Comment gérer les formalités d’embauche facilement

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Les formalités d’embauche font partie de l’administration du personnel. Il y a des formalités à accomplir juste avant l’embauche d’un salarié comme la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui consiste à déclarer le salarié. D’autres formalités sont à accomplir au moment de l’entrée du salarié dans l’entreprise notamment l’inscription du salarié sur le registre unique du personnel (RUP). Enfin,il y a quelques formalités à effectuer après l’embauche comme les déclarations de mouvement de main d’oeuvre. Ces formalités d’embauche sont des obligations de l’employeur, ne pas les effectuer c’est risquer de graves sanctions comme une amende voir pire !

Certaines de ces déclarations obligatoires peuvent être effectuées automatiquement via le logiciel de paie ou le site internet de l’URSSAF voir la DSN.

Important cet article sur l’administration du personnel ne parle pas :

  • Des régimes spéciaux (agricole, spectacle, fonction publique…)
  • De certaines formalités d’embauche à réaliser pour les salariés du BTP
  • De la gestion de l’embauche des salariés étrangers
  • Des salariés employés à domicile

Les formalités d’embauche à faire avant l’entrée du salarié

 

Un certain nombre de formalités d’embauche sont à effectuer avant que le salarié ne rentre dans l’entreprise. Si le salarié doit débuter son contrat le 1er du mois alors il faut que les formalités soient faites avant cette date, et pas le 1 ou le 2, sous peine de sanction : une amende pouvant aller jusqu’à 1500€.

Si l’entreprise veut embaucher un salarié mineur (entre 14 et 16 ans) dans le cadre d’un job de vacances, il faut demander l’autorisation à l’inspection du travail (DIRECCTE), 15 jours avant. Suivant le retour, l’inspection du travail donne son autorisation d’embauche ou pas, vous pouvez passer à l’étape suivante, la DPAE.

Établir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

En cas d’embauche, la formalité la plus connue est la DPAE, anciennement DUE. Cette déclaration doit être établie 8 jours avant l’entrée du salarié et au pire au moment de l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

La DPAE peut être réalisée soit sur le site de l’URSSAF ou via le logiciel de paie en EDI.

Une copie de la déclaration doit être remise au salarié embauché, plus de détails dans la section des formalités administratives d’embauche à l’entrée du salarié.

La DPAE permet de remplir plusieurs formalités administratives d’embauche :

  • Immatriculer le salarié auprès des organismes sociaux
  • Permettre au salarié d’obtenir un numéro de sécurité sociale
  • Inscrire le salarié auprès des services de pôle emploi
  • Faire une demande d’inscription de l’entreprise auprès d’un service de santé au travail
  • Déclarer l’embauche du salarié auprès du service de santé du travail (médecine du travail)

Sanction en cas d’oubli de la DPAE :

  • Amende correspondant à 300 fois le minimum garanti
  • Condamnation pour délit de travail dissimulé (45 000€ et 3 ans de prison)
formalités d'embauche sur le site de l'URSSAF

La déclaration d’ouverture

C’est une déclaration à faire dans deux cas :

  • lorsqu’un établissement n’a plus employé de salariés pendant au moins 6 mois et embauche un ou plusieurs salariés à nouveau
  • si l’établissement change d’exploitant
  • en cas de transfert d’établissement (déménagement par exemple)
  • des changements dans l’entreprise (transformation ou extension) modifient l’activité industrielle ou commerciale

Cette formalité d’embauche se fait soit via un lettre recommandée envoyée soit à la DIRECCTE (inspection du travail) soit auprès de la CFE (centre de formalités des entreprises). En cas de manquement, l’amende est de 750€ par salarié non déclaré. En cas d’ouverture de chantier occupant au moins dix salariés pendant au moins 7 jours (1 semaine), une déclaration d’ouverture doit être adressée à l’inspecteur du travail.

difficile de faire ses formalités d'embauche

Les formalités à accomplir lors de l’embauche

Lors de l’entrée effective du salarié, il faut remettre des documents au salarié, gérer les visites médicales ( visite d’information et de prévention), mettre à jour le registre du personnel et gérer les affiliations des salariés aux organismes.

