Voici comment reprendre un dossier paie dans les bonnes conditions. C’est-à-dire en faisant en sorte qu’il y est une continuation dans le paiement des cotisations et du salaire dû par l’employeur aux salariés de l’entreprise.
Audit du dossier paie
Afin de reprendre, un dossier paie dans de bonnes conditions, il convient d’auditer les fiches de paie pour vérifier si la rémunération est en accord avec la convention collective ou le contrat de travail.
L’audit de paie avant reprise permet de vérifier que les cotisations sociales sont correctement calculées. Il est important pour a suite de la relation de s’assurer que les cotisations salariales et les cotisations patronales sont calculées avec la bonne base (brut, tranche ou plafond de la sécurité sociale, base CSG) et le bon taux de cotisation.
D’autre part l’audit permet de vérifier que les exonérations sur les charges sociales sont correctement imputées. Par exonération j’entends : réduction Fillon, réduction allocations familiales, réductions de zone (ZFF, ZRR,…)…
Cela évitera des déconvenues avec les organismes sociaux (URSSAF, PRÉVOYANCE) et d’avoir des ratés avec le paiement de l’impôt sur le revenu.
L’astuce pour intégrer un nouveau dossier sereinement c’est de s’assurer d’avoir les bons documents en sa possession.
Voici la liste des pièces à avoir pour reprendre un dossier
Idéalement voici la liste des pièces à demander si vous voulez reprendre un nouveau dossier en paie :
- Bulletins du dernier mois produit OU de tous les mois de l’année précédente (suivant si vous auditez le dossier)
- Bulletin de paie non clarifié pour vérifier les rubriques qui servent de base de calcul
- Fichiers DSN de l’année précédente
- Relevé des soldes congés payés pour suivre les compteurs de congés payés
- Le montant des provisions de congés payés arrêtés au mois précédant la reprise
- Le relevé des CET, RTT et autres repos acquis au mois de la reprise
- Le relevé du Répertoire SIRENE
- Si l’entreprise fait partie d’une caisse des congés payés :
- Le dernier bordereau de la caisse des congés payés notamment pour les salariés qui dépendent de de la convention du bâtiment
- Le numéro d’affiliation à la caisse des CP
- La périodicité de déclaration des CP
- Le nom de la caisse
- Les fiches de paramétrages DSN disponibles sur NET ENTREPRISE
- Au format XML
- Au format PDF
- Le ou les RIB de la société
- Derniers fichiers des taux du prélèvement à la source disponible sur NET ENTREPRISE pour ne pas appliquer de taux neutre alors qu’il faudrait appliquer un taux personnalisé
- Les primes versées en plus de ce qui est prévu par la convention collective applicable
Vous pouvez demander plus de documents pour la reprise des bulletins de paie, mais si vous avez un logiciel de paie qui récupère les informations de la DSN vous n’avez pas forcément besoin de plus.
À titre d’exemple vous pouvez demander :
- Le contrat de travail pour vérifier le calcul du salaire brut et le taux de paiement des heures complémentaires
- Le contrat de retraite complémentaire
- S’il y a une régularisation à prévoir lors de la reprise effective du dossier paie
- Le contrat de complémentaire santé et la répartition de la prise en charge des frais
- Les heures de travail prévues par la société
- Le relevé des exonérations
Établissez un planning de reprise du dossier paye
Une reprise d’un dossier paie bien faite assure la continuité de la remise du bulletin de paie aux salariés. Pour être dans les temps, il faut donc s’organiser en fonction du calendrier de paie de l’entreprise.
Il est possible de reprendre un dossier paie en cours d’année, mais il faut s’assurer de la bonne reprise des cumuls des cotisations sociales et du suivi de la réduction Fillon.
Si vous faites ça et que vous avez un processus de traitement de la paie bien ficelée, vous aurez l’assurance que la reprise du dossier se fera dans les meilleures conditions.
