Choisir un logiciel de paie

Vous êtes gestionnaire de paie et vous traitez des paies pour plusieurs clients. Vous voulez en savoir plus sur ce qu’est un bon logiciel ? Découvrez les 5 raisons qui font qu’un logiciel de paie est un bon logiciel de paie.

À la fin de cette article, je vous donne le nom du logiciel de paie que j’utilise.
À chaque fois que je discute avec un autre gestionnaire de paie, on arrive toujours à la même conclusion.
Pour réussir à produire sans stress ses bulletins, il faut être bien organisé dans la gestion de son cycle de paie et travailler avec les bons outils qui sont :

• La documentation professionnelle
• Un logiciel de paie performant

Qu’est-ce qu’un bon logiciel paie ?

Un bon logiciel réunit les 5 bénéfices suivants :

•  Utilisable directement même en étant nul en informatique
• À jour des dernières nouveautés, inutile de faire de la veille en paie
• Automatisable, vous ne devez plus saisir d’éléments de salaire
• Complet, vous pouvez proposer des options supplémentaires et utiles à vos clients
• Son coût de revient est faible, il est même rentable

Installation du logiciel de paie :

Comment s’installe les anciens logiciels de paie :

Il y a quelques semaines, j’ai voulu installer un logiciel sur mon ordinateur. Le guide d’installation commençait par “c’est facile”. Et poursuivait par :

Vous pouvez même le faire en utilisant une ligne de commande exécutant le pack d’installation.

Et ce guide renvoyait vers un autre guide d’installation de 12 pages. En anglais. Au final, j’ai du appeler le service informatique pour qu’il me l’installe.

Comment devrait s’installer un bon logiciel de paie :

En cliquant sur un lien internet.

Aujourd’hui, on veut tous des installations simples. Pensez un peu à ce que vous faites au quotidien. Qui jouerait à Candy Crush ou irait sur Facebook si pour installer les applications il faudrait aller dans :

HKEY_LOCAL_MACHINE et HKEY_LOCAL_USER.

Quitte à choisir un logiciel de paie, préférez en un qui s’installe en cliquant via un lien internet.

Si vous devez, pour utiliser un logiciel, appeler et payer un informaticien, cela veut dire que la technologie du logiciel de paie est ancienne. Et qu’il risque de ne pas supporter les nouvelles normes.
Qui choisirait de nos jours une souris d’ordinateur qui s’installe via un CD ROM?

Choisir un logiciel de paie qui fait son travail et qui est à jour

Choisir le mauvais logiciel de paie c’est comme choisir un GPS qui vous demande où est la droite et la gauche !

En vérifiant des bulletins faits par un logiciel que j’utilisais, je suis tombé sur un cas bizarre. Il y avait un salarié sans réduction “Fillon” alors qu’il devait y avoir une.
Après un mail au service technique, j’avais l’explication.
À la création du salarié, il fallait indiquer si le salarié bénéficie ou non de ladite réduction. En cochant une case dans un sous menu, juste à côté de la case prime de précarité, oui/non.
Parce que oui c’était à moi de dire si le salarié avait le droit à une prime de précarité en fin de contrat.

Et non ce logiciel n’est pas EXCEL.

Choisir un éditeur qui met régulièrement son produit à jour :

Le droit social bouge beaucoup. Entre le code du travail, les conventions collectives, les accords d’entreprise, il y a beaucoup à suivre. Sans parler des idées des clients.

Quand on est gestionnaire de paie, on arrive tous à ce constat :

il y a beaucoup à suivre et tellement peu de temps. On doit pouvoir se reposer sur un bon logiciel.

J’estime qu’un logiciel qui fait son travail :

• calcule les éléments de paie en comparant les lois et applique automatiquement les bonnes règles.
• applique le salaire de la convention collective si ce salaire est supérieur au SMIC.
• est à jour des salaires conventionnels.

Choisir un logiciel de paie mis à jour par l’éditeur et qui fasse les calculs les plus technique est essentiel.

Un logiciel de paie qui vous permet de ne plus faire de saisie

La bonne solution paie permet de réaliser un travail collaboratif avec le client, donc ne plus rien saisir.
Un bon gestionnaire de paie se concentre sur deux fonctions :

• Le contrôle
• Le conseil

Pourquoi rien ne vaut un portail de saisie ?

Comparons les méthodes classiques de réception des variables de paie :

Notez que la réception des éléments par fax ou le dépôt papier au bureau s’assimile au mail.

• Mail
• Téléphone
• Excel

Réception des éléments de paie par mail :

Bonjour,

Je veux être à 2400€ net avec un acompte de 50€ déduit soit net à payer 2350€.
Pour Catherine, c’est pareil que le mois dernier sauf que c’est 1 semaine de congé et avec 20 heures supplémentaires en prime et en net.
Merci.

Sans connaître le dossier, le traitement risque d’être long. Ce client est clairement désorganisé.

Le client qui vous téléphone :

Par téléphone, cela ressemble à une commande au Drive d’un Mac Do. Et bien sûr, en cas d’erreur, aucune trace écrite.

Sans parler du temps perdu :

• pour répondre au téléphone
• Prendre des notes
• En banalité

Quant à Excel, c’est une fausse bonne solution.

