Gérer le changement de SIRET

par | Réussir comme gestionnaire de paie

Changement de SIRET en paye. Prenons un exemple, une entreprise a un établissement à Paris Rue du Faubourg Saint-Honoré. Dans cet établissement, il y a 5 salariés qui font de la programmation informatique. Suite à une décision de gestion, l’établissement déménage Rue des Canettes. Le Siret de l’établissement va changer, mais administrativement  l’établissement Rue du Faubourg Saint-Honoré va être fermé et l’entreprise va devoir ouvrir un nouvel établissement Rue des Canettes. Entre le moment où l’entreprise a effectivement déménagé et l’obtention du SIRET, il peut se passer 1 mois. Sauf que vous, gestionnaire de paie, vous devez produire les bulletins de paie et les DSN. Voilà le problème, comment faire pour envoyer une DSN sans avoir le numéro de SIRET ? Comment faire pour ne pas avoir de problème avec les caisses et bien traiter la DSN et le prélèvement à la source en cas de changement de numéro de Siret ? Le numéro de SIRET est un numéro unique qui permet au système de traitement de la DSN d’identifier l’établissement d’une entreprise ou l’entreprise elle même. Ce numéro est attribué par l’Insee. Pour obtenir ce numéro, il faut au préalable avoir rempli les formalités de création d’entreprise ou d’établissement auprès de la CFE de la CCI. Le siret est composé de 14 chiffres : les 9 premiers correspondent au Siren et les 5 suivants au NIC. Si le SIREN ne change jamais, il arrive que le SIRET d’une entreprise change. Tous les évènements liés à un changement de position géographique changent le SIRET. Par exemple, si l’entreprise déménage, le SIRET change. Le changement doit être reporté sur le bulletin de paie pour assurer la bonne continuité de traitement de la DSN. Attention, si le changement est mal traité en paie, l’entreprise concernée risque des pénalités pour non versement des cotisations. Dans cet article, je vous explique rapidement ce qu’est un numéro de SIRET, comment les entreprises font pour obtenir un SIRET, comment traiter le changement de numéro en paie et un exemple sur le logiciel de paie Silae.

gérer le changement de siret entreprise et plusieurs établissements

Entreprise ou établissement quelle différence

Pour comprendre cet article, il faut faire la différence entre une entreprise et un établissement. Une entreprise est une entité juridique qui peut prendre plusieurs formes (SARL, SAS,…) et un établissement est un site de production rattaché à une entreprise.

Exemple, une entreprise située à Lille fabrique des chaussures à Brest.

Les bureaux sont à Lille (établissement 1) et l’usine est à Brest (etablissement 2).

Définition du SIRET

SIRET est l’acronyme de Système d’identification du répertoire des établissements. C’est un numéro unique à 14 chiffres qui permet d’identifier un établissement. Le siret fonctionne de la même façon que le numéro de sécurité sociale pour un humain. Un établissement un siret, un humain un numéro de sécurité sociale. A l’exception près que le Siret peut changer.

Qui attribue le numéro de Siret

Le numéro est attribué par l’Insee.  Ce numéro est composé de 14 chiffres, 9 pour le SIREN et 5 pour le NIC. Le SIREN ou système d’identification du répertoire des entreprises est unique pour chaque entreprise. Le NIC ou numéro interne de classement est différent pour chaque établissement qui compose l’entreprise. Pour faire simple, une entreprise avec 3 établissements aura :

Le SIREN 653420976 :

  • Etablissement 1 SIRET : 653420976 00032
  • Etablissement 2 SIRET : 653420976 00124
  • Établissement 3 SIRET : 653420976 00043

Quelles formalités pour obtenir un numéro de Siret

Pour obtenir un SIRET, il faut que l’entreprise fasse les démarches d’immatriculation auprès de la CFE, centre de formalité des entreprises de la CCI. Une fois la demande déposée, la CFE transmet la demande à l’INSEE qui crée selon un algorithme (algorithme de Luhn) un numéro unique, le numéro de SIRET.

Astuce lors de la reprise d’un dossier en paie

Notez bien dans votre routine de reprise de dossier en paie, il peut être intéressant de vérifier les numéros de SIRET. Pour se faire, vous pouvez vous rendre sur le site du répertoire SIRENE, à cette adresse : https://avis-situation-sirene.insee.fr/.

Vous entrez le SIREN dans la case blanche, vous sélectionnez “tous les établissements de l’entreprise” et Valider.

Vous aurez accès à l’entreprise et aux SIRET des différents établissements de l’entreprise.

allez sur le répertoire sirene pour récuperer un numéro de SIRET

Changement de SIRET

Le SIREN ne change jamais, mais certaines situations font qu’un établissement doit changer de numéro de SIRET. Cela signifie qu’ administrativement, l’établissement ferme et qu’un nouvel établissement ouvre.

Lisez ce qui suit pour comprendre le principe du changement de SIRET.

Les 3 raisons qui font qu’un SIRET change.

Le SIRET est modifié suite à un changement de position géographique. Les raisons sont les suivantes : l’établissement déménage, l’établissement connaît un changement d’adresse postale ou  le siège social de l’entreprise est transféré.

