Signalement ADV en DSN : à quoi sert-il et comment l’utiliser ?
Lorsqu’un salarié est embauché, certaines informations sont utiles bien avant l’envoi de la prochaine DSN mensuelle. Le gestionnaire de paie peut notamment avoir besoin de récupérer son taux de prélèvement à la source (PAS), de sécuriser son identification ou d’amorcer son affiliation auprès des organismes complémentaires.
C’est précisément le rôle du signalement ADV, pour signalement d’amorçage des données variables. Ce signalement DSN permet de transmettre des informations pour un individu sans attendre la déclaration mensuelle. Il peut être utilisé à l’embauche, mais également dans plusieurs autres situations liées au PAS, aux contrats collectifs ou au changement de logiciel de paie.
Voici à quoi sert le signalement ADV, quand l’utiliser et quels retours le gestionnaire de paie peut en attendre.
Qu’est-ce que le signalement ADV en DSN ?
Le signalement ADV est un signalement associé à la DSN. Dans la norme, il est identifié par la valeur « 08 – Signalement Amorçage des données variables » dans la rubrique « Nature de la déclaration – S20.G00.05.001 ».
Contrairement à la DSN mensuelle, le signalement ADV est établi pour un seul individu. Même lorsqu’il est utilisé dans le cadre de l’affiliation d’une population à un nouveau contrat collectif, chaque signalement concerne individuellement la personne déclarée.
Son principal intérêt est d’éviter d’attendre la prochaine échéance mensuelle pour transmettre certaines données utiles aux organismes destinataires.
Le signalement ADV peut notamment servir à :
- récupérer dynamiquement le taux de prélèvement à la source ;
- initier une affiliation auprès d’un organisme complémentaire ;
- modifier certaines informations relatives aux contrats complémentaires ou aux ayants droit ;
- obtenir par anticipation le Bilan d’Identification du Salarié (BIS) ;
- récupérer certaines données d’un contrat de travail précédemment déclaré afin d’assurer son chaînage lors d’une mutation, d’un changement de tiers déclarant ou de logiciel.
Son utilisation n’est toutefois pas obligatoire.
Pourquoi utiliser le signalement ADV à l’embauche ?
L’embauche est l’un des principaux cas d’utilisation du signalement d’amorçage des données variables.
Une fois le salarié effectivement entré dans l’entreprise, le signalement ADV peut permettre au gestionnaire de paie d’obtenir rapidement plusieurs informations sans attendre la première DSN mensuelle du salarié. Pour le motif « 01 – Embauche effective de l’individu », le signalement est émis au moment de l’entrée effective du salarié ou du démarrage d’un nouveau contrat pour un salarié déjà présent dans l’entreprise.
Récupérer le taux de PAS du nouveau salarié
Lorsqu’il est transmis à la DGFiP, le signalement ADV permet de demander le taux de prélèvement à la source de l’individu.
La DGFiP retourne alors un Compte Rendu Métier (CRM) contenant :
- le dernier taux de PAS de l’individu en vigueur ;
- l’identifiant associé à ce taux ;
- les éventuelles anomalies détectées dans le signalement.
Pour une embauche effective, le CRM DGFiP de type 94 est envoyé dans un délai maximal de J+5. Le caractère « dynamique » de la récupération du taux ne signifie donc pas nécessairement que celui-ci est obtenu instantanément après l’envoi du signalement.
Pour le gestionnaire de paie, l’intérêt est concret : le taux transmis peut être récupéré avant l’établissement du premier bulletin, sous réserve naturellement de disposer du retour dans les délais nécessaires.
Amorcer l’affiliation auprès des organismes complémentaires
Le second intérêt majeur à l’embauche concerne les organismes complémentaires (OC).
Le signalement ADV permet d’initier le processus d’affiliation dès l’embauche. L’organisme complémentaire peut ensuite prendre contact avec le salarié afin de recueillir les informations nécessaires à son dossier : situation familiale ou administrative, RIB, déclaration de bénéficiaires, etc.
On peut souligner un principal intérêt de renseigner l’adresse e-mail du salarié. Cela peut faciliter et accélérer les démarches relatives à l’ouverture des droits, notamment pour la complémentaire santé et l’émission de la carte de tiers payant.
Anticiper les contrôles d’identification
Le signalement ADV permet aussi d’obtenir par anticipation le Bilan d’Identification du Salarié (BIS). L’objectif est de repérer plus tôt les éventuels problèmes d’identification de l’individu, plutôt que de les découvrir lors du traitement de la DSN mensuelle.
