Pour s’assurer de la bonne qualité des DSN, vous devez contrôler les comptes-rendus DSN mis à disposition par net-entreprises suite à la mise en place de la norme NEORES.
La qualité des données issues de la Déclaration Sociale Nominative est devenue un enjeu majeur pour les organismes sociaux. Car c’est de la qualité des DSN dont dépendent les droits des salariés. C’est pourquoi, vous devez vous appuyer sur les comptes-rendus issus de la Norme d’Échange Optimisée des retours Sociaux.
Rappel : qu’est-ce que la DSN ?
La DSN est un fichier dématérialisé produit par le logiciel de paie. Il regroupe des dizaines de formalités (un peu plus de 70) et est le seul moyen de transmission des droits des salariés.
Il est déposé tous les mois sur le site net-entreprises à des fréquences qui dépendent de l’effectif de l’entreprise (le 5 ou 15 du mois suivant la période de paie).
Les organismes sociaux réceptionnent les déclarations et, en fonction des informations issues des déclarations sociales nominatives, attribuent des droits aux salariés.
Si les fichiers comportent des erreurs ou des omissions ou si les déclarations sont mal construites, alors les salariés peuvent être privés de leur droit.
C’est pourquoi, les organismes transmettent des comptes-rendus sur d’éventuelles anomalies que le gestionnaire de paie doit corriger.
Les anomalies en DSN
Lorsque vous faites une DSN, et avant d’en faire le dépôt sur net-entreprises, cette dernière est contrôlée. Le logiciel peut vous donner plusieurs retours :
- DSN OK : il n’y a pas d’erreur de structuration du fichier
- DSN avec anomalie non bloquante : le fichier est mal structuré mais est accepté par le système
- DSN avec anomalie bloquante : il existe au moins une erreur qui engendre un rejet total de la DSN
Mais ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de motif de rejet de prime abord, que la DSN ne comporte pas d’anomalie.
C’est pourquoi les organismes sociaux mettent à disposition des comptes-rendus DSN pour aider les gestionnaires de paie à s’assurer que les données transmises soient conformes.
Ces comptes-rendus DSN sont des comptes-rendus métier.
Comment fonctionne les comptes-rendus métier NOEReS
Après l’envoi de la DSN, le fichier est analysé puis des retours sont générés par le système. Désormais, les retours sont structurés de la même manière suite au déploiement de NOEReS.
Quand et où sont disponibles les CRM
Lorsque vous déposez la DSN, vous recevez un CRM (compte-rendu métier). Vous avez un premier retour 4 heures suivant le dépôt de la DSN ( CRM 119) et ou 5 jours plus tard (CRM 120).
Ces comptes-rendus DSN sont disponibles sur votre espace net-entreprises ou sont remontés ou consultables directement dans votre logiciel de paie.
Vous devez donc suivant vos préférences et votre logiciel :
- Allez consulter les CR sur net entreprises
- Consulter les informations sur le logiciel de paie
Que contiennent les comptes-rendus
Les organismes tel que l’URSSAF mentionnent l’origine des erreurs ainsi qu’une aide à la résolution.
Par exemple, vous serez informé si votre DSN comporte des erreurs de bases ou de taux. Ou s’il y a des problèmes dans le calcul des exonérations telles que la réduction générale des cotisations ou les exonérations sur les heures supplémentaires/ complémentaires.
Que faire avec les comptes-rendus
Après avoir contrôlé les CRM, il faut apporter les corrections attendues. Il existe 3 cas de figures à prendre en compte pour les corrections :
- La DSN est conforme et le compte-rendu DSN est OK. Dans ce cas, vous n’avez rien à faire.
- Le CRM indique des erreurs. Dans ce cas, vous devez apporter des corrections et là, vous avez deux scénarios possibles en fonction de la date d’envoi de la DSN.
Comment corriger les DSN en fonction des comptes-rendus
Vous êtes encore dans les délais de dépôt d’une DSN mensuelle
Si vous avez envoyé les DSN quelques jours avant les échéances du 5 ou du 15, vous pouvez faire une DSN annule et remplace. Et dans cette annule et remplace, vous intégrez les corrections en fonction des anomalies remontées par les CRM. Attention au délai à prendre en compte pour la DSN annule et remplace.
L’échéance de la déclaration est passée
Par contre, si l’échéance de la DSN est dépassée, vous devez apporter toutes corrections sur la mensuelle suivante. Pour se faire, vous devez apporter les corrections et si besoin faire un bloc régul.
Pourquoi fiabiliser la DSN
La paie s’industrialise. La gestion de la paie est en train de devenir de plus en plus automatisée et standardisée. L’objectif avec la DSN et les comptes-rendus c’est d’améliorer l’efficacité et la fiabilité du traitement de la paie tout en réduisant les coûts et les erreurs.
