Quelles sont les clauses interdites dans le règlement intérieur ?
Le règlement intérieur ne peut pas organiser librement tous les aspects de la relation de travail. Son contenu est strictement encadré : il doit principalement traiter de santé, de sécurité et de discipline, tout en rappelant certaines garanties accordées aux salariés.
Les clauses interdites dans le règlement intérieur sont notamment celles qui sortent de ce champ, contredisent la loi ou la convention collective, restreignent excessivement les libertés ou créent une discrimination. Une rédaction non conforme peut fragiliser une sanction disciplinaire et conduire l’inspection du travail à demander le retrait de la clause.
Que peut contenir un règlement intérieur ?
Le règlement intérieur est un document écrit établi par l’employeur. Dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés, sa mise en place devient obligatoire après le franchissement du seuil dans les conditions prévues par le Code du travail.
Une entreprise employant moins de 50 salariés peut également adopter un règlement intérieur. Elle doit alors respecter les mêmes règles relatives à son contenu et à sa mise en place.
Selon l’article L. 1321-1 du Code du travail, le règlement intérieur fixe exclusivement :
- les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité ;
- les conditions dans lesquelles les salariés peuvent participer au rétablissement de conditions de travail protectrices de leur santé et de leur sécurité ;
- les règles générales et permanentes relatives à la discipline ;
- la nature et l’échelle des sanctions susceptibles d’être prononcées.
Il doit également rappeler :
- les droits de la défense des salariés en matière disciplinaire ;
- les dispositions relatives au harcèlement moral et sexuel ;
- les dispositions relatives aux agissements sexistes ;
- l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte.
Enfin, il peut contenir une clause de neutralité, mais seulement si les restrictions prévues sont justifiées par l’exercice d’autres droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise, et restent proportionnées au but poursuivi.
Quelles sont les clauses interdites dans le règlement intérieur ?
L’article L. 1321-3 du Code du travail interdit trois grandes catégories de dispositions :
| Catégorie | Principe |
| Clauses contraires aux textes | Elles ne doivent contredire ni la loi, ni les règlements, ni les accords collectifs applicables. |
| Restrictions injustifiées | Une atteinte aux droits et libertés doit être nécessaire, justifiée et proportionnée. |
| Clauses discriminatoires | Le règlement ne peut défavoriser un salarié en raison d’un critère protégé. |
À ces interdictions s’ajoutent les dispositions qui sortent tout simplement du champ du règlement intérieur.
Les clauses qui n’entrent pas dans le champ du règlement intérieur
Le règlement intérieur n’a pas vocation à remplacer le contrat de travail, la convention collective ou les décisions individuelles prises par l’employeur.
Les règles relatives à l’embauche et à la période d’essai
Les conditions d’embauche et la période d’essai relèvent du contrat de travail, de la convention collective et des dispositions légales applicables.
Le règlement intérieur ne doit donc pas déterminer :
- la durée de la période d’essai ;
- les modalités générales de son renouvellement ;
- les conditions d’embauche ;
- les caractéristiques essentielles d’un contrat de travail.
Une clause du règlement intérieur ne peut pas non plus modifier une période d’essai prévue dans le contrat.
Les règles relatives aux congés payés
Le règlement intérieur ne doit pas fixer des règles générales portant sur l’acquisition, la durée ou l’indemnisation des congés payés. Ces questions relèvent du Code du travail, des accords collectifs et, pour certaines modalités, des décisions prises par l’employeur après consultation du CSE.
Des consignes disciplinaires peuvent néanmoins concerner le respect de la procédure interne de demande ou de validation des absences. Elles ne peuvent pas priver le salarié des droits que lui accordent la loi ou la convention collective.
L’énumération des conventions collectives applicables
L’indication de la convention collective applicable est utile aux salariés, mais elle ne relève pas du contenu propre au règlement intérieur.
Elle doit notamment apparaître sur le bulletin de paie et être portée à la connaissance des salariés selon les règles applicables dans l’entreprise.
L’obligation d’accomplir des heures supplémentaires
Le règlement intérieur ne doit pas définir le régime des heures supplémentaires, leur rémunération ou leur récupération.
