Voici la procédure pour migrer de votre logiciel de paie actuel vers le logiciel de paie Silae facilement.
Pour réaliser cette opération, vous avez besoin de récupérer des pièces pour le montage du dossier paie, vous avez besoin de temps et surtout vous devez être formé au logiciel Silae.
Migration vers Silae : 3 cas de figure
Il existe 3 cas de figures pour la migration vers Silae.
- Le premier cas de figure : les paies sont traitées sur Silae et vous souhaitez migrer d’un prestataire paie à un autre.
- Le second cas : les paies sont traitées sur un autre logiciel de paie et vous souhaitez les traiter sur Silae
- Dernier cas : le dossier paie n’existe pas ou plus et vous devez créer l’ensemble des données de paie à zéro sur le nouveau système de paie.
Vous le voyez, il existe 3 façons de migrer sur Silae. Maintenant, allons plus dans le détail de la gestion de la migration d’un dossier de paie.
Changer d’un prestataire Silae vers un autre
Ce cas de figure de migration peut se présenter en cas de changement de prestataire paie. Par exemple, dans le cas du départ d’un cabinet d’expertise-comptable qui utilise déjà Silae.
C’est le cas notamment pour faire confier le traitement de la paie à un autre prestataire paie plus impliqué dans la gestion du dossier.
Internaliser la paie avec Silae
Pour internaliser la paie en s’appuyant sur un prestataire spécialisé dans la mise à disposition de Silae.
Pour migrer de Silae vers Silae, c’est simple et la procédure de migration est la suivante :
- Exporter le dossier du domaine. L’ancien prestataire exporte de son domaine le dossier paie du client. Pour ce faire, il faut aller dans outils/export d’un dossier paie. Une fois le dossier exporté, il faut passer à l’étape suivante. L’export est gratuit.
- Intégrer le dossier dans votre domaine Silae. Une fois le dossier paie en votre possession, il convient de l’intégrer dans le logiciel de paie. Pour cela se rendre dans outils/import d’un dossier paie. L’import nécessite un mot de passe. Ce mot de passe vous est communiqué sur demande par votre commercial. