Administration du personnel

L’administration du personnel est une des tâches attribuées aux gestionnaires de paie ou aux assistants ressources humaines dans les entreprise. Si vous travaillez en entreprise (dans un service de ressources humaines) ou en cabinet d’expertise-comptable, vous devrez vous occuper majoritairement de la gestion du personnel. L’administration du personnel consiste à gérer les entrées des salariés, les évènements liés aux absences, les modifications du contrat de travail et la sortie des salariés. Occasionnellement vous serez peut être amené à gérer le plan de formation ou gérer les intérimaires. Vous n’aurez pas à gérer les relations sociales, élaborer les fiches métiers, gérer la GPEC ou faire un travail de juriste, ces tâches et ce suivi administratif dépendent plutôt d’un gestionnaire RH avec une licence professionnelle ou un niveau iii en adp. Pour gérer les salariés et accomplir vos missions principales en administration du personnel , vous allez utiliser un certain nombre d’outils , comme un logiciel de paie ou un logiciel RH ou SIRH ( système d’information ressources humaines) et dans une entreprise votre activité liée à la gestion RH sera piloté par un directeur du personnel ou la direction des ressources humaines. Selon l’organisation de la hiérarchie vous pourriez être rattaché à la gestion de carrière.

administration du personnel et code du travail

Les qualités requises pour bien gérer l’administration du personnel sont :

  • une bonne connaissance en droit social
  • une bonne maîtrise du logiciel de paie ou du SIRH
  • de la rigueur dans son organisation du suivi administratif
  • une capacité à gérer la communication interne
  • une bonne maîtrise du droit du travail

A préciser que dans certaines PME ou PMI, il existe des gestionnaire du personnel dédiés, c’est à dire qu’ils ne s’occupent que de la gestion administrative du personnel en étant rattaché soit au service paie soit au service RH et que du coup dans ce genre de structure un gestionnaire de paie ne s’occupe que de traiter les variables de paie et des charges sociales.

 L’administration du personnel est un des métiers des ressources humaines, vous l’aurez compris !

L’administration du personnel consiste dans un premier temps à bien gérer l’entrée des salariés

 

En cas d’entrée d’un salarié, vous devez gérer les documents obligatoires liés à l’embauche, c’est à dire :

  • Les déclarations liées à l’embauche comme la DPAE (déclaration préalable à l’embauche)
  • La médecine du travail
  • Le contrat de travail

Mais ce n’est pas tout, vous devez gérer les affiliations à l’ensemble des caisses (retraite, prévoyance, mutuelle,…). Dans un grand service de ressources humaines, ces tâches peuvent être réalisées par un assistant RH, mais en tant que technicien paie, vous devrez savoir faire, ou demain en comprendre les enjeux !

 

Vous devrez aussi intégrer le salarié sur le logiciel de paie

 

En cas d’entrée d’un salarié, l’administration du personnel consiste aussi à créer le salarié sur le logiciel de paie ou le SIRH.En fait, il faut simplement entrer les informations du salarié ( informations du contrat de travail) dans le logiciel de paie et créer le plan de paie correspondant.

Le plan de paie correspond au type de calcul que doit faire le logiciel en fonction du type de contrat de travail (CDD,CDI,intérim…) et du statut du salarié (cadre, non cadre, ouvrier, employé…). Cela est très important, car si l’entrée du salarié est mal faite, le bulletin de paie sera faux tout comme les charges sociales. L’administration du personnel est très liée à la gestion de la paie, vous l’aurez compris.

Les modifications du contrat de travail et les absences

 

L’administration du personnel c’est aussi gérer la vie du salarié entre son entrée et sa sortie.

La vie dans un service des ressources humaines ou dans un cabinet d’expertise- comptable n’est pas un long fleuve tranquille.
Vous aurez à gérer tous les mois :

  • Les absences
  • La rédaction des avenants au contrat de travail
  • Le suivi des visites médicales
  • Le bilan social
  • Les changements qui vont affecter le bulletin de paie ( nouvelle option sur la mutuelle…)
l'administration du personnel c'est un peu du jonglage

Les modifications du contrat de travail et les absences 

 

L’administration du personnel c’est aussi gérer la vie du salarié entre son entrée et sa sortie.

