Comment Mettre À Jour Le Dossier Paie De L’entreprise

Suite aux nouveautés paie, il convient de mettre à jour le dossier paie de l’entreprise. Voici à ce sujet une liste de points à vérifier pour établir une paie conforme aux derniers changements de paye.

L’importance de bien préparer la paie de janvier

Les nouveautés paie de janvier sont les plus importantes. En effet, vu que la gestion de la paie se traite en année civile, il est important de commencer l’année sur bon paramétrage du logiciel de paie.

Même si l’éditeur du logiciel s’occupe d’intégrer le maximum des nouveaux taux, en tant que gestionnaire de paie, vous devez surveiller que le paramétrage soit bien fait. D’autre part, certaines modifications demandent un traitement manuel.

Vérifier le changement d’effectif

Vous le savez, si l’effectif de l’entreprise évolue, de nouvelles cotisations peuvent s’ajouter ou disparaître sur le bulletin de paie. C’est le cas par exemple du :

• FNAL supplémentaire
• La déduction forfaitaire TEPA
• De la participation à l’effort construction
• Formation professionnelle
• Forfait social sur les cotisations patronales de prévoyance
• Du forfait social sur la participation, intéressement et épargne salariale
• Versement mobilité appelé encore versement transport

C’est pourquoi, en début d’année, vous devez repointer les effectifs pour mettre le dossier paie de l’entreprise. Et en fonction, vous devez assujettir l’entreprise ou non aux cotisations auxquelles elle est redevable.

Télécharger et mettre à jour les fiches de paramétrage

Autre travail à faire en janvier pour mettre à jour de le dossier paie : télécharger et changer les taux de prévoyance, de mutuelle et si l’entreprise est concernée de retraite supplémentaire.

Pour cela, vous devez télécharger les fiches de paramétrage sur net-entreprises et changer les taux sur le logiciel de paie.

Il peut aussi être demandé pour mettre à jour le dossier de modifier les organismes sociaux. C’est le cas par exemple quand une entreprise change d’organisme de prévoyance.

Vérifier le changement des taux de cotisations sur la fiche de paie

Qui dit mise à jour du dossier social, dit changement des taux de cotisations. Il vous faut être particulièrement attentif aux changements du :

• Taux AT
• Du montant du versement mobilité qui évolue en fonction des décisions de l’autorité organisatrice de la mobilité
• La contribution à la formation professionnelle
• Des coefficients de la réduction générale des cotisations sociales

Vous devez également mettre à jour la grille de salaire à appliquer. Vous devez vérifier :

• La bonne application du salaire minimum conventionnel; Pour cela, vous devez vérifier la grille de salaire imposée par la convention collective applicable
• Vous devez veiller à ce qu’aucun salarié ne soit payé en-dessous du SMIC

Normalement avec un bon logiciel de paie, vous pouvez vous reposer sur les paramétrages mis à jour par l’éditeur.

Vous avez également des tâches d’administration du personnel à réaliser pour mettre à jour le dossier paie.

L’administration du personnel

Au niveau de l’administration du personnel, vous devez également accomplir des tâches pour être sûr d’avoir un dossier propre.

• Suivre les dispenses de mutuelle
• Toujours au chapitre de la mutuelle, vous devez vérifier les options
• Vérifier les abonnements transport
• Mettre à jour le calcul des avantages en nature voiture dans le cas où le calcul se fait au réel
• Vérifier la bonne application des abattements pour frais professionnels

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