La DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche)

La DPAE (ex-DUE) est une formalité d’embauche que l’employeur se doit d’accomplir. La loi impose des délais pour déclarer le salarié. Pour faire concrètement la DPAE, vous avez plusieurs solutions dont le site de l’URSSAF. Il existe également une possibilité de modifier la DPAE en cas d’erreur. 

Pourquoi faire une DPAE

Réaliser la Déclaration Préalable A l’Embauche lors de l’embauche d’un nouveau salarié est une obligation légale. Accomplir cette formalité d’embauche relève de la responsabilité de l’employeur. Ce dernier est tenu de déclarer le salarié sous peine de sanctions.

La DPAE permet aussi au salarié d’être déclaré auprès des organismes sociaux. Le fait d’affilier un salarié auprès des organismes sociaux lui ouvre des droits.

• Assurance santé
• Assurance vieillesse
• Chômage
• …

Délai pour réaliser la déclaration préalable à l’embauche

La déclaration à l’embauche doit être réalisée avant la prise de fonction du salarié. Bien sûr, si le salarié doit réaliser une période d’essai, la déclaration doit être transmise avec cette période d’essai.

Il est possible d’anticiper la DPAE, mais dans certaines limites. Vous pouvez accomplir cette formalité au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche.

Le fait pour l’employeur d’être en retard dans son obligation de déclaration l’expose à des sanctions.

Comment faire une DPAE

Il n’existe pas de modalité unique pour accomplir cette formalité obligatoire. Plusieurs moyens sont à disposition de l’employeur.

• La DPAE peut être faite sur net-entreprise. Pour cela, l’employeur ou le tiers déclarant doit disposer d’un compte sur net-entreprises. Une fois sur le site, il suffit de remplir le formulaire.

• Vous pouvez aussi faire la DPAE sur le site de l’URSSAF. Là, pas besoin d’avoir un compte sur le site DUE de l’URSSAF. Vous allez sur le site dédié pour accomplir la formalité.

• Si vous avez un logiciel de paie, il est possible de transmettre directement via un système EDI votre DPAE(Ex-DUE) à l’URSSAF via net-entreprises.

Les informations dont vous avez besoin pour accomplir la déclaration

Pour être tranquille lors de l’établissement de la déclaration, il convient de préparer les informations attendues.

Vous aurez besoin des informations de l’entreprise :

• De la dénomination sociale de l’entreprise ou les nom et prénom de l’employeur
• Du code NAF ou code APE (ce sont les mêmes)
• Du numéro de SIRET de l’établissement qui accueille le nouveau salarié
• Le service de santé dont dépend l’entreprise. Il existe une liste complète. Attention, le fait de faire le Déclaration Préalable ne vous exonère pas de prendre rendez-vous avec le médecin du travail

Enfin, vous aurez besoin des informations du salarié :

• Prénom et nom du nouvel embauché
• Son numéro de Sécurité Sociale. Si jamais vous ne l’avez pas, le fait de faire le DPAE déclenche une demande d’immatriculation auprès de la CPAM.
• La date et l’heure de l’embauche. Attention donc au délai pour faire la DPAE
• Les informations du contrat de travail : type de contrat de travail (CDI,CDD,…), la date de début de contrat, la date de fin de contrat dans le cadre d’un CDD notamment. 
• La période d’essai si cette dernière est applicable. Par exemple si c’est un CDI sans période d’essai

Comment corriger une erreur dans la DPAE

Il est possible, qu’à un moment donné, vous fassiez une erreur dans votre déclaration d’embauche. Il est possible dans certains cas de corriger la DPAE.

Pour modifier votre déclaration, vous devez disposer d’un compte URSSAF. Sur ce compte URSSAF, dans le service en ligne vous avez une option pour modifier une DPAE.