La vie dans un service des ressources humaines ou dans un cabinet d’expertise- comptable n’est pas un long fleuve tranquille.
Vous aurez à gérer tous les mois :

  • Les absences
  • La rédaction des avenants au contrat de travail
  • Le suivi des visites médicales
  • Le bilan social
  • Les changements qui vont affecter le bulletin de paie ( nouvelle option sur la mutuelle…)

Administration du personnel et les absences

Il existe une quantité d’absences à gérer en administration du personnel, il y a les absences liées à la maladie ou à l’accident de travail, les absences liées aux congés payés, celles liées à la famille et les autres absences.

Tous ces événements ont des conséquences différentes sur le bulletin de paie, et c’est pour cela que vous devez les enregistrer dans le logiciel de paie correctement et dans les délais !

Si vous travaillez en cabinet d’expertise- comptable, vous serez tributaire de la bonne réception des informations de par le client. Et si vous travaillez dans un service de ressources humaines, vous pourrez compter sur l’aide d’un assistant RH, car oui, le gestion administrative du personnel fait partie des missions du service RH !

Gérer les avenants au contrat de travail

Gérer les avenants au contrat de travail, c’est faire de l’administration du personnel. Par gestion cela ne veut pas dire que vous devez les rédiger, par exemple si vous travaillez dans un service des ressources humaines d’une PME, il y a fort à parier que ce soit un assistant RH qui rédige les avenants.Mais vous devrez enregistrer les changements dans le logiciel de paie, et gérer les conséquences sur le plan de paie.

Par exemple, si un employé change de statut et passe cadre, alors le plan de paie change.
Vous devrez faire de nouvelles affiliations auprès des organismes sociaux et mettre à jour le logiciel de paie

 

S’occuper de suivre les visites médicales

Gérer un salarié c’est s’assurer qu’il soit apte au poste qui lui est confié. Pour cela, il y a la médecine du travail et les différents types de suivi :

  • la visite d’information et de prévention (faite à la prise de poste)
  • les visites de reprise ou de pré-reprise (après une maladie ou maternité,..)
  • le suivi médical renforcé

Que le médecin du travail déclare une aptitude ou non, la visite médicale a des conséquences sur la gestion de la paie. Le temps passé à la visite médicale peut donner lieu à une information sur le bulletin de paie.

 

Traiter le bilan social

 

Traiter le bilan social est une mission des ressources humaines plutôt réservée aux grandes entreprises. Elle ne concerne pas trop les gestionnaires paie travaillant en cabinet d’expertise-comptable.

Cette partie de l’administration du personnel consiste à récupérer des informations sur les salariés dans le but de créer un rapport.

Ce rapport (bilan social) est à remettre aux IRP (instances représentatives du personnel) comme le CE.

Même si vous êtes gestionnaire de paie débutant ou que vous ne travaillez pas dans un service de ressources humaines, sachez que savoir traiter un bilan social présente deux avantages :

  • Vous apportez des réponses aux problématiques de gestion de vos clients
  • En travaillant sur le bilan social, vous augmenterez vos compétences en administration du personnel

Bref, intéressant si vous voulez devenir à terme responsable paie ou responsable des ressources humaines

La gestion de la sortie

En gestion de la paie, la sortie du salarié consiste à préparer les documents de sorties du salarié, à savoir:

  • Dernier bulletin de paie
  • Le solde de tout compte
  • Attestation de salaire

Mais le travail ne s’arrête pas là ! Il y a la gestion administrative de la sortie à gérer !

Il faut gérer les désaffiliations, c’est à dire informer les organismes sociaux du départ du salarié et mettre en place la portabilité des droits à la prévoyance et à la mutuelle.

L’administration du personnel ce n’est pas que de la RH ou de l’écriture de contrat de travail, c’est une tâche de fond à traiter avec rigueur pour assurer que le bulletin de paie soit juste.

Dites moi dans les commentaires si vous préférez faire de la gestion du personnel ou si vous préférez traiter la technique de paie.

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