Il existe 8 méthodes de calcul pour déduire les absences en paie, mais une seule est reconnue par la Cour de cassation et c’est la méthode des heures réelles.
Néanmoins, c’est toujours intéressant de connaître l’ensemble des méthodes utilisées en gestion de la paie pour le calcul des absences.
Le calculateur d’absence
Ce calculateur d’absence vous permet de calculer la valeur d’une absence selon les 8 méthodes prévues en gestion de la paie.
Rappel : Qu’est ce qu’une absence en paie
J’aimerais vous rappeler ce qu’est une absence. Un salarié est payé par rapport à son temps de travail. C’est-à-dire que le salarié va percevoir son salaire en fonction de son temps de présence. Quand il est absent, on va déduire une absence.
Pour déduire une absence,on va appliquer une déduction sur son salaire. Cette déduction est également appelée retenue sur salaire. Cette déduction, on va l’appliquer même si le salarié a sa rémunération maintenue à 100%.
Par exemple, si vous avez un salarié absent pour maladie et que son salaire est maintenu à 100 % sous déduction des IJSS. Sur son bulletin de paie, on va quand même déduire une absence. Puis on va ajouter le maintien de salaire.
8 méthodes de calcul des absences
Il existe 8 méthodes pour déduire les absences. Ces méthodes sont classées par famille de méthode.
- Les méthodes en fonction des jours ou les méthodes en fonction des heures.
- Les méthodes réelles ou moyennes
Les méthodes de calcul de la retenu pour absences en jours ou en heures
Vous avez des méthodes pour décompter des absences soit en heures, soit en jours. Les heures correspondent aux heures de travail. Quant aux jours il y en a plusieurs types en gestion de la paie, il faut faire la différence entre :
- Les jours calendaires qui correspondent aux lundis, mardis, mercredis, jeudis, vendredis, samedis, dimanches. C’est les jours du mois sur un calendrier : 31,30, 28 ou 29 les années bisextiles.
- Ensuite, vous avez les jours ouvrés. Les jours ouvrés sont des jours qui vont sauf exceptions du lundi au vendredi.
- Puis vous avez les jours ouvrables. Les jours ouvrables vont du lundi au samedi.
Les méthodes réelles et les méthodes moyennes
Il faut faire la différence entre les méthodes réelles et moyennes.
- Quand on parle d’heures ou de jours réels, ça veut dire qu’on compte le nombre d’heures ou de jours prévus sur le mois en cours. Dit autrement : le temps de travail qui est vraiment accompli ou qui aurait été vraiment accompli par le salarié.
- Et quand on vous parle de quelque chose de moyen… Ça veut dire qu’on va faire une moyenne de jours ou d’heures sur une année.
La théorie étant posée, on va pouvoir passer au 8 méthodes pour le calcul des absences.
La méthode des heures réelles appelée également méthode de la Cour de cassation
La première méthode de déduction des absences est la méthode des heures réelles. La méthode des heures réelles est également appelée méthode de la Cour de cassation.
Avec cette méthode on va calculer une absence en fonction des heures réelles.
On va prendre le salaire de base, on va le diviser par le nombre d’heures prévues du mois et ensuite on va multiplier par le nombre d’heures d’absence.
Soit la formule :
(salaire de base/heures réellement prévues)* heures d’absence
Par exemple, un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et perçoit un salaire de base de 2500€ brut.
Avec la méthode des heures réelles on obtient :
(2500/154)*35=568,18€ de retenue pour absence.
Vous l’aurez compris, le nombre d’heures prévues du mois correspond au nombre d’heures réelles et c’est pour ça que cette méthode s’appelle la méthode des heures réelles. Et c’est la seule méthode reconnue par la Cour de cassation.
La méthode des heures moyennes
Ensuite, vous avez la méthode des heures moyennes. Cette méthode est souvent en place dans les dossiers paie. C’est-à-dire que quand vous avez un dossier qui tourne depuis des années sur un logiciel de paie, bien souvent, la méthode qui va être mise en place pour la déduction des absences, c’est la méthode des heures moyennes. C’est plutôt lié à la puissance des logiciels de paie qui n’étaient pas programmés pour calculer des heures réelles de travail.
