Si vous voulez faire le montage d’un dossier paie sur un logiciel de paie, alors vous devez être vigilant sur les données de l’entreprise que vous allez créer. Si c’est un montage en partant des DSN, alors il vous suffit de les importer. Si c’est un nouveau dossier, vous devez tout créer dans le logiciel. Mais dans les deux cas, il convient de vérifier les informations.
Qu’est ce qu’un montage de dossier paie
Lorsque vous voulez faire les bulletins de paie d’une entreprise, vous devez utiliser un logiciel de paie. C’est une obligation car à partir du logiciel de paie, vous devez produire une DSN (déclaration sociale nominative).
Pour sortir les fiches de paie d’une entreprise et faire la DSN, il faut que les informations de la société et des salariés soient intégrées dans le logiciel de paie. C’est cette intégration ou migration de paie qu’on appelle le montage de dossier paie.
D’ailleurs sur le logiciel de paie Silae, il y a un mode montage dans la fiche société. Ce mode indique au gestionnaire de paie en charge du traitement de la paie que le dossier est en cours de création.
Les informations pour monter un dossier sur un logiciel
Les informations pour réaliser le montage dépendent de la situation de l’entreprise à reprendre.
- L’entreprise emploie déjà des salariés et des fiches de paie sont déjà produites
- Pour l’instant il n’y a pas de bulletin à produire, c’est un démarrage d’activité salarié.
Il peut exister d’autres situations mais en gros, soit vous faites un montage ex-nihilo soit vous faites une migration d’un logiciel de paie à un autre.
Si l’entreprise emploi des salariés
Dans le cas d’une entreprise où des salariés sont déjà employés alors c’est une migration de dossier. Pour faire le montage du dossier paie dans ce cas là, vous avez besoin d’un certain nombre de pièces dont les DSN des mois précédents. Depuis peu, il est possible d’une certaine manière de se passer des DSN mensuelles envoyées en utilisant la DSN ADV (DSN Amorçage Des Données Variables).
L’avantage dans le cas d’une migration de dossier c’est que vous avez la certitude que la société existe. Il n’est pas possible de faire une DSN pour une société fictive.
Dans le cadre d’un montage d’un nouveau dossier, il faut au préalable vérifier les données de l’entreprise. La migration paie s’accompagne forcément d’un audit de dossier par exemple, il faut vérifier :
- Que l’entreprise et que ses établissements soient à la bonne adresse au moment du montage
- La ou les conventions collectives applicables
- Le référentiel de paie… est-ce que ce qui est fait actuellement est conforme au droit du travail et à la convention collective applicable
L’entreprise démarre son activité d’employeur
Le montage d’un dossier dans le cadre d’un démarrage demande plus de travail. Il n’est pas possible de migrer un dossier vu que le dossier paie n’existe pas.
Vous devez tout créer depuis zéro. Vous devez créer dans le logiciel :
- La fiche société
- Les salariés
- Les organismes et vous occuper des affiliations aux organismes complémentaires
Et pour réaliser toutes ces opérations, vous devez récupérer les pièces nécessaires et faire des arbitrages comme celui de trouver la convention collective applicable.
Le montage de dossier paie n’est pas facile
Le montage est tout sauf facile. Cette opération nécessite une bonne connaissance du logiciel et de la paie en général. Si le dossier est mal monté, vous serez quitte pour payer les pots cassés. Les mêmes pots cassés que vous allez remarquer au pire moment.
Pour bien faire un montage, vous avez deux solutions :
- Faire appel à un professionnel du montage de dossier
- Vous former au logiciel de paie
Pour vous former à Silae : https://anthony.systeme.io/-d1256e00