Les documents et les informations à transmettre au nouvel embauché

Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, vous devez lui transmettre ou faire transmettre un certain nombre de documents sous peine d’amende de 750€.

Les documents sont les suivants :

  • Une copie de la DPAE (ex-DUE)
  • La liste des conventions collectives applicables et les modalités de consultation
  • Les modalités du livret d’épargne de l’entreprise
  • Une copie du contrat de travail (dans les 48 heures si c’est un CDD)

Note sur la DPAE (déclaration préalable à l’embauche), il n’est pas obligatoire de transmettre une copie de la DPAE (ex-DUE) si le contrat de travail remis à l’embauche du salarié comporte les informations suivantes :

  • Identification de l’URSSAF
  • Rappel du droit de consultation et de modification des données personnelles

Mise en place de la DSN

La DSN implique une transmission d’informations des données personnelles des salariés de l’entreprise vers les organismes sociaux.

Il faut informer les nouveaux salariés que leurs données vont être transmises via la DSN. Pour informer le salarié, deux solutions :

  • Un document annexe
  • Une note dans le contrat de travail

Affilier les salariés

Au moment de l’embauche, il faut également affilier les salariés aux différents organismes sociaux :

  • Retraite complémentaire et/ou complémentaire
  • Prévoyance et mutuelle

La visite médicale et visite d’information et de prévention (VIP)

 

Ce n’est pas parce que vous avez réalisé une DPAE que vous ne devez pas prendre rendez-vous avec un service de santé au travail. Et vous devez vérifier l’effectivité de cette visite.

La visite médicale et la visite d’information et de prévention ne sont pas la même chose. Elles sont obligatoires, et tout salarié embauché doit passer la visite dans les 3 mois qui suivent l’embauche.

C’est une des difficultés de l’administration du personnel :

  • Vous devez faire : ici la DPAE
  • Puis faire autrement : prendre RDV avec le service de santé
  • Et vérifier que ça bien été fait : obtenir et conserver une copie de l’attestation
visite médicale pour travail dangereux
Visite d’information et de prévention

La VIP ou visite d’information et de prévention est réalisée par un médecin du travail ou par un de ses collaborateurs. Elle ne sert pas à vérifier l’aptitude du salarié à effectuer son travail, mais sert à :

  • ouvrir un dossier médical
  • établir une attestation de suivi
  • créer un échange entre le salarié embauché et l’intervenant médical
Visite médicale

Les salariés qui doivent passer une visite médicale en lieu et place de la VIP sont les salariés affectés à des tâches dangereuses. Ils reçoivent à l’issue de la visite médicale un avis sur leur aptitude qui peut indiquer un aménagement de poste.

La tenue du registre unique du personnel (RUP)

 

Une formalité d’embauche qui a été totalement automatisée par les logiciels de paie c’est la tenue du registre du personnel. En cas d’entrée d’un salarié, vous devez l’inscrire dans le RUP. Ce document est obligatoire et doit être présent dans l’établissement où sont employés les salariés.

La liste des formalités d’embauche à accomplir après l’embauche

 

Les formalités d’embauche ne s’arrêtent pas vraiment à l’entrée du salarié. Il reste encore à gérer les déclarations de mouvement de main d’oeuvre et la DOETH.

L’information mensuelle sur le mouvement de main d’oeuvre

Dans les entreprises occupant plus de 50 salariés, il faut informer la DARES tous les mois (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques) des mouvements de main d’oeuvre, c’est à dire les embauches et les sorties de salariés.

Bonne nouvelle, la DSN suffit, plus besoin de gérer cette formalité administrative à la main, il suffit de générer une DSN via le logiciel de paie.

La déclaration d’emploi des travailleurs handicapés

Les entreprises dont l’effectif est supérieur à 20 salariés doivent embaucher au moins 6% de salariés reconnus handicapés (RQTH). C’est une obligation de l’employeur. Si tel n’est pas le cas, l’entreprise doit verser une contribution à un organisme qui s’appelle l’AGEFIPH.

Une déclaration doit être transmise hors DSN (pour l’instant) une fois par an après de l’AGEFIPH.

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