Pour valoriser l’absence en heures moyennes, on va prendre le salaire de base, on va le diviser par le nombre d’heures mensualisés. Puis on va multiplié par le nombre d’heures d’absence.
Soit la formule :
(salaire de base/ heures mensualisées)* nombre d’heures d’absence
Le nombre d’heures mensualisés correspond à la mensualisation du temps de travail c’est-à-dire à une moyenne d’heures sur l’année. On prend un temps de travail hebdomadaire lissée sur une année et rapportée à un mois.
Par exemple, pour un salarié à temps complet, on va prendre 35 h. 35 heures correspond à la durée légale du travail pour un temps complet. On va multiplier la durée de travail hebdomadaire par 52 parce qu’il y a 52 semaines dans une année. Et on va diviser par douze parce que vous avez douze mois dans une année. ce qui donne pour le nombre d’heures d’absence : 151,67 heures.
Pour le calcul de l’absence selon la méthode des heures moyennes, voici un exemple :
Un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et perçoit un salaire de base de 2500€.
Avec la méthode des heures moyennes on obtient :
(2500/151,67)*35=576,91€ de retenue pour absence.
Un point important avec la méthode des heures moyennes, c’est qu’il est important de comparer entre payer la présence et déduire l’absence. C’est-à-dire que quand vous avez un salarié absent et que vous utilisez la méthode des heures moyennes, vous devez regarder ce qui est plus avantageux pour le salarié entre déduire l’absence ou payer la présence.
Ce comparatif n’existe pas sur la méthode des heures réelles. Une raison supplémentaire de calculer les absences selon la méthode des heures moyennes.
La méthode des jours ouvrés réels
La méthode suivante que l’on va voir c’est la méthode des jours ouvrés réels.
Pour calculer la retenue d’absence en fonction de cette méthode de valorisation de la retenue on va :
prendre le salaire de base qu’on va diviser par le nombre de jours ouvrés réels du mois puis multiplier me résultat par le nombre de jours d’absence.
Soit la formule : (salaire/nombre de jours ouvrés réels)* nombre de jours d’absence
Je vous apporte une précision sur la méthodologie de calcul du nombre de jours ouvrés réels du mois. Pour faire le calcul, vous prenez votre calendrier, vous regardez le nombre de lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi qu’il y a réellement dans le mois.
Exemple de calcul de la retenue avec la méthodes des jours ouvrés réels toujours avec le même salarié :
Un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et perçoit un salaire de base de 2500€.
(2500/22)*5= 568,18€ de montant pour absence à déduire sur le bulletin de paie.
La méthode des jours ouvrés moyens
C’est la méthodes qu’on va utiliser pour déduire l’absence congés payés pour les salariés qui acquièrent des congés payés en jours ouvrés.
Pour le calcul c’est le salaire de référence divisé par 21,67. Et le résultat multiplié par le nombre de jours d’absence.
Soit la formule : (salaire/21,67)*nombre de jours d’absence
Pourquoi 21,67 ? C’est simple, il y a cinq jours ouvrés dans la semaine, il y a 52 semaines dans une année et 12 mois dans une année. On obtient :
5*52/12= 21,67.
Exemple de calcul de l’absence en jours ouvrés moyens :
Un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et perçoit une rémunération brute de base de 2500€.
On obtient comme absence : (2500/21,67)*5=576,83€
Méthode des jours ouvrables réels
Vous avez ensuite la méthode des jours ouvrables réels. Donc là, pour calculer les absences selon cette méthode, on va faire salaire de base divisé par le nombre de jours ouvrables réels du mois, et le résultat multiplié par le nombre de jours d’absence.
Soit : (salaire/nombre de jours ouvrables réels)*nombre jours ouvrables d’absence
On reprend notre exemple :
Un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et perçoit un salaire de base de 2500€.
