La DSN, déclaration sociale nominative, permet de remplacer des formalités. Au lieu de faire plus de 40 formalités, vous n’en ferez plus qu’une.
La Déclaration Sociale Nominative permet de déclarer une fois pour toutes.
Une obligation légale depuis 2019
Ce qu’il faut savoir, c’est que la DSN, c’est une déclaration qui existe depuis 2019. C’est devenu un standard en gestion de la paie. Concrètement, la DSN, c’est une obligation légale pour toutes les entreprises et fait intégralement partie du cycle de paie.
Qu’est-ce que la DSN ?
Décrite simplement, la DSN, c’est un fichier électronique issu du logiciel de paie qui est transmis aux organismes sociaux pour garantir les droits et payer les cotisations sociales.
En fait, il existe plusieurs types de DSN. Vous en avez trois, vous avez
- la DSN mensuelle,
- la DSN événementielle
- et ce qu’on appelle la DSN ADV Amorçage des Données Variables.
On va voir ensemble chacune de ces DSN.
La mensuelle
La première donc DSN mensuelle, c’est la plus connue. Elle est transmise tous les mois suivant un calendrier qui dépend de l’effectif de l’entreprise.
Elle est transmise aux organismes sociaux via Net-Entreprises pour assurer les droits et payer les cotisations.
Concrètement, la DSN mensuelle est transmise sur Net-Entreprises via le logiciel de paie. Cette DSN est analysée et traitée par les organismes sociaux, et du coup, cela va permettre :
- D’une part, d’assurer les droits des salariés notamment pour la retraite, la prévoyance, la sécurité sociale, le chômage, etc
- Et d’autre part, la déclaration va permettre aux entreprises d’acquitter leurs cotisations.
Ensuite, vous avez les DSN événementielles, vous en avez trois :
- DSN arrêt de travail,
- DSN reprise anticipée
- DSN fin de contrat.
Là aussi, on fait le point.
Événementielle arrêt de travail
La DSN arrêt de travail, c’est une DSN événementielle que le gestionnaire de paie va envoyer quand il y a un arrêt de travail.
Exemple :
- Maladie professionnelle,
- Maladie non professionnelle,
- accident de travail.
Du coup,après transmission, la déclaration sociale nominative va arriver au niveau de la sécurité sociale qui va pouvoir calculer les IJSS.
La DSN arrêt de travail, comme la DSN mensuelle, doit être faite selon des échéances et du coup, il faut la transmettre dans les cinq jours qui suivent la connaissance de l’événement. Il y a des subtilités, mais la règle principale à garder à l’esprit c’est de transmettre la DSN dans les cinq jours.
Reprise anticipée
Vous avez ensuite la DSN reprise anticipée. Vous avez des salariés qui quelquefois reviennent avant la fin de leur arrêt de travail et donc la reprise anticipée doit être déclarée à la sécurité sociale. Et pour la déclarer, on va utiliser la DSN et plus précisément la DSN Reprise anticipée.
DSN événementielle arrêt fin de contrat
Vous avez la DSN fin de contrat. Elle est transmise lorsque le salarié quitte l’entreprise. Cette déclaration permet d’obtenir une AER, c’est-à-dire une attestation employeur rematérialisée. En fait c’est l’attestation Pôle emploi qui accompagne les documents à remettre en fin de contrat.
Pour le traitement, vous faites le dernier bulletin de paie, le transmettez sur Net-Entreprises via la DSN événementielle et en retour, vous allez obtenir l’attestation Pôle emploi.
Au niveau de l’échéance, quand vous avez le salarié qui quitte l’entreprise, vous devez transmettre la déclaration dans les cinq jours.
Amorçage des données variables
Quand vous avez un nouveau salarié, vous pouvez envoyer une DSN ADV et vous allez pouvoir récupérer des informations pour le dossier paie :
- Taux du PAS,
- le BIS, c’est à dire le Bilan d’Identification des Salariés,
- son numéro de contrat.
