Un gestionnaire de paie s’occupe en s’appuyant sur le logiciel de paie de réaliser des bulletins de paie, de calculer les charges sociales et de gérer une partie de la gestion administrative du personnel.
Ce que fait un gestionnaire de paie ? Vous devez savoir répondre à cette question pour devenir gestionnaire de paie.
Qu’est ce que la gestion de la paie
La gestion de la paie n’est pas vraiment une fonction des ressources humaines ou de la comptabilité mais, c’est un métier qui demande de la rigueur, une bonne connaissance des outils bureautiques et à terme la maîtrise d’un ou plusieurs logiciels de paie et d’un SIRH.
Beaucoup de gestionnaires de paie sont issus de la reconversion professionnelle, d’autres ont une formation en comptabilité ou un DUT GEA. En tout cas, pour votre réussite il vaut mieux vous renseigner sur le métier de gestionnaire de paie avant d’engager des démarches de reconversion professionnelle.
Les tâches du gestionnaire de paie
Les tâches principales d’un gestionnaire de paie sont les suivantes : produire des bulletins de paie, s’occuper des déclarations sociales et faire de l’administration du personnel. Un gestionnaire de paie ne s’occupe ni de la comptabilité de l’entreprise ni de la gestion des CV et encore moins des recrutements. Ce métier est accessible après une formation niveau III.
Journée type du gestionnaire de paie ou organisation du travail en paie
Il n’existe pas de journée type pour un gestionnaire de paie. Pour savoir ce que fait un gestionnaire de paie, je vous propose de découper l’activité en 2 :
- Activité à partir du 20 du mois M
- Description de ce que fait un gestionnaire de paie en milieu de mois M+1
A ces tâches, vous devez ajouter certaines autres activités qui incombent au gestionnaire de paie
Ce que fait un gestionnaire de paie à partir du mois M
Cette partie de l’activité est consacrée à deux types de tâches.
- la gestion de la paie ( production de bulletins de paie)
- et le calcul des charges sociales à verser aux organismes sociaux en utilisant le système de la DSN.
Un gestionnaire de paie fait des bulletins de paie
Les salariés étant payés majoritairement en fin de mois ou tout au début, il est logique que cette partie du mois soit consacrée à la gestion de la paie.
En s’appuyant sur un logiciel de paie et les autres outils informatiques, le gestionnaire de paie va intégrer les variables de paie, vérifier et transmettre les bulletins. Pour réussir à faire des bulletins de paie justes, le gestionnaire de paie va s’appuyer sur sa formation professionnelle et sur la documentation technique du service paie. Il peut aussi compter, s’il ne travaille pas dans un cabinet d’expertise-comptable, sur les autres services de gestion des ressources humaines. Si le gestionnaire de paie travaille dans un cabinet comptable, il peut compter sur l’aide d’autres gestionnaires de paie.
Cette partie du travail nécessite de la rigueur : il faut s’occuper de calculer les salaires en s’appuyant sur les nouveautés de la convention collective et les modifications du droit du travail. Il faut aussi vérifier la conformité des variables de paie par rapport à la durée du travail.
Ces variables peuvent être transmises soit par un tableur Excel soit via un logiciel de gestion du temps.
Ce que fait aussi un gestionnaire de paie, c’est gérer les événements comme la déclaration à la sécurité sociale des maladies, des accidents de travail et leurs conséquences sur le bulletin de paie. Cette partie nécessite de comprendre et d’appliquer des règles de calcul souvent complexes d’où l’intérêt de suivre une formation professionnelle du type titre professionnel ou licence professionnelle en alternance.
Les charges sociales : une autre chose que fait un gestionnaire de paie
Une fois les bulletins de salaire produits et vérifiés, le gestionnaire de paie calcule et transmet les charges sociales aux organismes ( retraite , urssaf, DGFiP, prévoyance, mutuelle). Pour ce faire, il peut compter sur le logiciel de paie, les outils informatiques et ses compétences acquises en formation.
Un bulletin de paie comporte en plus du salaire brut et du salaire net des cotisations sociales. Il y a des cotisations salariales et des cotisations patronales. Et forcément, ces charges doivent être payées en temps et en heure aux organismes. Pour déclarer et payer ces cotisations, le gestionnaire de paie calcule une DSN mensuelle. C’est un fichier émis par le logiciel de paie qui est transmis automatiquement aux caisses avec les informations du bulletin de paie de chaque salarié de l’entreprise. La DSN mensuelle déclenche aussi un prélèvement automatique du montant des charges sociales Urssaf, retraite complémentaire, impôts sur le revenu, etc.
Il peut arriver qu’il y ait des problèmes de prélèvement des cotisations sociales du coup, dans ce cas là, le gestionnaire de paie contacte les caisses et trouve une solution. Il faut à tout prix que l’entreprise soit à jour des charges sociales pour que les salariés conservent leur droits retraite notamment.
Description de ce que fait un gestionnaire de paie en milieu de mois M+1
Si vous pensez qu’un emploi de gestionnaire de paie ne vous occupe qu’une partie du mois, vous risquez d’être déçu. Une fois les bulletins de paie produits et les charges sociales payées, le gestionnaire de paie gère l’administration du personnel et prépare la prochaine échéance de paie en suivant des formations professionnelles continues ou de l’auto-formation.
L’administration du personnel c’est gérer et élaborer les soldes de tout compte pour que les salariés qui quittent l’entreprise bénéficient de l’assedic et les formalités d’embauche.
Même si ce que fait un gestionnaire de paie se rapproche de ce que fait un assistant ressources humaines, ces métiers sont différents, un gestionnaire de paie est un technicien du bulletin de paie avant tout.
Il y a aussi quelques tâches de comptabilité à prévoir mais on est loin de ce que fait un comptable avec un BTS comptabilité ! Le gestionnaire de paie même s’il travaille en cabinet d’expertise-comptable doit simplement s’occuper de la comptabilisation de la paie c’est à dire produire des fichiers appelés OD grâce au logiciel de paie
Les autres tâches du gestionnaire de paie
Ce que fait aussi un gestionnaire de paie et spécifiquement dans un cabinet d’expertise-comptable, c’est conseiller les clients, même si on devrait plutôt dire répondre aux problématiques. La formation gestionnaire de paie prépare à ça.
Les questions types concernent les bulletins de paie, les charges sociales et les relations avec les caisses URSSAF, retraite et à compter de janvier 2019, les impôts avec le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
Donc en fait, le gestionnaire de paie passe beaucoup de temps au téléphone.
Les autres tâches que peuvent faire un gestionnaire de paie
En plus du traitement de la paie, un gestionnaire de paie peut faire d’autres tâches liées à la gestion de l’entreprise ou à la gestion du personnel.
Il peut, par exemple,s’occuper du suivi des dossiers des salariés en arrêt maladie ou en accident de travail. Il peut aussi faire du contrôle de gestion sociale, c’est-à-dire s’occuper des problématiques comme la rémunération et l’analyse de la masse salariale.