(2500/26)*6 = 576,92€
Précision importante, si on tombe sur 26 c’est qu’il y a réellement 26 jours ouvrables sur le mois de l’exemple. Le mois de l’exemple est janvier 2023.
La méthode des jours ouvrables moyens
Concernant la méthode des jours ouvrables moyens. C’est la méthode qu’on va utiliser pour déduire des absences congés payés pour les salariés qui acquièrent des jours de congés payés en ouvrable. Pour faire ce calcul, on va faire le salaire de référence divisé par 26, multiplié par le nombre de jours d’absence.
Soit la formule :
(Salaire/26)*nombre jours d’absence
26 correspond à six fois 52 divisé par 12 parce qu’il y a six jours ouvrables dans une semaine.
Voici un exemple :
Un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et il perçoit un salaire de base de 2500€.
(2500/26)*6 = 576,92€. Pour le coup, ici dans la formule de calcul de la retenue 26 est une valeur fixe.
Méthode des jours calendaires réels
Pour déduire une absence sur la fiche de paie selon la méthode des jours calendaires réels. Ce qu’on va faire, c’est qu’on va prendre le salaire qu’on va diviser par le nombre de jours calendaires réels du mois, multiplié par le nombre de jours d’absence.
Le nombre de jours calendaires réels du mois est soit de 31, soit de 28, soit 30 ou 29. Suffit de regarder le mois de paie concerné. Et ensuite vous savez combien il y a de jours calendaires réels.
Soit la formule :
(Salaire/nombre de jours calendaires réels)* nombre de jour d’absence
Voici un exemple :
Un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et perçoit un salaire de base de 2500€.
(2500/31)*7= 564,52€ d’absence.
La méthode des jours calendaires moyens
Et enfin, la dernière des 8 méthodes de calcul des absences, c’est la méthode des jours calendaires moyens.
Donc là vous allez prendre le salaire que vous allez diviser par le nombre de jours calendaires moyens de l’année que vous allez multiplier par le nombre de jours d’absence.
Soit la formule :
(salaire/30,42)*nombre de jours d’absence
Concernant le nombre de jours calendaires moyens dans une année, vous prenez le nombre de jours moyen dans une année, donc il y en a 365 et vous le divisez par douze, vous obtenez 30,42.
Vous pouvez aussi tomber sur des formules qui disent d’arrondir à 30 jours. Ça, c’est en fonction de la situation.
Exemple :
Un salarié à temps complet est absent une semaine calendaire soit :
- 35 heures
- ou 7 jours calendaires
- ou 5 jours ouvrés
- ou 6 jours ouvrables.
Il est absent sur un mois où il aurait dû travailler 154 heures et perçoit un salaire de base de 2500€.
On obtient une absence de (2500/30,42)*7=575,28€.
Maintenant vous en savez plus sur les 8 méthodes de calcul des absences.
Tableau récapitulatif des 8 méthodes de calcul de l’absence
| Nom de la méthode | Formule | Montant de la retenue suivant la méthode de calcul des absences |
| Méthodes des heures réelles | (salaire/heures réellement prévues)* heures d’absence | 568,1818182 |
| Méthodes des heures moyennes | (salaire/ heures mensualisées)* nombre d’heures d’absence | 576,9103976 |
| Méthodes des jours ouvrés réels | (salaire/nombre de jours ouvrés réels)* nombre de jours d’absence | 568,1818182 |
| Méthodes des jours ouvrés moyens | (salaire/21,67)*nombre de jours d’absence | 576,8343332 |
| Méthodes des jours ouvrables réels | (salaire/nombre de jours ouvrables réels)*nombre jours d’absence | 576,9230769 |
| Méthodes des jours ouvrables moyens | (Salaire/26)*nombre jours d’absence | 576,9230769 |
| Méthodes des jours calendaires réels | (Salaire/nombre de jours calendaires réels)* nombre de jour d’absence | 564,516129 |
| Méthodes des jours calendaires moyens | (salaire/30,42)*nombre de jours d’absence | 575,2794214 |
Vidéo 8 méthodes pour calculer les absences
Voici la vidéo en rapport.
