Le recouvrement des IJSS subrogées permet à l’entreprise de récupérer les indemnités de Sécurité sociale dues. Lorsque l’entreprise subroge des IJ, elle avance les indemnités aux salariés. Mais dans 20 à 30%, la CPAM ne procède pas au versement des IJSS. Il faut donc mettre en place un système de traitement des arrêts de travail fiable qui inclut une phase de recouvrement.

Que sont les IJSS ?

Lorsqu’un salarié est absent pour raison de santé. C’est-à-dire :

  • Pour maladie non professionnelle
  • Maladie professionnelle ( c’est-à-dire une maladie directement en lien avec son activité professionnelle)
  • Maternité
  • Paternité
  • Accident de trajet
  • Ou accident de travail

Le salarié se voit déduire sur son bulletin de paie une absence. Cette absence peut être compensée.

Si tel est le cas, la compensation d’une absence pour raison de santé est réalisée par :

Lorsque la CPAM verse des Indemnités Journalières, ces dernières peuvent être versées de deux manières.

Comment sont versées les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale ?

Si le salarié remplit les conditions attendues par la CPAM dont il dépend, il bénéficie des IJSS.

Les indemnités sont versées de deux manières :

  • La Sécurité Sociale verse le montant des IJ sur le compte privé du salarié
  • Sinon, la SS verse les IJSS à l’employeur et l’employeur les reverse au salarié sur sa fiche de paie.

La dernière solution, c’est-à-dire le versement de la CPAM vers l’employeur s’appelle la subrogation. 

Avant de vous expliquer pourquoi la subrogation peut poser des problèmes, laissez-moi d’abord vous expliquer comment fonctionne la déclaration d’un arrêt de travail. Avec le système actuel, c’est-à-dire via la DSN événementielle arrêt de travail.

Comment fonctionne la DSN événementielle ?

Lorsque le salarié est absent pour maladie (ou autre), le gestionnaire de paie via le logiciel de paie déclare l’arrêt de travail via la Déclaration Sociale Nominative Évènementielle arrêt de travail.

Cette déclaration est envoyée sur le site net-entreprises. Puis ré-acheminée vers la CPAM.

La Sécurité Sociale est ainsi informée de l’arrêt de travail et calcule les IJSS dues.

Une fois le calcul effectué, et suivant l’option choisie par l’entreprise, les IJSS sont versées au salarié ou à l’entreprise. Pour rappel, si la CPAM verse les IJSS à l’employeur, on parle de subrogation.

Les problèmes des déclarations des arrêts de travail

Le problème avec ce système déclaratif, c’est que si la DSN comporte une erreur, le calcul et le versement des IJSS ne seront pas réalisés. De la même façon, si le fichier DSN envoyé est incohérent aux yeux de la CPAM, il n’y aura pas de paiement des IJ.

Dit autrement, la subrogation peut poser des problèmes à l’entreprise. Car même si l’entreprise avance l’argent des IJ au salarié, dans 20 à 30% des cas, la CPAM bloque les IJ.

Vous l’aurez compris de la qualité de la déclaration issue de la DSN dépend le versement des indemnités journalières.

Mais pas que. Vous pouvez avoir une déclaration correcte et ne pas obtenir le versement des IJ pour d’obscures raisons. 

En fait, le versement des indemnités de la sécu n’est pas automatique. La CPAM peut bloquer l’argent. 

Et si l’employeur n’intervient pas il ne pourra jamais récupérer l’argent de la sécu. 

Mettre en place le recouvrement des ijss subrogées est un impératif pour tous les employeurs qui subrogent des IJ.

Pourquoi mettre en place un système de recouvrement des IJSS

Vous l’aurez compris, la gestion des IJSS demande un suivi permanent. Vous devez avoir un processus de traitement des maladies qui permet de gérer les déclarations maladie et éviter les problèmes déclaratifs.

Car, si vous ne le faites pas, vous allez laisser de l’argent sur la table.

Bien sûr, vous pouvez vous dire que la solution consiste à ne pas mettre en place la subrogation. Mais sachez que si vous avez une anomalie, votre salarié ne sera pas payé et qu’il vous en tiendra responsable.

Autant mettre en place un traitement complet des IJSS qui comprend une phase de recouvrement

Exemple de processus de traitement des indemnités journalières

Pour traiter les arrêts maladie et éviter les soucis de trésorerie, voici un exemple de traitement des arrêts de travail :

  • Récupérer l’arrêt de travail du salarié et vérifier sa conformité

Le salarié absent pour raison de santé doit être couvert par un arrêt de travail. L’arrêt de travail comporte plusieurs volets. Il doit remettre le volet employeur à l’entreprise et le volet CPAM à sa caisse de Sécurité Sociale. Le gestionnaire de paie doit vérifier la conformité de l’arrêt et l’archiver avant traitement en paie.

  • Saisir l’arrêt de travail dans le logiciel de paie

Il convient évidemment de passer l’arrêt en paie. Pour cela, il faut entrer les informations dans le logiciel de paie. Les opérations de paie qui suivront consistent à :

  • Calculer l’absence en fonction de la méthode la plus adaptée (méthode des heures réelles)
  • Déterminer le montant des IJSS en fonction des salaires des mois précédents
  • Appliquer un complément employeur
  • Mettre une subrogation ou non
  • Transmettre la DSN événementielle

Une fois l’arrêt saisi, il faut envoyer l’information dans les 5 jours à la CPAM via la DSN événementielle arrêt de travail. Il est possible de saisir l’attestation de salaire employeur directement sur net-entreprises. 

  • Vérifiez les comptes-rendus sur net-entreprises

Lorsque la DSN est transmise et traitée par net-entreprises, il y a un retour. Le gestionnaire de paie doit vérifier les retours. Pour un bon traitement, le compte-rendu doit indiquer si la DSN est acceptée ou non. Il convient également de vérifier les comptes-rendus de la CPAM.

Si le compte-rendu est positif, il vous faut vérifier si les indemnités versées correspondent à celles calculées par le logiciel de paie. Et si ce n’est pas le cas, il faut chercher à comprendre la raison.

Gérer les comptes-rendus DSN évènementielles négatifs

Si le compte-rendu est négatif, alors il convient d’agir car les IJSS ne seront pas versées. Et si les IJ ne sont pas versées :

  • Soit le salarié ne perçoit pas d’indemnité de part la CPAM et se trouve en difficulté financière
  • Soit l’entreprise a mis en place la subrogation et se trouvera dans ce cas-là avec des problèmes de trésorerie vu que les IJ ont été avancées sur le bulletin de paie.

Pour gérer les comptes-rendus, il faut comprendre d’où vient le problème et le corriger. Bien souvent, sur net-entreprises, vous avez la raison du rejet. 

Et si la raison du rejet est obscure, il faut contacter la CPAM et résoudre le problème. C’est là que le recouvrement des IJSS commence.

2 solutions pour le recouvrement des IJSS

Concrètement, vous avez deux solutions pour gérer le recouvrement des IJSS :

  • Le faire au sein de l’entreprise avec un processus. Ce n’est pas compliqué, mais cela prend du temps. Il faut une personne dédiée à cette activité qui dispose du temps pour vérifier les compte-rendu, rapprocher les IJSS et contacter la CPAM. Pour cette option, un bon logiciel de paie est recommandé.
  • Externaliser la gestion des IJSS. Il existe des entreprises spécialisées dans le recouvrement des IJSS. 

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