Internaliser la paie consiste à traiter l’ensemble du processus de la paie au sein de l’entreprise. Concrètement, au lieu d’externaliser la production des bulletins de paie et des DSN à un prestataire, l’entreprise recrute un gestionnaire de paie et prend un logiciel de paie.
Externaliser ou internaliser la fonction paie ?
Tous les mois, les salariés doivent être payés. Au moment du paiement du salaire, le salarié reçoit sa fiche de paie. Puis, l’entreprise règle ses charges sociales aux organismes de recouvrement.
C’est le traitement de la paie.
Au sein d’une entreprise, il est question de savoir s’il faut faire les paies en interne ou bien confier le traitement des bulletins de paie à un prestataire de paie de confiance.
Il n’existe pas de réponses simples à cette interrogation. C’est un choix de gestion :
- Soit l’entreprise externalise la paie et accepte les contraintes et les processus du prestataire en charge des payes
- Soit l’entreprise met des moyens en place pour assumer l’ensemble du périmètre de la paie
L’internalisation de la paie n’est qu’une question de moyens à mettre en place.
Les prérequis à l’internalisation de la fonction paye
Vous l’aurez compris, si vous voulez faire les paies de votre propre entreprise, vous devez disposer de moyens. Plus précisément, vous devez prévoir :
- Des compétences humaines pour réaliser l’ensemble des tâches liées au cycle de paie. C’est-à-dire un ou plusieurs gestionnaires de paie. Et si le volume de bulletins est important, vous devez embaucher un responsable paie pour encadrer les équipes.
- Des moyens techniques fiables et notamment un logiciel de paie
Et les deux sont inséparables.
- Si vous avez un gestionnaire de paie et un mauvais logiciel de paie : le gestionnaire de paie va quitter votre structure.
- Et même si vous avez un bon logiciel de paie mais que vous n’avez pas de compétences en technique de paie vous risquez des redressements
Je précise que vous devez faire en sorte de maintenir à jour les compétences des équipes avec de la formation.
Allons ensemble dans le détail.
Les compétences pour faire la paie en interne
Pour sortir une paie juste, c’est-à-dire conforme à l’ensemble des sources du Droit français (Code du Travail, Convention Collective, Usages), il faut s’y connaître.
Sans compétences, vous risquez :
- De priver le salarié de ses droits. Donc en cas de contrôle, l’entreprise risque un redressement des URSSAF et autres organismes sociaux. L’entreprise s’expose également à des risques prud’homaux.
Mais ce n’est pas tout.
- En ne sachant pas traiter la paie correctement, vous risquez de passer sans le savoir à côté d’aides et d’exonérations.
Avant d’internaliser la paie, autant s’assurer de disposer de compétences en interne. Concrètement, vous devez employer un gestionnaire de paie formé et dont les compétences ont été vérifiées par un autre spécialiste.
Second point : le logiciel de paie.
Avoir un bon logiciel de paie
Pour faire la paie, l’entreprise doit obligatoirement disposer d’un logiciel de paie. Le logiciel est fait pour produire les bulletins de paie mais aussi pour transmettre le déclaratif.
Le déclaratif c’est tout ce qui concerne les cotisations sociales :
- Montant des cotisations calculées à partir d’assiettes sur les bulletins de paie
- Le paiement des déclarations aux organismes de recouvrement via la DSN (Déclaration Sociale Nominative)
Il existe quantité de logiciels de paie sur le marché. Certains sont présentés comme des logiciels de paie mais ne gèrent pas le déclaratif. D’autres sont très bien mais nécessitent un travail de paramétrages importants.
Donc pour internaliser la paie, vous devrez choisir le bon logiciel de paie. Mais pour être transparent, vous ne pouvez pas faire ce choix si vous n’êtes pas un spécialiste de la paie. Par contre, si vous avez embauché un gestionnaire de paie, il saura vous dire ce qu’il faut prendre comme système de paie.
Si votre équipe à choisi le logiciel de paie Silae pour internaliser la paie de votre entreprise, alors je peux vous aider.
Comment je peux vous aider à internaliser la paie de votre entreprise
Actuellement, vous externalisez la fonction paie auprès d’un prestataire. Suite à une nouvelle décision de gestion, vous avez embauché un gestionnaire de paie. Ce dernier vous a conseillé le logiciel de paie Silae. Maintenant, vous souhaitez faire une transition douce entre votre prestataire actuel et votre gestionnaire de paie.
Voici ce que je peux faire pour vous.
- Je vous mets à disposition le logiciel de paie Silae. En effet, Silae est vendu uniquement à des prestataires de paie. La seule façon pour une entreprise d’obtenir ce système de paie est de passer par un prestataire paie partenaire de l’éditeur.
- Je vous accompagne dans la migration de votre dossier paie. Pour commencer un cycle de paie, il faut monter le dossier paie. C’est-à-dire prendre les données de votre ancien logiciel et les intégrer dans Silae. A savoir que si votre prestataire actuel utilise le logiciel, il suffit de récupérer l’export complet et de le réintégrer dans votre nouveau domaine Silae.
- Avant la mise en production du dossier, avec votre équipe, on audite le paramétrage du dossier. Cet audit vous permet d’être sûr de partir sur des paramétrages de paie corrects et pérennes.
- De la mise en production jusqu’au 3ème cycle de paie, je vous accompagne sur la prise en main du logiciel de paie.
- Enfin, à l’issue de cette période, on peut dire que la gestion de la paie est internalisée. Pour garantir le succès de cette décision, j’assure un soutien à votre équipe. Concrètement, on prévoit une hotline technique pour d’une part répondre à vos questions sur le logiciel et aussi pour répondre à des points paie qui sortent du commun.
Si cela vous intéresse, contactez-moi en utilisant le formulaire de contact ici : https://la-paie-facile.com/contact-gestionnaire-paie/
