Voici un tableau reprenant toutes les formalités à accomplir en cas d’embauche d’un salarié. Vous trouverez aussi l’ensemble des tâches à réaliser lors de la première embauche.
Qu’est-ce qu’une formalité d’embauche ?
Les formalités d’embauche font partie de l’administration du personnel. Une formalité est une action administrative à réaliser imposée par la loi.
Si un tel acte n’est pas fait, alors l’entreprise s’expose à des sanctions. Les sanctions vont de la relance jusqu’à des peines d’emprisonnement.
Qui doit accomplir les formalités ?
Ces obligations incombent à l’employeur. C’est-à-dire que lorsqu’une entreprise embauche un salarié, c’est l’entreprise qui doit accomplir l’ensemble des actes sous peine de sanctions.
La plupart des formalités sont à faire au moment de l’embauche du salarié.
Comment accomplir les formalités ?
Pour mener à bien ces tâches, l’employeur doit réaliser une DSN. En effet, la DSN regroupe de nombreuses formalités. D’autres formalités sont réalisées via le TESE.
Enfin, il existe des procédures spécifiques de saisie de formulaire sur le site des organismes sociaux.
Quelles sont les formalités obligatoires liées à l’embauche ?
Lors de l’embauche d’un salarié, certaines formalités sont obligatoires pour être en conformité avec la législation. Voici les principales formalités à accomplir :
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- DPAE (Déclaration Préalable à l’Emploi) : Déclarer l’embauche sur le site de l’URSSAF avant la prise de poste du salarié.
- Inscription au registre du personnel : Mentionner chaque salarié dans le registre du personnel dès l’embauche.
- Affiliation à la caisse de retraite complémentaire : Enregistrer le salarié auprès de l’organisme de retraite complémentaire via la DSN mensuelle.
- Affiliation à la mutuelle : Proposer une couverture santé collective obligatoire et envoyer le bordereau d’affiliation.
- Visite médicale : Organiser une visite médicale d’embauche auprès d’un centre de santé du travail.
- Information sur la convention collective : Mentionner la convention collective applicable dans le contrat de travail.
- Remettre les documents obligatoires : Donner au salarié le contrat de travail, la notice d’information sur la protection sociale, et le livret d’épargne.
Tableau récapitulatif des formalités d’embauche
| Formalités | Procédures à suivre |
| DPAE (Déclaration Préalable A l’Emploi) | Formulaire en ligne sur le site de l’URSSAF |
| Registre du personnel | Inscription sur le registre du personnel de la mention embauche pour le salarié entrant dans l’effectif de l’entreprise |
| Affiliation à la caisse de retraite complémentaire | Envoi de la DSN mensuelle incluant les données du salarié |
| Affiliation à la mutuelle | Choix d’un organisme complémentaire pour la mutuelle et envoi du bordereau d’affiliation. Possibilité de dispense. |
| Affiliation à la prévoyance | Choix d’un organisme complémentaire pour la prévoyance et envoi du bordereau d’affiliation. Attention affiliation obligatoire pour les cadres. |
| Informer le salarié sur les éléments de son contrat | Remettre un contrat de travail ou une lettre récapitulative |
| Informer le salarié sur la convention collective applicable | Mention incluse dans le contrat de travail (par exemple) |
| Donner la notice d’information sur la protection sociale | Remettre les documents préparés à cet effet par l’assureur |
| Donner le livret d’épargne salarié | Remettre les documents préparés à cet effet par le gestionnaire des fonds |
| Visite médicale | Prendre RDV avec un centre médical |
| Informer le salarié sur son droit à un entretien annuel tous les 2 ans | Mention incluse dans le contrat de travail (par exemple) |
| Déclaration préalable à l’inspection du travail | Courrier à envoyer dans le cadre d’une première embauche |
| Affiliation de l’employeur aux organismes sociaux | DSN+ souscription de contrat+ recherche caisse de retraite complémentaire |
| Créer un compte net-entreprises | Aller sur le site net entreprises |
| Situations particulières | |
| Vérification du titre de travail du salarié étranger | Contacter le service de la préfecture |
| Informer le salarié sur ses conditions d’expatriation | Contacter l’ambassade, le consulat ou la DREETS |
| Détachement en France | Utiliser le service SIPSI |
| Embauche d’un jeune de 14 ans et de moins de 16 ans pendant les vacances scolaires | Demande d’autorisation à la DREETS |
| Embauche avocat salarié | Déclaration à la Caisse Nationale des Barreaux Français |
| Embauche d’un journaliste | Remettre la charte déontologique |
| Embauche d’un alternant | Dépôt du contrat à l’OPCO |
| Travail à domicile | Informer la DREETS |
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