Pour un gestionnaire de paie, cette anticipation peut être utile lorsqu’un nouveau dossier présente une difficulté sur l’état civil ou l’identification du salarié.
Retrouver les informations d’un ancien contrat
Dans certaines situations, le signalement ADV permet également de récupérer des informations relatives à un contrat précédemment déclaré.
C’est notamment utile lors d’une mutation entre établissements, d’un changement de tiers déclarant ou d’un changement de logiciel déclaratif. Selon les situations, le CRM peut restituer notamment la date de début, le numéro et la nature du contrat connus dans les déclarations antérieures.
Cela contribue à assurer le bon chaînage des contrats dans les déclarations successives.
Le fonctionnement général du signalement ADV, ses principaux usages à l’embauche et la répartition des informations entre la DGFiP et les organismes complémentaires sont résumés dans l’infographie suivante.
Quels sont les 7 événements déclencheurs du signalement ADV ?
Chaque signalement doit indiquer la raison pour laquelle il est émis. Cette information est portée dans la rubrique « Nature de l’évènement déclencheur du signalement – S20.G00.05.011 ».
La nomenclature prévoit actuellement sept valeurs. Le destinataire varie selon le motif choisi.
| Code | Nature de l’événement déclencheur | Destinataire |
| 01 | Embauche effective de l’individu | DGFiP + organismes complémentaires |
| 02 | Embauche de l’individu suite à une mutation | DGFiP + organismes complémentaires |
| 03 | Fin de dispense d’affiliation | Organismes complémentaires |
| 04 | Changement des paramètres du contrat collectif prévoyance, santé complémentaire ou retraite supplémentaire | Organismes complémentaires |
| 05 | Transmission d’une population à affilier à un nouveau contrat | Organismes complémentaires |
| 06 | Appel de taux de PAS pour un individu non salarié | DGFiP |
| 07 | Changement de tiers déclarant ou changement de logiciel déclaratif | DGFiP |
Cette distinction est importante. Tous les signalements ADV ne poursuivent donc pas le même objectif et tous ne sont pas adressés aux mêmes organismes.
Le signalement ADV ne sert pas uniquement à l’embauche
Associer le signalement ADV uniquement à l’arrivée d’un nouveau salarié serait réducteur.
Il peut également être utilisé pour transmettre certaines évolutions ayant une incidence sur les contrats collectifs. On peut notamment citer les changements de :
- catégorie professionnelle ;
- situation familiale ;
- adresse ;
- informations relatives aux ayants droit.
L’intérêt est de transmettre ces éléments au fil de l’eau, sans attendre la DSN mensuelle suivante, afin que l’organisme complémentaire puisse ajuster la gestion du contrat et des garanties.
Autre exemple : lorsqu’un salarié bénéficiant jusqu’alors d’une dispense doit finalement être affilié au régime collectif obligatoire de l’entreprise, le motif 03 – Fin de dispense d’affiliation permet d’amorcer son affiliation auprès de l’organisme complémentaire.
Enfin, le motif 07 peut être utilisé en cas de changement de cabinet comptable, de tiers déclarant ou de logiciel de paie. Le signalement aide alors à récupérer certaines données antérieures nécessaires au chaînage des déclarations et le dernier taux de PAS disponible.
Signalement ADV et DPAE : quelle différence ?
Le signalement ADV ne doit surtout pas être confondu avec la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
La différence essentielle tient à leur nature : la DPAE est une formalité obligatoire liée à l’embauche, tandis que le signalement ADV est un dispositif facultatif destiné à anticiper certains échanges de données.
| DPAE | Signalement ADV | |
| Caractère | Obligatoire | Facultatif |
| Objectif principal | Déclarer l’embauche | Anticiper certains échanges de données |
| Moment | Avant la mise au travail, au plus tôt 8 jours avant l’embauche | Pour le motif 01 en DSN, au moment de l’entrée effective |
| PAS | Non destiné à récupérer le taux personnalisé | Peut permettre de récupérer le taux via CRM |
| Organismes complémentaires | Ne remplit pas le rôle du signalement ADV | Peut amorcer l’affiliation |
| Remplace l’autre formalité ? | Non | Non |
L’Urssaf indique que la DPAE doit être effectuée pour chaque salarié concerné, dans les huit jours précédant l’embauche et avant sa prise de poste effective. L’émission d’un ADV ne dispense donc jamais l’employeur de cette formalité.
Comment intégrer le signalement ADV dans le processus de paie ?
Dans la pratique, l’ADV doit être considéré comme une étape supplémentaire permettant d’anticiper certains traitements, et non comme un remplacement de la DSN mensuelle.
