Calculer la retenue pour absence en paie peut vite être compliqué. Car chaque type d’absence nécessite une formule de calcul spécifique. Il existe 8 différentes façons de valoriser une absence sur le bulletin de paie et une méthode de valorisation de l’absence peut donner un résultat différent par rapport à une autre méthode.
Pourquoi c’est important de choisir la bonne méthode pour calculer les absences
Se tromper de méthode de calcul des absence peut avoir des conséquences financières pour le salarié car, lorsque le salarié est absent, une retenue sur le salaire est effectuée sur le bulletin de paie. Et comme certaines absences ne sont pas compensées par l’employeur, la CPAM ou les organismes de prévoyance, du coup, le salarié peut se retrouver avec une rémunération moins favorable.
D’autres part suivant si oui ou non il y a un maintien de salaire la loi impose d’utiliser une méthode de retenue plutôt qu’une autre.
Le sort de la rémunération en cas d’absence du salariés
Un salarié peut être absent de son lieu de travail. Il faut déduire cette absence du salaire, on parle d’une retenue. Différents cas de figures sont possibles.
La rémunération peut-être :
- Suspendue, c’est-à-dire que le salarié ne touche pas son salaire. On déduit le montant de son absence de son salaire brut.
- Maintenue en totalité, c’est-à-dire qu’il perçoit une rémunération égale (voire supérieure) au montant de son absence versée. Ce complément ou substitut de rémunération est versé soit par l’employeur soit par un ou plusieurs tiers (Sécurité sociale (CPAM), prévoyance, assurance …).
- Partiellement maintenue, c’est-à-dire qu’il perçoit une compensation inférieure au montant de la retenue pour absence calculée. Ce complément ou substitut de rémunération est versé soit par l’employeur soit par un ou plusieurs tiers (Sécurité sociale (CPAM), prévoyance, assurance…).
Il existe 8 méthodes pour calculer les absences en paie afin de vous faciliter le travail, je partage avec vous un guide pratique : Choisir la bonne méthode pour calculer les absences en paie.
La liste des méthodes pour le calcul de la retenue pour absence :
- Méthode des jours calendaires réels
- Méthode des jours calendaires moyens
- Méthode des jours ouvrables réels
- Méthode des jours ouvrables moyens
- Méthode des jours ouvrés réels
- Méthode des jours ouvrés moyens
- Méthode des heures moyennes
- Méthode des heures réelles
Quelques définitions pour comprendre le calcul de l’absence
- Jours calendaires : les jours calendaires correspondent aux 7 jours de la semaine
- Jours ouvrables : les jours ouvrables correspondent tous les jours de la semaine sauf celui de repos hebdomadaire (le dimanche en général).
- Jours ouvrés : les jours ouvrés sont généralement les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis (mais si l’entreprise ouvre le samedi et ferme le lundi, les jours ouvrés vont du mardi au samedi).
- Nombre moyen d’heures mensuelles : le nombre moyen d’heures mensuelles correspond à l’horaire hebdomadaire légal ou contractuel de travail mensualisé.
- Nombre d’heures réelles de travail : le nombre d’heures réelles de travail correspond au nombre d’heures de travail que le salarié a réellement effectuées pendant le mois de travail.
- Maintien de salaire : Une absence peut faire l’objet d’une compensation financière. L’employeur paye la totalité ou une partie de l’absence du salaire. Cette compensation s’appelle un maintien de salaire.
Calculer les absences en paie grâce à la méthode des jours calendaires
La méthode des jours calendaires est une méthode pour calculer les absences qui se base sur tous les jours du calendrier (du lundi au dimanche inclus). Cette méthode est préconisée pour les absences pouvant donner lieu à une indemnisation de par la sécurité sociale (IJSS).
Montant de l’absence=(salaire*nombre de jours calendaires d’absence)/nombre de jours calendaires réels du mois en cours
La méthode des jours calendaires moyens
La méthode des jours calendaires moyens existe toujours en paie, mais ne devrait plus être utilisée ni par les gestionnaires de paie et encore moins par les logiciels de paie. Elle était utilisée pour le calcul des IJSS. Depuis, comme souvent dans la gestion de la paie, le calcul a évolué. Pour rappel, le calcul des IJSS se fait de la méthode suivante :
Montant des IJSS= ( somme des 3 salaires bruts des 3 mois précédents*)/91,25
*dans la limite de 1,8 fois le SMIC mensuel.
