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Suivre les dispenses de frais de santé est important pour éviter qu’en cas de contrôle URSSAF, les exonérations sur les cotisations sociales de frais de santé soient remises en cause. Pour rappel, les frais de santé doivent être mis en place au bénéfice des salariés dans toutes les entreprises du secteur privé depuis le 1er janvier 2016. 

La mutuelle est obligatoire

Les cotisations de frais de santé sur le bulletin de paie ouvrent droit à des exonérations. En tant que gestionnaire de paie, vous devez vous assurer que vous pouvez appliquer ces exonérations sur le bulletin de paie notamment en surveillant la bonne mise en place du régime de frais de santé et les dispenses d’affiliation.

Rappel des obligations de l’employeur 

Afin de mettre en place un contrat de frais de santé au sein de l’entreprise, l’employeur doit respecter les obligations suivantes :

  • L’employeur doit prendre en charge au moins la moitié de la cotisation de la couverture santé
  • Le contrat de santé choisi doit respecter un socle minimum de garantie
  • L’employeur n’a pas l’obligation de couvrir les ayants-droit du salarié

La couverture minimum du contrat frais de santé

Le contrat complémentaire frais de santé doit couvrir au moins les dépenses de santé suivantes :

  • L’intégralité du ticket modérateur. Notamment sur les consultations médicales, les actes et prestations remboursables par la Sécurité Sociale;
  • Le forfait hospitalier journalier;
  • Les frais dentaires à hauteur de 25 % en plus des tarifs dit de responsabilité;
  • Les dépenses de frais d’optique de manière forfaitaire par période de deux ans.

Pour plus de détails sur le panier minimum de soins, référez-vous au Décret n° 2014-1025 du 8 septembre 2014.

Tous les organismes d’assurance proposent des contrats responsables.

Mise en place de la couverture mutuelle au sein de l’entreprise

La mise en place de la mutuelle frais de santé doit respecter un processus de mise en place au risque de remettre en cause les exonérations des frais de santé sur le bulletin de paie.

Le processus de mise en place est le suivant :

L’employeur négocie, puis il choisit un assureur, il choisit les garanties et enfin les salariés doivent être affiliés.

La négociation pour mettre en place la mutuelle dans l’entreprise

Pour mettre en place les frais de santé, l’employeur doit négocier avec les salariés ou avec leurs représentants. 

Pour ce faire, trois solutions existent en fonction de la taille de l’entreprise :

  • Négociation avec les délégués syndicaux pour mettre en place un accord d’entreprise
  • Mise en place par référendum d’entreprise
  • Décision unilatérale de l’employeur (DUE)

C’est vrai que la décision unilatérale n’est pas une négociation. Mais sa forme et son contenu sont encadrés.

Choisir un partenaire assureur

Une fois un accord mis en place, l’entreprise choisit un partenaire pour mettre en place le contrat de frais de santé. Le partenaire peut être un assureur qui propose son propre contrat ou un courtier. C’est cet assureur qui sera chargé de vous fournir la fiche de paramétrage pour paramétrer la DSN dans le logiciel de paie.

Choisir les options

Lorsque le partenaire est sélectionné, l’entreprise choisit les garanties frais de santé mises en œuvre. Ces garanties peuvent correspondre au panier minimum de soins. Les garanties de la mutuelle peuvent être supérieures au panier minimum si l’entreprise dépend d’une convention collective qui impose des garanties à proposer aux salariés.

Procéder aux affiliations des salariés

La dernière étape de mise en place d’un contrat de frais de santé au sein de l’entreprise consiste à affilier les salariés. Pour cela, l’employeur informe le personnel et recueille leur bordereau d’affiliation ou leur dispense de frais de santé. Les bordereaux d’affiliation sont mis à disposition par l’assureur.

Dispenses d’affiliation aux frais de santé

Les frais de santé concernent toutes les entreprises du secteur privé et tous les salariés doivent être affiliés au contrat frais de santé sauf en cas de dispense.

Il existe deux types de dispenses :

Les dispenses d’affiliation à la mutuelle autorisées par le régime de frais de santé de l’entreprise.

Les dispenses autorisées par la loi, c’est-à-dire les dispenses prévues par la loi et autorisées. 

Les dispenses autorisées dans le document de mise en place du régime de frais de santé

Dans le document de mise en place de la mutuelle peuvent être précisées les dispenses suivantes :

  • Salarié embauché avant la mise en place d’un régime de frais de santé par décision unilatérale de l’employeur (financement uniquement patronal).

Attention : cette dispense est autorisée seulement si la mutuelle a été mise en place par décision unilatérale (DUE).Si le salarié fait valoir cette dispense, alors elle peut être permanente.