Lors d’une embauche, le processus peut par exemple être organisé ainsi :
- Effectuer la DPAE dans les délais applicables.
- Créer et contrôler le dossier du salarié dans le logiciel de paie : état civil, informations contractuelles, coordonnées et données nécessaires aux organismes complémentaires.
- Émettre le signalement ADV lorsque l’entrée du salarié est effective, avec le motif correspondant à la situation.
- Contrôler les retours disponibles : BIS, CRM DGFiP et retours des organismes complémentaires selon les destinataires concernés.
- Exploiter le taux de PAS reçu dans le processus de paie lorsqu’il est disponible et applicable.
- Vérifier l’affiliation aux régimes complémentaires et traiter les éventuelles anomalies retournées par les organismes.
- Déclarer normalement le salarié dans la DSN mensuelle : le signalement ADV ne la remplace pas.
L’intérêt de cette organisation est d’éviter que toutes les opérations liées au nouveau salarié soient concentrées au moment de la clôture de paie.
Quels sont les points de vigilance pour le gestionnaire de paie ?
Pour l’employeur
L’employeur doit continuer à respecter toutes les formalités obligatoires liées à l’embauche. Le signalement ADV constitue un outil d’anticipation, mais il ne modifie pas les obligations attachées à la DPAE.
Il faut également s’assurer que les informations transmises concernant le salarié sont suffisamment fiables pour éviter les anomalies d’identification ou d’affiliation.
Pour le salarié
Une utilisation rapide du signalement peut faciliter la prise en compte de son taux de PAS et accélérer certaines démarches auprès de sa complémentaire.
La présence de coordonnées à jour, notamment l’adresse e-mail, peut également faciliter les échanges avec l’organisme complémentaire pour finaliser le dossier d’affiliation.
Pour le gestionnaire de paie
L’émission du signalement ne constitue que la première étape. Il est important de suivre les CRM et autres retours générés après le dépôt.
À titre d’exemple, pour une embauche effective, le retour DGFiP contenant le taux de PAS peut intervenir jusqu’à J+5. Les retours des organismes complémentaires dépendent quant à eux de leur propre traitement.
Il faut donc éviter de considérer qu’un signalement envoyé équivaut automatiquement à un dossier entièrement traité.
Les erreurs à éviter avec le signalement d’amorçage des données variables
Une première erreur consiste à considérer l’ADV comme une formalité obligatoire. Il reste facultatif, même si son utilisation peut simplifier la gestion de certaines situations.
À l’inverse, il ne faut pas lui attribuer plus d’effets qu’il n’en a. Il ne remplace ni la DPAE ni la DSN mensuelle.
Autre point de vigilance : chaque signalement ADV concerne un seul individu. Le motif 05 peut concerner une population entière à affilier à un nouveau contrat, mais le signalement reste techniquement individualisé.
Enfin, l’émission doit être suivie de la consultation des retours. Une anomalie d’identification ou un problème d’affiliation détecté dans un CRM doit être traité avant qu’il ne se répercute sur les déclarations suivantes.
FAQ sur le signalement ADV
➡️ Combien de temps faut-il pour obtenir le taux de PAS après un signalement ADV ?
Pour une embauche effective, Net-entreprises indique un délai de transmission du CRM DGFiP pouvant aller jusqu’à J+5.
➡️ Peut-on utiliser un ADV lors d’un changement de logiciel de paie ?
Oui. Le motif 07 vise notamment le changement de logiciel déclaratif ou de tiers déclarant et permet de récupérer certaines informations utiles au chaînage des déclarations.
➡️ Peut-on utiliser le signalement ADV pour un non-salarié ?
Oui, le motif 06 – Appel de taux de PAS pour un individu non salarié est prévu spécifiquement à cet effet et est transmis à la DGFiP.
➡️ L’ADV permet-il de gérer les changements concernant les ayants droit ?
Oui. Le signalement peut transmettre aux organismes complémentaires certaines évolutions relatives à la situation familiale et aux informations concernant les ayants droit.
➡️ Faut-il refaire la DSN mensuelle après avoir envoyé un ADV ?
Le signalement ADV ne remplace pas la DSN mensuelle. Les informations normalement attendues dans la déclaration mensuelle doivent donc toujours y être déclarées.
➡️ Le signalement ADV remplace-t-il la DPAE lors d’une embauche ?
Non. La DPAE reste une formalité obligatoire à effectuer avant la prise de poste, alors que le signalement ADV est facultatif et poursuit d’autres objectifs.