Méthode des jours ouvrables réels
La méthode des jours ouvrables réels n’a plus trop d’utilité mais elle doit quand même être connue par les gestionnaires de paie. Cette méthode est basée sur les jours ouvrables, un jour ouvrable correspond à un jour où l’entreprise n’est pas censée être ouverte (le dimanche) en fait, les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le dimanche.
Calculer les absences en paie avec cette méthode de retenue revient à appliquer la formule suivante :
Montant de l’absence= (salaire*nombre de jours ouvrables d’absence)/nombre de jours ouvrables réels du mois en cours
Méthode des jours ouvrables moyens ou méthode du 26ème
La méthode des jours ouvrables moyens est utilisé pour calculer les absences congés payés en jours ouvrables. Pour calculer l’absence sur le bulletin de paie en utilisant cette méthode, il faut simplement diviser le salaire par 26. Pourquoi 26 ?
26= 52 semaines*6 jours ouvrables/12 mois
Montant de l’absence= salaire*nombre de jours ouvrables d’absence/26
Calculer la retenue pour absence grâce à la méthode des jours ouvrés réels
La méthode des jours ouvrés réels tout comme la méthode des jours ouvrables réels n’est plus utilisé. Pour calculer la retenue pour absence, on part des jours ouvrés, c’est à dire les jours du lundi au vendredi et on applique la formule suivante :
Montant de l’absence= (salaire*nombre de jours ouvrés d’absence)/nombre de jours ouvrés réels du mois en cours)
Méthode des jours ouvrés moyens
Cette méthode des jours ouvrés moyens est préconisée dans le calcul de la retenue pour absence congés payés décomptés en jours ouvrés. La méthode est très facile, il faut diviser le salaire par 21,67. Parce que 21, 67 correspond au nombre de jours ouvrés moyens de l’année. 21,67= 52 semaines*5 jours ouvrés/12 mois
Calcul de la retenue :
Montant de l’absence=(salaire*nombre de jours ouvrés d’absence)/21,67
La méthode des heures moyennes
Cette méthode des heures moyennes est utilisée pour calculer un taux horaire moyen ou pour calculer les absences en heures payées.
Pour réussir le calcul, il faut connaître le nombre d’heures de travail mensuelles moyen Pour cela, il faut utiliser la formule classique :
Nombre d’heures de travail mensuelles moyen= nombre d’heures de travail mensuelles*52/12
La retenue pour absence= (salaire*nombre d’heures réelles d’absence)/nombre d’heures de travail mensuelles
Calculer la retenue pour absence avec la méthode des heures réelles
La méthode des heures réelles est la méthode des calculs de la retenue pour absence préconisée par la Cour de Cassation, notamment lors du calcul de l’absence pour mois incomplet ou pour calculer la retenue pour absence maladie. Pour calculer la retenue avec la méthode des heures réelles, il faut appliquer la formule suivante :
Montant de l’absence=(salaire* nombres d’heures réelles d’absence)/nombre d’heures réelles du mois en cours.
Pour apprendre la paie et maîtriser le calcul de la retenue pour absence en paie : https://anthony.systeme.io/55870e8f
10 réponses
Bonjour,
Le site est sympa, accessible
Beau travail
J’ai une petite question. Vous abordez les différentes méthodes de calcul des absences que vous déterminez en fonction du salaire. De quel salaire s’agit-il ? salaire de base, salaire brut…Quelles sont les primes qui sont incluses, les avantages en nature sont-ils pris en compte ?
Cordialement
Marcel Cussy
Dès cet après midi, je conseillerai à mes étudiants de visiter votre site
Bonjour,
Merci de votre commentaire. Partez du principe que c’est du salaire brut. Les primes et avantages en nature ne sont pas pris en compte dans cet article.
Bonjour
merci pour toutes ces informations qui m’ont en partie déjà bien renseigné mais j’ai un soucis sur mes fiche de paie ou apparaissent des absences pour accident du travail , ou injustifiées ou maladie puis inaptitude . Comment puis je savoir quel mode de calcul s’applique pour quel type d’absence .