Les dispenses ci-dessous sont autorisées peu importe les modalités de mise en place de la mutuelle

  • Temps partiels et apprentis dont la cotisation serait au moins égale à 10 % de leur rémunération brute
  • Apprentis, salariés en CDD, intérimaires titulaires d’un contrat de travail ou de mission d’au moins 12 mois
  • Apprentis, salariés en CDD, intérimaires titulaires d’un contrat de travail ou de mission <12 mois

Les dispenses de frais de santé autorisées par la loi

D’autres dispenses existent de par la Loi, sans qu’il soit nécessaire qu’il en soit fait mention dans l’acte de mise du régime de frais de santé. 

  • Salarié embauché avant la mise en place d’un régime par décision unilatérale de l’employeur et présence d’une cotisation salariale

Attention : cette dispense est autorisée seulement si la mutuelle a été mise en place par décision unilatérale (DUE).Si le salarié fait valoir cette dispense, alors elle peut être permanente.

  • Salariés bénéficiaires de la CMU-C ou de l’ACS

Cette dispense est temporaire. Elle prend fin à la fin de la couverture CMU, passé ce délai, le salarié doit cotiser aux frais de santé.

Ce qui veut dire que vous devez avoir sous la main ces documents et vérifier

  • Salariés déjà couverts par ailleurs avec une assurance individuelle frais de santé au moment de la mise en place des garanties dans l’entreprise

Cette dispense d’affiliation à la mutuelle est temporaire et prend fin à l’échéance du contrat individuel.

  • Salariés bénéficiant, y compris en tant qu’ayants droit, d’une couverture au régime suivants : autre régime santé collectif et obligatoire exonéré ; régime local d’Alsace- Moselle ; régime CAMIEG ; mutuelles des agents de l’État ; contrats MADELIN.

Cette dispense vaut jusqu’à l’expiration de la couverture.

  • Salarié en CDD dont la durée de la couverture collective et obligatoire en matière de frais de santé est inférieure à 3 mois.

Le salarié a le droit au versement santé (chèque santé).

Suivre les dispenses de frais de santé des salariés facilement

Suivre les dispenses de frais de santé des salariés est important pour que l’entreprise continue de bénéficier des exonérations et échappe à la réintégration de cotisations de mutuelle dans le bénéfice imposable de l’entreprise.

Voici comment faire :

A la création du dossier paie sur le logiciel, vous devez obtenir l’acte fondateur de mise en place de la mutuelle et le conserver. Vous pouvez utiliser une GED ou l’imprimer et la classer.

Puis, à chaque création de salarié, vous devez obtenir une copie du bordereau d’affiliation et si besoin, la dispense d’affiliation au régime de frais de santé. Pareil vous la conservez dans une GED ou dans un classeur.

Enfin, vous devez mettre en place des alertes de suivi pour ne pas zapper de remettre la mutuelle lorsque la dispense n’est plus valable.

Beaucoup de travail en perspective pour qu’une entreprise bénéficie des exonérations de la mutuelle. Mais une partie des tâches peut être automatisée avec le logiciel de paie.

Voici comment vous faciliter la tâche de suivi des dispenses avec le logiciel de paie Silae.

Utiliser Silae pour gérer les dispenses facilement

Pour conserver l’acte fondateur de mise en place du régime de frais de santé et les dispenses d’adhésion au régime complémentaire, appuyez-vous sur la GED.

Pour l’acte fondateur (DUE, Accord d’entreprises), la fiche société et l’option GED.

J’ai un accord d’entreprise donc je le classe dans “Accords d’entreprise” 

Et je l’importe

 

Pour les dispenses, dans un premier temps, vous devez sélectionner le type de dispenses, générer une dispense et la faire signer par le salarié. Une fois la dispense signée, vous l’importez dans la GED.

Dans le détail :

Dans la fiche salarié, vous sélectionnez la dispense :

  • Dispense Loi Evin
  • CMU
  • Assurance individuelle
  • Couverture de part un autre emploi
  • CDD, Apprenti
  • Cotisation supérieure ou égale à 10% du salaire brut

Vous pouvez mettre en place d’autres types de motif d’exclusion au régime de frais de santé.

Une fois le motif d’exclusion sélectionné, vous mettez la date de début et de fin de validité et vous générez une dispense à remettre au salarié concerné.

Et enfin, pour suivre la fin de validité des dispenses, vous paramétrez les alertes échéances.

Le logiciel vous enverra ainsi qu’à l’employeur un rappel.

Pour apprendre Silae : https://anthony.systeme.io/-d1256e00

 

dispense frais de santé silae
ged silae
ged silae document
générer dispense frais de santé sur Silae

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