciels de paie ou le gestionnaire de paie recalculent automatiquement ce plafond proratisé selon la formule officielle (nombre de jours calendaires présents ÷ nombre de jours calendaires du mois × plafond mensuel applicable sur la période paie). Ce recalcul garantit que le salarié ne bénéficie pas d’un plafond entier alors qu’il n’a pas travaillé tout le mois, ce qui pourrait fausser le calcul de ses cotisations. En résumé, qui dit salaire proratisé dit cotisations proratisées, et donc plafond de Sécurité sociale ajusté proportionnellement.

Q : Comment payer un salarié qui entre en cours de mois ?
R : Payer un salarié arrivé en cours de mois revient précisément à appliquer le mécanisme de l’absence entrée/sortie. Plutôt que de lui verser un salaire mensuel complet, on va calculer son salaire au prorata du temps de travail depuis son arrivée. En pratique, on calcule son salaire de base auquel on va déduire l’absence entrée sortie selon la méthode des heures réelles pour obtenir le salaire brut. Si besoin, on ajoute les accessoires de salaire auxquels le salarié peut prétendre.

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