Ces règles relèvent notamment :
- de la loi ;
- de la convention ou de l’accord collectif ;
- du contrat de travail lorsque celui-ci contient des dispositions particulières ;
- du pouvoir de direction de l’employeur, dans les limites prévues par les textes.
Le non-respect d’une instruction licite concernant des heures supplémentaires peut éventuellement avoir une dimension disciplinaire. Cela n’autorise pas pour autant l’employeur à fixer leur régime juridique dans le règlement intérieur.
La qualification juridique d’un temps de pause
Une clause ne devrait pas affirmer qu’un temps de pause rémunéré ne constitue jamais du temps de travail effectif.
La rémunération d’une pause et sa qualification en temps de travail effectif sont deux questions distinctes. La qualification dépend des conditions réelles dans lesquelles la pause est prise, notamment de la possibilité pour le salarié de vaquer librement à ses occupations sans rester à la disposition de l’employeur.
Le règlement intérieur ne peut pas neutraliser cette analyse par une qualification générale et automatique.
L’exonération de responsabilité de l’employeur
L’employeur ne peut pas inscrire une clause l’exonérant par principe de toute responsabilité en cas de perte ou de vol des effets personnels des salariés.
La responsabilité éventuelle de l’entreprise dépend des circonstances. Elle ne peut pas être exclue à l’avance par une disposition générale du règlement intérieur.
Les règles générales relatives à l’exercice du droit de grève
Le règlement intérieur ne peut pas qualifier automatiquement de fautifs tous les comportements susceptibles de se produire pendant une grève.
Une faute doit être appréciée au regard du comportement réellement adopté par le salarié et des règles particulières qui encadrent l’exercice du droit de grève.
L’infographie suivante permet de visualiser les principales catégories de clauses qui n’ont pas leur place dans un règlement intérieur.
Les clauses contraires à la loi ou aux accords collectifs
Même lorsqu’elle concerne la discipline ou l’organisation du travail, une clause reste interdite si elle contredit une règle légale, réglementaire ou conventionnelle.
L’obligation de suivre systématiquement la voie hiérarchique
Un règlement intérieur ne peut pas obliger les salariés à transmettre toutes leurs réclamations par la seule voie hiérarchique lorsque cette obligation les empêche de saisir directement leurs représentants du personnel.
Les salariés doivent notamment pouvoir contacter les membres du CSE et exercer leurs droits collectifs sans autorisation préalable de leur supérieur.
La rupture automatique du contrat en cas d’absence injustifiée
Une absence non justifiée peut constituer une faute et donner lieu à une procédure disciplinaire. Elle ne provoque toutefois pas automatiquement la rupture du contrat de travail.
L’employeur doit examiner les circonstances et respecter la procédure applicable. Selon la situation, il peut notamment adresser une demande de justification, mettre le salarié en demeure de reprendre son poste ou engager une procédure disciplinaire.
Le règlement intérieur ne peut donc pas prévoir qu’un certain nombre de jours d’absence entraîne, de plein droit, un licenciement ou une démission.
La responsabilité pécuniaire automatique du salarié
Une clause ne peut pas rendre automatiquement le salarié financièrement responsable d’une erreur, d’une perte, d’une casse ou d’un déficit de caisse.
L’employeur ne peut pas décider unilatéralement de récupérer la somme sur le salaire. Les sanctions pécuniaires sont interdites et la responsabilité civile du salarié envers l’employeur ne peut, en principe, être engagée qu’en présence d’une faute lourde.
L’ouverture du courrier personnel des salariés
L’employeur ne peut pas prévoir l’ouverture systématique des courriers personnels adressés aux salariés sur leur lieu de travail.
Lorsqu’un courrier est clairement identifié comme personnel ou confidentiel, le respect de la vie privée du salarié s’impose. Une règle interne générale autorisant son ouverture serait excessive.
Le contrôle préalable des publications syndicales
Le règlement intérieur ne peut pas subordonner la diffusion de tracts ou de publications syndicales à leur communication préalable à l’employeur.
