Le logiciel de gestion du temps de travail et des activités (GTA) permet de récupérer les temps de travail des salariés. Cet outil permet de faciliter le traitement de la paie, de suivre le respect de la durée du travail. Bien paramétré c’est un outil puissant pour fiabiliser la gestion de la paie et récupérer les variables de paie.
A quoi sert une GTA
Une GTA, logiciel de gestion du temps de travail et des activités permet d’automatiser le suivi du temps de travail des salariés. Quand vous faites la paie de salariés qui ont toujours les mêmes horaires, le suivi du temps de travail est simple : mensualisation du temps de travail.
Mais lorsque vous avez des salariés qui ont des plannings tournants ou qui travaillent par cycles, la gestion du temps se complique.
Pourquoi vous devez comprendre le logiciel de gestion des temps
Typiquement en tant que gestionnaire de paie si vous travaillez en cabinet comptable, vous ne serez pas confronté à la gestion d’une GTA. En cabinet, vous avez souvent affaire à des petites entreprises qui n’ont ni les moyens, ni l’utilité d’un logiciel de gestion des temps et des activités.
Mais si vous travaillez en entreprise dans un service ressources humaines d’une grande entreprise ou dans l’industrie, l’utilisation du logiciel de GTA fera partie de votre quotidien. On peut dire que la gestion de cet outil informatique se rapproche de l’administration du personnel.
Comprendre le temps de travail
Je ne vais pas vous expliquer le temps de travail maximum, le droit à repos et le décompte des heures supplémentaires. Pour être à l’aise avec le temps de travail, le paiement des heures supplémentaires et les absences en paie, vous avez la méthode complète pour apprendre la paie : https://anthony.systeme.io/55870e8f
Je vais vous expliquer le temps de travail au sein des entreprises qui ont besoin d’une GTA au travers d’un exemple.
Exemple d’entreprise avec un logiciel de gestion des temps
Vous prenez une entreprise dans l’industrie : une usine. Cet exemple est intéressant, mais vous pouvez le transposer à toutes les entreprises y compris les hôpitaux et les cliniques.
Dans une usine, vous avez plusieurs services et plusieurs ateliers. Par exemple, vous avez :
- Le service administratif
- La fabrication
- Le contrôle qualité
- La maintenance
- La sécurité
- La logistique
Chaque service a ses propres horaires et ses propres équipes. Comme notre entreprise est ouverte tous les jours, certains services travaillent tous les jours et les équipes se succèdent. Mais d’autres services sont présents seulement du lundi au vendredi.
Typiquement :
- Les ateliers travaillent tous les jours de la semaine et de jour comme de nuit
- Par contre, le service RH travaille uniquement du lundi au vendredi de 9 heures à 17 heures.
Vous commencez à comprendre la difficulté pour savoir qui est là, qui doit avoir des heures de nuit, des paniers de jours, des paniers de nuit et tous les autres avantages conventionnels.
Bien sûr, pour suivre le temps de travail, vous pouvez utiliser des feuilles ou des tableaux Excel. Mais vous pouvez automatiser le suivi avec un logiciel des temps et des activités. Notre fameuse GTA.
Comment marche la GTA
Dans la GTA, vous allez avoir plusieurs paramétrages à mettre en place.
- Créer les salariés. Vous créez un salarié de l’entreprise au sein du logiciel GTA. Le salarié est identifié par un matricule.
- Créer des horaires de travail. Vous l’aurez compris, il existe plusieurs horaires différents au sein de la même entreprise. C’est pourquoi dans la GTA, vous devez créer tous les horaires de l’entreprise
- Créer des cycles. Vous devez paramétrer le temps de travail qui existe dans le service considéré. C’est ce qu’on appelle un cycle de travail.
- Affecter les salariés aux cycles . Dernière opération, vous affectez chaque salarié à son cycle de travail.
Une fois ce long et fastidieux travail de paramétrage de la GTA accompli,. Chaque salarié sera associé à un planning théorique. Du coup, pour suivre le temps de travail, il suffira de comparer le temps de travail théorique par rapport au temps de travail réel pour obtenir les éléments variables de paie liés au temps de travail.