  • Déménagement
  • Changement de nom de rue : il arrive que de tant à autre le nom de la rue dans laquelle est situé un établissement change de nom, le SIRET de l’établissement va devoir changer par la force des choses
  • Transfert de siège social

Le siège social est le centre de décision de l’entreprise. Un exemple, souvent quand on crée une TPE on lance son activité de son domicile, c’est ce qu’a fait Apple ! Si l’entreprise veut grandir où qu’elle embauche des salariés : le chef d’entreprise va louer ou acheter un local. Du coup, l’activité va être transférée du domicile vers le nouveau local. C’est un transfert du siège social.
Dans ce cas là, l’entreprise contacte la CFE de la CCI, remplit le formulaire qui va bien et… le SIRET va changer. Encore une fois le SIREN ne changera pas seul le NIC va changer.

Passons au concret

 Vous êtes averti que votre client va changer la position géographique de son ou des ses établissements ? Voici la bonne méthode.

Obtenir le SIRET rapidement

Obtenir le siret rapidement est la clé de la tranquillité, deux cas de figure, vous travaillez en entreprise ou vous êtes gestionnaire de paie en cabinet.

  • Si vous travaillez en cabinet d’expertise-comptable, voyez avec l’expert ou avec le service juridique comment sont gérées les demandes de siret à la CFE, et demandez à être le premier averti de l’arrivée du SIRET.
  • Vous êtes gestionnaire de paie en entreprise, demandez également au service concerné de vous transmettre sans délai les numéros de SIRET dès qu’ils arrivent

Contactez les caisses de prévoyance et de mutuelle

Contactez les organismes de sociaux pour leur expliquer que l’entreprise va connaître un changement de SIRET et demandez leur la procédure pour gérer le changement facilement

Si le changement de SIRET met plus de 15 jours

 Vous pouvez contacter le CFE de la CCI où a été déposée la demande, voire tenter de contacter l’INSEE. Parce que c’est l’INSEE qui crée le numéro de SIRET.

Les 3 conseils de DSN-info

Gérer correctement le changement de SIRET permet à l’entreprise d’éviter les ennuis avec les caisses. Il y a trois conseils à suivre.

  1. Conserver l’ancien numéro de SIRET jusqu’à l’attribution du nouveau
  2. Faire toutes les déclarations avant la fermeture de l’ancien SIRET
  3. Faire toutes les déclarations y compris celles concernant le prélèvement à la source avec l’ancien SIRET tant que vous n’avez pas le nouveau

Avec quel numéro faire les déclarations sociales en cas de changement de SIRET

Tant que vous n’avez le nouveau SIRET, faites les déclarations DSN et les bulletins de paie avec le SIRET actuel, c’est la recommandation de dsn-info. Et surtout, ne radiez pas le SIRET tant que vous n’avez pas le nouveau ! Si vous radiez le SIRET, vous ne pourrez plus déposer de DSN.

Que faire à la minute où vous avez le numéro de siret

Dès que vous avez le nouveau SIRET, faites les dernières déclarations avec l’ancien Siret, gérez les OD de paye. Faites le paramétrage sur le logiciel de paie et surtout, faites une DPAE pour chaque salarié en utilisant le nouveau SIRET.

Gérez le changement de SIRET sur le logiciel de paie

Dans la DSN, il faudra indiquer la date de changement de SIRET et faire en sorte que les contrats DSN soient bien gérés.

Rappel sur le principe de la DSN

Petit rappel, lorsque vous faites une DSN mensuelle, vous envoyez les salaires de chaque personne aux différents organismes. Ces salariés sont identifiés par le système DSN, et lorsque vous envoyez une DSN événementielle, le système DSN est capable de créer un historique des derniers salaires dans les deux cas de figure suivants :

  • En cas de maladie pour que le sécurité sociale soit capable de calculer les IJSS
  • Pour produire une attestation pôle emploi

En changeant le SIRET de la mauvaise façon sur le logiciel, vous risquez de casser cet historique, donc peu importe le logiciel de paie que vous utilisez, voyez avec votre prestataire pour qu’il vous donne la démarche pour gérer le changement de siret proprement sur le logiciel de paie.

Pensez aux contrats des organismes sociaux lors d’un changement de numéro de Siret

Les organismes sociaux (prévoyance et mutuelle) ont tendance à travailler par établissement du coup, qui dit changement de SIRET dit nouvelle fiche de paramétrage.

Lorsque vous avez le numéro de SIRET, prenez contact avec les caisses et voyez les démarches à accomplir pour avoir une nouvelle fiche de paramétrage. (si cela n’a pas déjà été fait comme indiqué plus haut !).

Exemple de traitement d’un changement de siret sur Silae

Silae est un logiciel de paie en saas. Pour en savoir plus, je donne mon avis sur le logiciel Silae si cela vous intéresse.

Changer l’adresse de l’établissement

Un changement de Siret s’accompagne toujours d’un changement de position géographique donc d’adresse. Dans la fiche société, et au moment ou vous avez le nouveau SIRET, changez l’adresse.

Changer le siret de l’entreprise

Etape suivante, changer le Siret dans la fiche société, une fois que vous avez fait toutes les déclarations avec l’ancien SIRET.

Gérez les numéros de contrat en DSN suite au changement de siret

Rendez-vous dans le menu : gestion des numéros de contrat, renseignez le numéro de SIRET d’origine et la date de changement.

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