Vous allez forcément tomber sur le petit malin qui va faire n’importe quoi avec le fichier.

Et à moins d’avoir un logiciel qui vous permettra d’importer directement les informations à partir d’un fichier Excel,vous devez recopier les informations dans le logiciel.

La saisie des variables via un portail de saisie est la solution idéale.

Un portail de saisie c’est quoi?
C’est une interface pour votre client qui lui permet d’avoir accès à une partie du logiciel de paie.
Le client a accès à des modules pour remplir directement ses éléments variables dans le logiciel de paie.
Avec un portail, il peut :

• Suivre les absences de ses salariés facilement
• Être autonome
• Sécuriser efficacement les échanges de données sociales

Est-ce la meilleure solution pour gérer les variables de paie ?

Oui, parce que vous n’avez plus qu’à confirmer la saisie, contrôler les bulletins et les envoyer.

• Plus d’erreurs de saisie, le client est responsable de ses variables
• Finis les problèmes d’interprétation

Il faut un acompte de 50€ : le client remplit la case acompte avec le chiffre 50.

Vous pouvez vous contenter de vérifier.

La valeur ajoutée du gestionnaire de paie, c’est le contrôle de la bonne application des textes de loi.
Avec un bon logiciel de paie, le client saisit, le gestionnaire vérifie.
Et les clients qui ne veulent pas du portail ?

Faites le calcul de sa rentabilité. Si le client ne vous rapporte rien ou presque rien, augmenter de manière très significative le prix de votre prestation.

N’oublie pas de prendre en compte les facteurs suivant quand vous allez choisir un logiciel de paie :

• la ressaisie des variables prend beaucoup de temps
• l’échange de données par mail ou téléphone n’est pas assez sécurisé (RGPD)

De plus, si vous saisissez les éléments variables vous aurez:

• moins de temps pour conseiller vos clients
• et vous allez faire partie des 93% des organisations qui perdent de l’argent à cause d’une sous utilisation de leur logiciel

Proposer des options supplémentaires et utiles à vos clients :

Savez vous de quoi a vraiment besoin votre client ? Je veux dire en plus de ses paies et des charges.
Nos clients font beaucoup de choses avec les données sociales.

• Ils font leurs statistiques
• leur calcul de prix
• ils montent des dossiers de prise en charge
• Préparent les négociations annuelles obligatoires
• Calculent leur budget pour les augmentations

Les clients ont des besoins spécifiques.
Il sera facile d’y répondre avec une solution complète.

Choisir un logiciel de paie, c’est

• Se faciliter la vie
• Mais aussi faciliter la vie de vos clients

Avant de choisir un logiciel de paie, discutez avec vos clients, réfléchissez aux questions qui reviennent fréquemment. Voyez si une solution logicielle peut vous aider à traiter ces demandes automatiquement.

Vous devez aussi, et c’est le plus difficile, anticiper les besoins de vos clients selon votre vision de spécialiste.

Si j’avais demandé à mes clients ce qu’ils attendaient, ils auraient répondu un cheval plus rapide et non une voiture.

HENRY FORD

Choisir un logiciel de paie et payer le bon prix :

Le prix n’est pas un critère important dans le choix d’un logiciel. Vous ne devez pas faire l’amalgame entre prix et coût.
Ils existent des logiciels de paie gratuits mais au coût important. Il est même possible de faire faire gratuitement les paies par un service de l’Urssaf, mais vous pouvez faire des paies farfelues qui pourraient en cas de contrôle mettre vos clients sur le tapis.
Qu’est ce qui fait le prix d’une solution de paie?

• Le matériel informatique
• Les licences et la maintenance
• La formation

Le matériel informatique

Si vous vous orientez vers un logiciel en ligne, vous économisez beaucoup de charges. Un logiciel de paie en ligne, ça veut aussi dire :

• Pas de serveur
• Pas de maintenance
• Pas d’informaticien à payer
• Pas de suivi RGPD sur la conservation des données

Les licences

Payer une licence c’est acheter ou louer le logiciel

Option 1 :Vous payez une licence pour utiliser le logiciel de manière illimitée.

Vous avez 5000 ou 500 bulletins à produire par mois, le logiciel a le même prix. Mais vous devrez payer en plus la maintenance. C’est à dire les mises à jour.
Si vous n’avez pas un logiciel à jour :

• le service technique ne vous aidera pas
• le logiciel de paie ne sera pas à jour des derniers salaires conventionnels
• vous ne pourrez plus envoyer de DSN

Option 2: vous payez à l’usage, c’est à dire que vous payez pour chaque bulletin produit.

Normalement plus vous produisez de bulletins moins vous payerez cher. Mais la maintenance est incluse dans le tarif. C’est à dire le logiciel sera toujours à jour des dernières nouveautés.

Que vous choisissiez l’option 1 ou l’option 2. Vous devrez en tenir compte pour fixer vos prix.

Si vous débutez comme gestionnaire de paie freelance, optez pour un logiciel que vous payez au bulletin produit.

Personnellement, j’ai du choisir un logiciel de paie et j’ai choisi Silae. Je serai curieux de savoir ce que vous vous utilisez.

Dites le moi dans en commentaire.