La gestion de la paie regroupe toutes les étapes pour produire les bulletins de paie distribués aux salariés jusqu’à la production de la DSN mensuelle (Déclaration Sociale Nominative). Dans cet article, on analyse toutes les étapes de ce processus.

Les différentes étapes de la gestion de la paie

La gestion de la paie est un processus obligatoire pour toutes les entreprises au moment où elle embauche un salarié. En effet, une entreprise se doit de fournir un bulletin de paie à ses salariés.

Pour traiter la paie,le gestionnaire de paie, véritable spécialiste doit respecter des étapes bien précises :

  • Récupérer les variables de paie
  • Insérer les variables dans le logiciel de paie
  • Contrôler le bulletins de paie
  • Distribuer les bulletins au salarié
  • Produire les déclarations sociales
  • Transmettres les déclarations via la DSN mensuelle sur net-entreprises
  • Editer les documents post paie

Voyons en détail chaque étape de la gestion de la paie.

La récupération des variables de paie

Les variables de paie sont les éléments qui permettent au gestionnaire de paie de produire le bulletin de salaire du mois. Ce sont des éléments de paie qui changent tous les mois en fonction de l’activité du salarié.

Vous avez les éléments liés :

  • Aux heures travaillées, comme les heures supplémentaires et les heures complémentaires
  • Les éléments variables comme les primes, par exemple une prime exceptionnelle ou une prime de production
  • L’activité comme les absences non rémunérées, la maladie non professionnelle ou les congés payés

Pour vous occuper de la gestion de la paie, vous devez récupérer les variables de paie. Pour recueillir les variables de paie, vous avez plusieurs solutions. Vous pouvez recevoir les éléments variables par :

  • Email, le client envoie l’ensemble des variables pour faire la paie dans un mail
  • Excel, les variables de paie sont compilées dans un tableau Excel
  • Saisie du client sur le logiciel de paie

L’idée de cette étape du processus de gestion de la paie est de recueillir les variables de paie et de les passer dans le logiciel de paie.

Utiliser le logiciel de paie

En gestion de la paie, le logiciel de paie est central pour le gestionnaire de paie. Il permet de produire des bulletins de paie, mais aussi de produire la Déclaration Sociale Nominative. 

Les meilleurs logiciels de paie ont un haut niveau d’automatisation et permettent aux gestionnaires de fiabiliser le traitement de la paie. Cependant, une véritable compétence en paie est nécessaire pour s’en sortir en gestion de la paie sans quoi vous serez dépendant d’un service client car seul un expert est capable de contrôler la paie.

Contrôler les bulletins de paie

Je dirais que l’étape la plus importante en gestion de la paie c’est le contrôle de la paie. Le contrôle de paie permet de vérifier que la fiche de paie soit correcte au regard du code du travail et de la convention collective applicable

En réalité, le contrôle de la paie est permanent et pas seulement au moment d’établir le bulletin de paie. Cependant, au moment de faire la paie, il convient de vérifier certains points sur le bulletin de paie.

  • La bonne intégration des variables
  • Le calcul des exonérations
  • Les compteurs, comme les compteurs de congés payés
  • La bonne prise en compte des DSN événementielles arrêt de travail
  • Le salaire brut. Vérifiez tous les mois que le salarié perçoive au moins le SMIC est un minimum

Une fois les bulletins de paie contrôlés, vous pouvez passer à l’étape suivante du processus de paie : distribuer les fiches de paie aux salariés.

Distribuer les bulletins de paie aux salariés

En gestion de la paie,distribuer les bulletins de paie est une obligation légale. Le bulletin paie avec sa forme imposée appelée “ bulletin clarifié “ est remis en même temps que le salaire. On livre la fiche paie au salarié et l’entreprise effectue les virements aux salariés.

Pour distribuer les bulletins aux salariés, il existe plusieurs moyens :

  • Remise en main propre de la fiche de paie
  • Envoi postal
  • Envoi par email des bulletins de paie en PDF avec ou sans mot de passe

Une fois, le salarié avec sa feuille de paie et son salaire sur le compte, la gestion de la paie continue. Il faut payer les charges sociales aux organismes.

Produire les déclarations sociales

Sur le bulletin de paie, il y a des cotisations sociales calculées. Ces cotisations sont réparties entre l’employeur et le salarié. 

Vous avez :

Ces cotisations et contributions sur le bulletin de paie sont versées aux organismes sociaux afin de garantir ou d’ouvrir des droits aux salariés. 

Les organismes sociaux destinataires de la DSN mensuelle sont notamment :

  • Les URSSAF
  • Retraite Complémentaire
  • La DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques)
  • Les organismes complémentaires (OC) : prévoyance, mutuelle, retraite supplémentaire
  • La CIBTP est également destinataire de la DSN depuis janvier 2022

La déclaration et le paiement sont réalisés via l’envoi d’une DSN mensuelle à partir du logiciel de paie. 

Transmettre la DSN mensuelle dernière étape du process de gestion de la paie

Normalement, si vous avez bien lu le point précédent, vous avez compris que l’envoi de la DSN est la dernière partie du processus de gestion de la paie. La Déclaration Sociale Nominative est un fichier normé issu du logiciel de paie.

Ce fichier forcément issu du logiciel de paie est envoyé sur le site net-entreprises aux échéances prévues : 

  • Le 5 du mois M+1
  • ou le 15 du mois M+1

Une fois ce fichier réceptionné par net-entreprises et validé comme conforme, les organismes sociaux y ont accès.

En fait, la gestion de la paie suit un cycle appelé cycle de paie. Le gestionnaire de paie est obligé de suivre scrupuleusement ces étapes pour obtenir des bulletins de paie et des déclarations conformes.

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