Merci d’avance pour votre réponse qui m’aiderait beaucoup
Bonjour,
Il y a un article à ce sujet : https://la-paie-facile.com//retenue-pour-absence-en-paie/
sinon tout est dans la méthode pour apprendre la paie : https://anthony.systeme.io/55870e8f
Anthony
Bonjour,
Je ne voudrais surtout pas être redondant dans ma question,
mais dans le cas d’un salaire variable (fixe + prime), la retenue pour CP est calculée par rapport au salaire fixe et l’indemnité calculée par le max de la méthode du 1/10ème et du maintien du salaire (M-1).
Est ce que j’ai faux ?
Le comptable de la société me dit :
“Le calcul du maintien de salaire est le suivant : salaire de base + compléments perçus avant le départ en congés / nombre de jours ouvrables du mois soit 26 jours * le nombre de jours de congés ouvrables pris. Concrètement, en cas de prise de congés payés, le montant de l’indemnité doit être égale à celui de la retenue”
Je ne comprends pas tout.
Si vous pouviez me répondre.
Respectueusement.
Bonjour,
L’indemnité de Cp n’est pas toujours égale à la retenue pour absence.
Pour calculer l’indemnité, il faut soit utiliser la méthode du dixième soit la méthode du maintien.
A priori, si le salarié perçoit des primes variables qui rentrent dans la base des Cp alors le dixième serait plus favorable.
Merci pour votre réponse et toutes mes excuses pour ne pas l’avoir fait plus tôt.
Néanmoins, ma question portait plus sur le calcul de la retenue et non pas sur le calcul de l’indemnité.
Je pense que le calcul de la retenue se fait sur le salaire fixe et non pas sur le salaire brut sinon, je ne voit pas comment on pourrait maintenir la rémunération brute du salarié. Je précise que la question portait sur un salaire variable.
Encore Merci.
Respectueusement
bonjour
pour la retenue pour absence
on prend son salaire brut OK
mais le salarié perçoit une commission et une prime ancienneté
doit on l’ajouter au salaire de base ? idem pour les heures supp
Bonjour,
Un employeur qui considère son salarié en absence injustifié car au dernier moment demande à celui ci de venir travailler le surlendemain alors qu’il devrait être en repos.Le salarié a refusé. L’employeur lui fait une lettre d’avertissement et lui retient 7h d’absence injustifié sur son salaire. Le salarié a travaillé plus de 184,6 h le mois là et l’employeur lui retire 7h dessus.
A savoir que les heures supplémentaires sont payés au mois et que le contrat et de 152h minimum. La semaine ou l’employeur reproche l’absence injustifié le salariés a effectué plus 38,32heures effectives.
Qu’en pensez vous?
Merci pour la réponse que vous pourrez m’apporter!
Bonjour, merci pour les explications qui apportent des éclaircissements.
Pouvez-vous me confirmer svp que dans le cadre d’un calcul de retenue pour absence (liée à une entrée dans la société en cours de mois) on utilise le même calcul que pour l’absence congés payés à savoir la méthode des jours ouvrés moyens?
Ensuite, dans l’exemple d’une embauche le 07/10/2024:
option A)
Je considère 19 jours travaillés réellement donc je calcul une retenue pour une absence de 2.67 jours (21.67-19).
ou bien
option B)
Je calcul une retenue pour une absence de 4 jours ouvrés (du 01 au 04/10) et vais donc payer le salarié sur une nombre de jours travaillé théorique de 17.67 (au lieu de 19 réellement travaillé)
Enfin, cette méthode peut avoir un effet indésirable… par exemple
Si option A: dans le cadre d’une embauche au 02/10, je comptabilise 22 jours travaillés et j’obtiens donc une absence négative de 0.33J
Si option B: dans le cadre d’une embauche le 31/10, je décompte une absence de 22 jours ouvrés et j’obtiens donc une retenue supérieure au salaire taux plein donnant un salaire négatif ou à 0.
D’avance merci pour votre retour afin de m’aider à trancher sur la méthode à utiliser pour proratiser l’embauche d’un salarié au 07/10/2024.
Bien cordialement,