Le chatbot RH ou agent conversationnel est un nouveau phénomène. Un chatbot est un programme informatique qui suit un scénario prédéfini pour automatiser certaines tâches,notamment les réponses aux questions standards.
Du coup, je me pose la question : est ce que c’est possible d’utiliser chatbot dans notre métier de gestionnaire de paie ?
Un chatbot RH est-il utile ?
Ne l’oublions pas, il y a beaucoup de communication dans notre fonction de support. Si vous travaillez dans un service de ressources humaines en entreprise, vous êtes sollicité par les mêmes questions tous les mois. Alors pourquoi ne pas mettre en place un assistant RH virtuel pour discuter et répondre aux questions récurrentes des salariés ? En plus, à lire les articles spécialisés, les possibilités de ces assistants virtuels sont presque infinies.
Les éditeurs de ce genre de logiciel promettent un gain de temps incroyable. Le tout étant de bien programmer le bot. Certains chatbots RH peuvent faire plus que de la messagerie instantanée, ils peuvent se connecter aux données de l’entreprise et récupérer des informations pour répondre de manière super pertinente aux salariés. Mais attention tous les chatbots conversationnels ne se valent pas en terme de langage naturel ou au niveau de l’intelligence artificielle.
Il n’empêche qu’avoir un assistant virtuel à disposition de vos salariés pour engager des conversations à votre place grâce à un système de messagerie instantanée peut vous simplifier la vie. Imaginez les tâches ennuyantes et les discussions stériles évitées. Et le gain de temps en administration du personnel.
Définition du chatbot Rh
Le chatbot RH est une interface de communication entre un humain et un système informatique programmé pour répondre à des questions suivant un scénario. Pour faire simple, un bot se présente sous la forme d’un pop up de chat sur un site internet.
Le salarié écrit sa demande dans la fenêtre et le chatbot conversationnel lui répond. Si le programme du robot ne permet pas de répondre, il transfère la demande à un chargé RH humain.
3 avantages de l’agent conversationnel
Un agent conversationnel ou chatbot RH peut répondre à des questions standard qu’on lui pose dans une fenêtre de conversation internet. Et si l’algorithme de programmation ( le mode d’emploi ) le permet, il va en plus ajouter un lien de téléchargement avec sa réponse.
L’autre intérêt est que le chatbot permet de donner une image innovante à l’entreprise et permet de répondre en temps réel aux salariés. Hé oui, un programme informatique s’exécute à n’importe quelle heure du jour et de la nuit.
Un bot RH vous permettra d’automatiser les tâches ennuyantes et répétitives : vous pouvez vous concentrer sur le cœur de votre métier ( le contrôle).
Il existe plusieurs types de chatbot
Il existe plusieurs types de chatbot, les plus simples étant ceux programmés pour répéter un scénario. Les meilleurs agents conversationnels RH sont ceux qui apprennent presque tout seul à répondre aux humains grâce à l’intelligence artificielle.
Le chatbot RH de base
Le chatbot classique vous permet de paramétrer des réponses standard. Il permet, en cliquant sur des boîtes de dialogue sur un site internet, d’obtenir des réponses à des questions fermées. Ce genre de bot n’est pas vraiment un agent conversationnel pour les services RH. Il est trop scénarisé, il ne donne pas assez confiance et demande trop de gestion humaine. Pas top pour un programme informatique.
Chatbot et machine learning
Les bots capables d’utiliser le machine learning sont les plus évolués. Ce sont ce genre d’agent conversationnel à privilégier dans un service RH. Ce type de chatbot est basé sur le principe de la machine apprenante ( machine learning). En gros, au niveau du résultat, on se rapproche du bot qui « comprend » le langage humain et en piochant des informations dans les données de votre logiciel apporte des réponses plus ou point pertinentes. Un peu comme les assistants virtuels des smartphones. (Siri ou ok Google)
Les désavantages du chatbot RH
Comme tout programme informatique, l’agent conversationnel doit être paramétré pour répondre aux salariés qui le sollicitent. A mon sens, ce n’est pas le plus compliqué vu que c’est le fabricant ou le vendeur du chatbot qui s’en occupe. Encore faut-il trouver un prestataire capable de connecter le chatbox avec vos données.
Le plus difficile est de gérer les non conformités c’est à dire les mauvaises réponses ou les réponses à côté de la plaque. Ça serait dommage d’avoir une demande d’information sur la convention collective qui se transforme en prise de congés payés.
Chabot ou pas : 7 raisons pour adopter un chatbot?
A en croire certaines études notamment celle de Forrester disponible en anglais ici (https://www.amdocs.com/media-room/consumers-want-female-and-funny-not-youthful-chatbots) 85% des interactions avec les entreprises se feront par l’intermédiaire des chatbots. Et 87% des patrons (CEO) pensent étendre l’utilisation de l’intelligence artificielle dans leur entreprise par l’intermédiaire de chatbots. Et clairement cela va impacter les RH.
Automatiser les recrutements
Un bot RH peut répondre aux questions des candidats et faire un premier tri.
Gérer l’intégration des nouveaux salariés
L’agent conversationnel va répondre aux questions des nouveaux entrants et partager les informations essentielles sur l’entreprise
Répondre aux questions fréquentes sur la politique de l’entreprise
Grâce au chatbot, le salarié peut poser des questions délicates sur les modalités de versement des primes et la politique de rémunération.
Former les salariés
Toujours mieux qu’une vidéo ou un PowerPoint, avec un chatbot RH, il est possible de former les salariés de manière interactive.
Répondre aux questions sur les bulletins de paie
Là aussi, le bot RH va répondre aux questions des salariés, mais grâce au machine learning et à une programmation de qualité, les réponses apportées seront ultra personnalisées.
Préparer les documents d’affiliation à la mutuelle
Grâce au chatbot, plus besoin de mobiliser un humain, le bot se charge de poser les questions et de préparer les documents d’affiliation.
Sortir les statistiques de performance en temps réel
Plus besoin d’attendre pour mesurer la performance de son équipe, le chatbot évalue les résultats instantanément et prévient les managers en cas d’anomalies.
A la recherche de conseils pour apprendre la paie ? Regardez cette vidéo : https://anthony.systeme.io/55870e8f
