Voici un tableau reprenant toutes les formalités à accomplir en cas d’embauche d’un salarié. Vous trouverez aussi l’ensemble des tâches à réaliser lors de la première embauche.

Qu’est ce qu’une formalité d’embauche

Les formalités d’embauche font partie de l’administration du personnel. Une formalité est une action administrative à réaliser imposée par la loi.

Si un tel acte n’est pas fait, alors l’entreprise s’expose à des sanctions. Les sanctions vont de la relance jusqu’à des peines d’emprisonnement.

Qui doit accomplir les formalités

Ces obligations incombent à l’employeur. C’est -à-dire que lorsqu’une entreprise embauche un salarié, alors c’est l’entreprise qui doit accomplir l’ensemble des actes sous peine de sanctions.

La plupart des formalités sont à faire au moment de l’embauche du salarié.

Comment accomplir les formalités

Pour mener à bien ces tâches, l’employeur doit réaliser une DSN. En effet, la DSN regroupe de nombreuses formalités. D’autres formalités sont réalisées via le TESE.

Enfin, il existe des procédures spécifiques de saisie de formulaire sur le site des organismes sociaux.

Tableau récapitulatif des formalités d’embauche

Formalités
DPAE (Déclaration Préalable A l’Emploi) Formulaire en ligne sur le site de l’URSSAF
Registre du personnel Inscription sur le registre du personnel de la mention embauche pour le salarié entrant dans l’effectif de l’entreprise
Affiliation à la caisse de retraite complémentaire Envoi de la DSN mensuelle incluant les données du salarié
Affiliation à la mutuelle Choix d’un organisme complémentaire pour la mutuelle et envoi du bordereau d’affiliation. Possibilité de dispense.
Affiliation à la prévoyance Choix d’un organisme complémentaire pour la prévoyance et envoi du bordereau d’affiliation. Attention affiliation obligatoire pour les cadres.
Informer le salarié sur les éléments de son contrat Remettre un contrat de travail ou une lettre récapitulative 
Informer le salarié sur la convention collective applicable Mention incluse dans le contrat de travail (par exemple)
Donner la notice d’information sur la protection sociale Remettre les documents préparés à cet effet par l’assureur
Donner le livret d’épargne salarié  Remettre les documents préparés à cet effet par le gestionnaire des fonds
Visite médicale Prendre RDV avec un centre médicale
Informer le salarié sur son droit à un entretien annuel tous les 2 ans Mention incluse dans le contrat de travail (par exemple)
Déclaration préalable à l’inspection du travail Courrier à envoyer dans le cadre d’une première embauche
Affiliation de l’employeur aux organismes sociaux DSN+ souscription de contrat+ recherche caisse de retraite complémentaire
Créer un compte net-entreprises Aller sur le site net entreprises
Situations particulières
Vérification du titre de travail du salarié étranger Contacter le service de la préfecture
Informer le salarié sur ses conditions d’expatriation Contacter l’ambasssade, le consulat ou la DREETS
Détachement en France Utiliser le service SIPSI
Embauche d’un jeune de 14 ans et de moins de 16 ans pendant les vacances scolaires  Demande d’autorisation à la DREETS
Embauche avocat salarié Déclaration à la Caisse Nationale des Barreaux Français
Embauche d’un journaliste Remettre la charte déontologique
Embauche d’un alternant  Dépôt du contrat à l’OPCO
Travail à domicile Informer la DREETS

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