L’exercice du droit syndical est encadré par la loi. L’employeur ne peut pas instaurer un mécanisme général de contrôle préalable qui ne serait pas prévu par les textes.
Les restrictions générales ou disproportionnées aux libertés
Une restriction n’est pas nécessairement illicite par nature. Sa validité dépend de sa justification, de son périmètre et de sa proportionnalité.
Le règlement intérieur ne peut imposer des contraintes générales sans lien suffisant avec les fonctions exercées ou les risques présents dans l’entreprise.
Quelques exemples de restrictions excessives
Peuvent notamment être considérées comme injustifiées ou excessives :
- l’obligation générale de présenter une carte d’identité en toute circonstance ;
- l’obligation de suivre des cours de gymnastique sans justification liée à la santé ou à la sécurité ;
- l’interdiction d’utiliser les parkings publics voisins ;
- l’interdiction générale faite à une vendeuse d’encaisser un membre de sa famille ;
- l’interdiction de toute conversation étrangère au service ;
- l’interdiction générale des discussions politiques ou religieuses ;
- la fouille systématique des armoires ou des effets personnels ;
- l’interdiction absolue de toute conversation personnelle.
Ces exemples ne doivent pas être lus comme des interdictions indépendantes du contexte. Une mesure de contrôle ou de sécurité peut être admise lorsque l’employeur démontre qu’elle répond à un risque précis et qu’aucune solution moins contraignante n’est suffisante.
Une restriction peut-elle parfois être autorisée ?
Oui. Une restriction peut être licite si elle remplit deux conditions cumulatives :
- elle est justifiée par la nature de la tâche à accomplir ou par un besoin légitime de l’entreprise ;
- elle est proportionnée au but poursuivi.
Par exemple, un contrôle d’alcoolémie peut être prévu pour certains postes présentant un risque particulier pour les personnes ou les biens, à condition que les modalités du contrôle permettent au salarié d’en contester le résultat.
Une interdiction générale visant tous les salariés, indépendamment de leurs fonctions et du risque encouru, serait beaucoup plus difficile à justifier.
Les clauses discriminatoires sont interdites
Le règlement intérieur ne peut pas traiter défavorablement un salarié en raison d’un critère protégé.
Sont notamment concernés :
- l’origine ;
- le sexe ;
- l’orientation sexuelle ;
- l’identité de genre ;
- l’âge ;
- la situation de famille ;
- la grossesse ;
- l’état de santé ;
- le handicap ou la perte d’autonomie ;
- les convictions religieuses ;
- les opinions politiques ;
- les activités syndicales ou mutualistes ;
- l’apparence physique ;
- le lieu de résidence ;
- la domiciliation bancaire ;
- la capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français.
Une clause discriminatoire est illicite, même si elle a été insérée dans un règlement intérieur régulièrement soumis au CSE et transmis à l’inspection du travail.
Attention à la clause de neutralité
Le principe de neutralité ne permet pas d’interdire sans distinction toute manifestation politique, philosophique ou religieuse.
D’après l’article L. 1321-2-1 du Code du travail, la restriction doit être justifiée par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise. Elle doit également rester proportionnée au but recherché.
Une clause très large, applicable à tous les salariés et à toutes les situations, présente donc un risque important d’illégalité.
Que se passe-t-il lorsqu’une clause du règlement intérieur est illégale ?
Intervention de l’inspecteur du travail
L’inspecteur du travail peut, à tout moment, demander le retrait ou la modification d’une disposition contraire aux règles encadrant le règlement intérieur.
Sa décision doit être motivée. Elle est notifiée à l’employeur et communiquée, pour information, aux membres du CSE. Cette prérogative résulte de l’article L. 1322-1 du Code du travail.
L’employeur peut également demander à l’inspecteur du travail une appréciation formelle de la conformité de tout ou partie de son règlement.
Intervention du conseil de prud’hommes
Lorsqu’un salarié conteste une sanction fondée sur une clause illégale, le conseil de prud’hommes peut écarter l’application de cette clause.
