La gestion des bulletins de salaire est une obligation qui incombe à l’entreprise du moment qu’elle occupe au moins un salarié. Le traitement de la paie peut être réalisé en interne au sein des ressources humaines. L’entreprise peut également décider d’externaliser la gestion des fiches de paie pour limiter les anomalies.
Comment fonctionne la gestion des bulletins de paie
La gestion des bulletins de paie et de l’administration du personnel est organisée et commence toujours par la récupération des variables de paie. Puis, les éléments variables sont insérés dans le logiciel de paie pour produire les bulletins de paie.
Avant d’être éditées et distribuées aux salariés, les fiches de paie sont contrôlées par le collaborateur paie sous la supervision du responsable paie.
Une fois les bulletins de paie contrôlés, les cotisations sociales sont calculées et transmises aux organismes sociaux par l’intermédiaire de la DSN.
Le traitement de la paie demande une forte expertise, la gestion de la paie ne s’improvise pas et demande une formation dédiée à minima un niveau III du type licence professionnelle ou un titre professionnel.
Les chefs d’entreprise ont bien conscience que s’occuper de la gestion des bulletins de paie ne consiste pas simplement à faire de la saisie des éléments variables d’un logiciel de paie. C’est pourquoi, pour traiter la paie, l’externalisation est une bonne alternative pour les entreprises de toutes tailles et pas seulement les TPE.
L’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie est une des modalités de gestion des bulletins de salaire. Plutôt que d’acheter un logiciel de paie et d’employer des gestionnaires de paie en interne, l’entreprise fait appel à un prestataire (cabinet comptable ou société spécialisée) pour produire tous les mois les bulletins de salaire et déclarer en DSN (acronyme de déclaration sociale nominative) les déclarations sociales.
Par rapport à une gestion interne de la paie, l’externalisation de la gestion de la paie a l’avantage de minimiser les risques d’anomalies de gestion des bulletins en s’appuyant sur le savoir-faire d’un prestataire paie.
Ce que fait un prestataire paie
Le prestataire paie s’occupe des bulletins de paie, de l’administration du personnel. Le prestataire paie peut être soit une entreprise spécialisée en gestion de la paie ou un cabinet d’expertise comptable.
Le prestataire travaille en binôme avec le service ressources humaines de l’entreprise, cependant, il existe une répartition des tâches. L’entreprise transmet les éléments variables et le prestataire s’occupe de faire le bulletin de paie et de transmettre les charges sociales.
Les modalités de transmission des éléments variables
Les éléments variables de paie permettent de faire les paies, c’est à partir des éléments que sont calculés les salaires bruts, les cotisations sociales et le salaire net à verser aux salariés.
Les éléments de salaire sont les primes, les absences, les congés, les remboursements de frais, les indemnités et les avantages en nature. A ces variables de paie s’ajoutent les heures supplémentaires à intégrer dans la rémunération du salarié.
Le prestataire paie réalise d’autres tâches
Dans le cadre de la gestion des bulletins de salaire de manière externalisée, le prestataire peut être amené à établir des contrats de travail, produire les soldes de tout compte. Le solde de tout compte fait partie des attestations à remettre aux salariés en fin de contrat de travail.
Il peut aussi se charger de tâches normalement attribuées au service RH comme la gestion des données sociales, l’établissement de tableaux de bord, le suivi de la prévoyance lorsque les salariés sont en maladie. Le cabinet paie s’occupe également des écritures comptables.
Faire appel à un cabinet d’expertise-comptable ou à un gestionnaire de paie indépendant permet de réduire les anomalies liées à la gestion des bulletins de salaire qui conduisent à des redressements URSSAF.
Les anomalies liées à la gestion de la paie
Les anomalies liées à la gestion de la paie sont connues et documentées suite au contrôle des cotisants par l’URSSAF.
D’après une étude du ministère du travail, 40% des bulletins de paie présentent des anomalies et aboutissent à des redressements.
Suite à l’analyse de ces redressements, il est possible de connaître l’origine des erreurs de paie. Les erreurs de gestion de la paie sont soit dues à une méconnaissance des réglementations sociales et paie, soit à une mauvaise application des grilles de salaires issues de la convention collective applicable au sein de l’entreprise.
Méconnaissance des réglementations paie
Il n’est pas étonnant que la mauvaise gestion des bulletins de paie soit liée à une méconnaissance des réglementations paie. Pour pondérer, il faut dire que la gestion de la paie est complexe et nécessite des connaissances en droit, en technique de paie pour fournir un travail de qualité.
L’autre point de blocage dans le traitement de la paie concerne la gestion des grilles de salaires de la convention collective.
Méconnaissance de la convention collective
Pour assurer la gestion des bulletins de salaire, il est important que le gestionnaire de paie respecte les grilles de salaires de la convention collective lors de l’établissement des bulletins de paie.
Le problème c’est qu’il existe plus de 700 conventions collectives en France et qu’il est compliqué pour un non spécialiste de la paie d’analyser les conventions collectives régissant les conditions de travail.
C’est pourquoi, en vous appuyant sur un prestataire formé ou en formant vos gestionnaires de paie en interne, vous allez limiter les anomalies liées à la gestion de la paie.