En fait, ce qu’il faut savoir, c’est que les salariés dans la DSN sont identifiés par des numéros de contrat. Et si jamais les numéros de contrat ne correspondent pas, vous risquez d’avoir des anomalies en DSN, comme des salariés qui ne sont pas reconnus par le système.
Les déclaration sociales nominatives dans le cycle de paie
La DSN est intégrée dans le cycle de paye
Vous avez la DSN mensuelle que vous devez faire après les bulletins de paie. Faites vos bulletins de paie. Ensuite votre DSN, vous ne pouvez pas faire l’inverse. On ne peut pas faire une DSN mensuelle et ensuite faire les bulletins de paie parce que ce sont les données des bulletins de paie qui sont dans les DSN.
Ensuite, vous avez les DSN événementielles à faire au fil de l’eau.
Ce qui est conseillé, c’est de bien préparer les informations des salariés et de contrôler au fur et à mesure de l’envoi des DSN. C’est-à-dire que vous faites une DSN, vous contrôlez le compte-rendu et corrigez tout de suite, histoire de toujours avoir un déclaratif qui est propre.
Comment faire une DSN mensuelle ?
Il n’y a pas de règles précises sur comment faire une DSN.
La gestion de la DSN va dépendre du logiciel de paie que vous allez utiliser. Et essentiellement, tout dépend du paramétrage du logiciel de paie. C’est-à-dire que si votre logiciel de paie est mal paramétré, votre DSN sera fausse.
Comme chaque éditeur de logiciel a plus ou moins sa propre logique de paramétrage, chaque logiciel de paie traite la DSN différemment. En gros si vous savez faire sur Silae, vous ne saurez pas directement faire sur Sage ou sur ADP.
Dans tous les cas, vous allez paramétrer votre logiciel de paie et ensuite déposer les DSN sur Net-Entreprises. Et une fois que c’est déposé sur Net-Entreprises, vous allez recevoir des comptes-rendus métiers (CRM) et vous allez devoir contrôler les comptes-rendus.
Traiter les DSN événementielles
Le secret pour avoir une bonne DSN événementielle, c’est de fiabiliser la DSN mensuelle c’est-à-dire la vérifier sur net-entreprises. Par exemple, vous avez des salariés avec des numéros de contrat. Si vous n’avez pas les bons numéros de contrat, vous aurez des anomalies en DSN. D’où l’importance de fiabiliser ses déclarations mensuelles.
Autre point important avec les déclarations mensuelles c’est que vous avez des comptes-rendus à lire et à prendre en compte.
Par exemple, vous allez envoyer une DSN événementielle arrêt de travail. Puis sur Net-Entreprises, vous allez recevoir un compte-rendu de la part de la Sécurité sociale. Ce CRM va vous dire tout est ok, mais que par contre, pour obtenir le paiement, il faut le RIB. Si vous n’allez pas chercher l’information, les IJSS ne seront pas jamais payées.
Comment fait-on pour maîtriser la DSN ?
En gros, ce qu’il faut savoir, c’est que la DSN n’est que le reflet de la paie. Si vous ne comprenez pas ce qui se passe en paie… C’est compliqué de comprendre ce qui se passe en DSN. Donc pour maîtriser la DSN dans un premier temps, il faut avoir la théorie au niveau de la paie.
Ensuite, il faut comprendre la logique de la DSN, c’est-à-dire qu’en fait, il faut bien savoir qui fait la DSN mensuelle :
- Quand il faut faire la DSN mensuelle,
- Où est-elle déposée ?
- Quels organismes sociaux vont la réceptionner ?
- Et qu’est-ce qu’il faut contrôler dans les comptes-rendus métiers?
Du coup, il y a une espèce de schéma à bien comprendre. En gros, maîtriser la DSN, c’est comprendre la paie, comprendre la logique de la DSN et maîtriser son outil de travail qui est le logiciel de paie.
