Si vous voulez choisir un prestataire paie pour établir les bulletins de paie de vos salariés : méfiance. Vous devez vous assurer avant de démarrer la collaboration de la qualité du prestataire.
Voici un guide complet pour vous aider à faire le bon choix, et ainsi choisir le bon prestataire paie.
Les étapes pour choisir un prestataire paie
Voici quelques éléments à considérer lorsque vous choisissez un prestataire de services de paie pour votre entreprise :
- Analysez vos besoins en matière de gestion de la paie. Paie externalisée ou traitement de la paie en interne?
- Comparez les services proposés. Par rapport à vos besoins est-ce que le prestataire a une solution adaptée ?
- Évaluez la qualité du service client. Attention décrochez le téléphone rapidement n’est pas la preuve d’un bon service client. Le service client en paie se mesure à la qualité de la réponse technique.
- Vérifiez les références. Attention, les entreprises avec beaucoup de moyens peuvent créer de faux avis.
- Comparez les coûts directs et pensez à prendre en compte les coûts cachés.
- Vérifiez la conformité du prestataire par rapport à la loi. C’est-à-dire qu’il vous faut vérifier que la société existe et est pérenne.
Comprendre ce que fait un prestataire
Un prestataire de services de paie est une entreprise ou une organisation qui s’occupe de la gestion de la paie pour les employeurs. Le prestataire de paie prend en charge les aspects administratifs et techniques de la gestion de la paie, tels que :
- Le calcul des salaires et des cotisations sociales
- L’émission de bulletins de paie et leur transmission aux salariés
- La DSN : c’est-à-dire la gestion des déclarations sociales et de l’impôt sur le revenu
- L’administration du personnel : la gestion des congés par exemple
- Le conseil sur des points de droit du travail
En général, le prestataire de services de paie travaille en étroite collaboration avec l’employeur et ses employés pour s’assurer que tous les aspects de la paie sont gérés de manière efficace et exacte.
Ceci étant dit voici en détails les points de vigilance afin de bien choisir un prestataire paie.
Les points de vigilance pour choisir son prestataire de paie
Analysez vos besoins
Il existe plusieurs façons de gérer la gestion de la paie :
- L’externalisation de la paie : vous confiez l’ensemble du processus de traitement de la paie à un prestataire paie. En gros, vous transmettez les variables et le prestataire s’occupe de l’élaboration du bulletin et du déclaratif (en l’occurrence l’envoi de la DSN sur net-entreprises).
- L’internalisation de la paie : dans ce cas, l’entreprise prend un logiciel de paie en saas et s’occupe de l’ensemble du traitement de la paie. Avec ou sans support du prestataire.
Maintenant que vous comprenez comment fonctionne la gestion de la paie, vous pouvez exprimer vos besoins et choisir le bon prestataire paie.
Comparez les services proposés
Lors de votre recherche de prestataire paie, assurez-vous de comprendre ce que chaque prestataire propose en termes de services de paie.
Par exemple :
- Certains prestataires proposent des services complets tels que la paie externalisée.
- Tandis que d’autres proposent uniquement un service de logiciel de paie.
Comprenez bien qu’un prestataire qui vous propose uniquement un logiciel de paie ne peut pas vous apporter la même qualité de service qu’un prestataire en externalisation.
Évaluez la qualité du service client
La qualité du service client est un élément fondamental. Vous devez le prendre en compte lorsque vous choisissez un prestataire de paie.
Assurez-vous que le prestataire que vous sélectionnez offre un support client de qualité et est en mesure de répondre rapidement et correctement à vos questions et préoccupations.
Un service de paie pas cher n’est pas en mesure d’employer des gestionnaires de paie formés et compétents. De la même façon que si vous avez un prestataire low cost, vous n’aurez pas les réponses à vos questions.
Vérifiez les références
Vous pouvez, avant de choisir un prestataire de paie, demander à d’autres chefs d’entreprise de vous fournir des références pour les prestataires de services de paie qu’ils utilisent.
Cela vous donnera une idée de la qualité des services proposés et de la satisfaction des clients.
Vous avez également les avis sur internet : s’ils ne sont pas bidonnés. Mais c’est une autre histoire.
Comparez les coûts des services proposés
Les coûts varient considérablement d’un prestataire de paie à l’autre. Évidemment, le coût varie suivant les modalités de traitement de la paie choisie. La paie externalisée coûte plus cher que la mise à disposition d’un logiciel de paie.
Il est donc important de comparer les tarifs de différents prestataires mais par rapport au niveau de service équivalent avant de prendre une décision.
Dernière chose, assurez-vous de prendre en compte les coûts cachés tels que les frais de mise en place.
Vérifiez la conformité du prestataire de paie par rapport à la loi
Assurez-vous que le prestataire de services de paie que vous choisissez est en conformité avec les lois et réglementations en vigueur.
- Est-ce que la société existe ?
- Est-ce que la société est assurée ?
- Le prestataire de paie est-il en conformité avec le RGPD ?
- Est-ce que la paie n’est pas secrètement sous-traitée ?