Une sanction disciplinaire peut donc être fragilisée lorsque :
- la règle invoquée n’entre pas dans le champ du règlement intérieur ;
- la clause n’est pas conforme à la loi ;
- la sanction appliquée n’est pas prévue dans l’échelle des sanctions ;
- les formalités permettant de rendre le règlement opposable n’ont pas été respectées.
Quelles conséquences pratiques pour la paie et les RH ?
Les clauses interdites peuvent produire des conséquences très concrètes au moment de traiter la paie ou un dossier disciplinaire.
Pour l’employeur
L’employeur doit vérifier que le règlement intérieur :
- ne prévoit aucune retenue automatique sur salaire ;
- ne transforme pas automatiquement une absence en rupture du contrat ;
- ne fixe pas de règles de rémunération étrangères à son objet ;
- n’autorise pas une sanction non prévue ou disproportionnée ;
- respecte la convention collective applicable ;
- a été soumis au CSE et transmis à l’inspection du travail.
Pour le gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie ne doit pas appliquer une retenue ou une sanction financière sur la seule base d’une clause du règlement intérieur.
Avant toute opération, il convient de contrôler :
- la nature exacte de l’absence ;
- le nombre d’heures réellement non travaillées ;
- les dispositions légales et conventionnelles applicables ;
- l’existence d’une décision disciplinaire régulière ;
- l’interdiction des sanctions pécuniaires ;
- les règles de saisie ou de compensation lorsqu’une somme est réellement due.
Par exemple, un déficit de caisse ne peut pas être automatiquement prélevé sur le salaire au motif que le règlement intérieur rend le salarié responsable de toute différence constatée.
Pour le salarié
Un salarié confronté à une clause qu’il estime illicite peut notamment :
- interroger l’employeur ou le service RH ;
- saisir un représentant du personnel ;
- contacter l’inspection du travail ;
- contester devant le conseil de prud’hommes une sanction fondée sur cette clause.
Comment contrôler un règlement intérieur ?
Une relecture efficace peut être organisée en cinq étapes :
- Vérifier que chaque disposition concerne la santé, la sécurité ou la discipline.
- Comparer les clauses avec la loi et la convention collective applicable.
- Identifier les restrictions apportées aux droits et libertés.
- Vérifier, pour chaque restriction, sa justification et sa proportionnalité.
- Supprimer les mécanismes automatiques de sanction, de rupture ou de retenue salariale.
Une attention particulière doit également être portée aux notes de service. Lorsqu’elles imposent des obligations générales et permanentes en matière de santé, de sécurité ou de discipline, elles sont soumises aux règles applicables au règlement intérieur.
FAQ sur les clauses interdites dans le règlement intérieur
➡️ Le règlement intérieur peut-il prévoir une retenue sur salaire ?
Non. Une retenue utilisée comme sanction financière est interdite. Une retenue correspondant strictement à une absence non rémunérée obéit à des règles différentes et doit être calculée selon la durée réelle de l’absence.
➡️ Une absence injustifiée peut-elle entraîner un licenciement ?
Elle peut justifier une procédure disciplinaire selon les circonstances, mais le licenciement n’est jamais automatique. L’employeur doit respecter la procédure applicable et apprécier la gravité des faits.
➡️ L’employeur peut-il interdire toutes les discussions religieuses ou politiques ?
Une interdiction générale est excessive. Une restriction ciblée peut seulement être envisagée lorsqu’elle repose sur une justification objective et reste proportionnée.
➡️ Le règlement intérieur peut-il fixer les dates de congés payés ?
Il ne doit pas fixer le régime juridique des congés payés. L’organisation des départs relève des dispositions légales, conventionnelles et des décisions prises selon la procédure applicable dans l’entreprise.
➡️ Une entreprise de moins de 50 salariés peut-elle adopter un règlement intérieur ?
Oui. Le document est facultatif sous ce seuil, mais l’employeur qui décide de l’établir doit respecter les règles légales relatives à son contenu et à sa mise en place.
➡️ Qui peut faire supprimer une clause illégale ?
L’inspecteur du travail peut demander son retrait ou sa modification. À l’occasion d’un litige individuel, le conseil de prud’hommes peut également en écarter l’application.
