Faire une DPAE permet d’enregistrer administrativement l’entrée d’un salarié dans l’entreprise. Etablir la déclaration d’embauche est une obligation. La DPAE doit être réalisée dans les délais: 8 jours avant l’entrée du salarié dans l’entreprise ou juste avant son entrée effective.
Pour faire une DPAE, il existe plusieurs solutions, la première consiste à faire la DPAE via un logiciel de paie ou SIRH. La seconde solution consiste à utiliser le service offert sur le site de l’URSSAF. Dans cet article, je partage avec vous un tutoriel pour vous expliquer comment, en utilisant le site de l’URSSAF, vous pouvez faire une DPAE et éviter les redressements en cas de contrôle de l’inspection du travail. Il y a quelques années on ne parlait pas de DPAE mais de DUE, déclaration unique d’embauche, mais tout comme la gestion de la paie, la gestion du personnel connaît beaucoup de changements.
Il y a 4 étapes à respecter pour faire correctement une DPAE sur le site de l’URSSAF
- Avoir les informations sur l’entreprise, le salarié et le contrat
- Se connecter sur le site https://www.due.urssaf.fr
- Remplir l’ensemble des champs
- Enregistrer la DPAE
- Remettre une copie de la déclaration préalable à l’embauche au salarié ou mettre une notion spécifique sur le contrat de travail
Un certain nombre d’informations sont nécessaires pour faire une DPAE : il faut des informations au sujet
- de l’entreprise
- du futur salarié
- sur le contrat de travail
Préparer les éléments pour faire une DPAE sur le site de l’URSSAF
Les informations au niveau de l’entreprise
- Numéro de SIRET de l’entreprise
- Code Naf de l’entreprise
- Nom ou raison sociale
- Adresse de l’établissement
- Code postal
- Commune
- URSSAF dont dépend l’entreprise
- Téléphone
Une partie de ces informations sont sur l’avis de situation du répertoire SIREN ou sur les bulletins de paie. En tant que gestionnaire de paie, vous devez avoir ses informations sous la main, dans une bible de paie par exemple.
Les informations au niveau du salarié
Toutes les informations au niveau salarié sont disponibles sur la carte d’identité du salarié et sur sa carte vitale.
- Nom de naissance
- Nom marital
- Prénoms
- Sexe
- Date de naissance
- Lieu de naissance (Numéro de département, commune)
- Numéro de sécurité sociale ( s’il y en a pas une demande d’immatriculation sera envoyée en même temps que la DPAE)
Informations au sujet du contrat de travail
Pour faire une DPAE, il vaut mieux avoir déjà préparé un contrat de travail, mais ce n’est pas obligatoire. Au vue des informations à remplir sur le site de l’URSSAF cela simplifie les choses.
Il vous faudra aussi les informations au sujet du service de santé au travail.
- Type de contrat de travail (CDD, CDI, Contrat de travail temporaire)
- Date prévisible d’embauche
- Heure prévisible d’embauche
- Durée de la période d’essai
- Service de santé au travail
Aller sur le site de l’URSSAF pour faire une DPAE
Pour faire la déclaration d’embauche, rendez-vous sur le site https://www.due.urssaf.fr avec l’ensemble des informations préparées précédemment :
- Les informations au niveau de l’entreprise
- Les coordonnées du salarié à déclarer sur le site de l’URSSAF pour faire la DPAE
- Les données essentielles du contrat de travail
La prochaine étape pour déclarer le salarié et remplir ses obligations sociales (ou les obligations des clients du cabinet d’expertise-comptable), c’est de remplir les champs ci-dessous. Il suffit de suivre les instructions et d’avoir les bonnes informations.
Enregistrer la DPAE
Une fois la DPAE réalisée, il convient de l’enregistrer, d’en conserver une copie dans l’entreprise soit de manière physique (papier) ou de manière dématérialisée dans une GED sécurisée.
Remettre une copie de la DPAE
Il convient ensuite de donner une copie de la déclaration au nouvel embauché. Il est aussi possible de mettre une référence à la déclaration préalable à l’embauche sur le contrat de travail du salarié.
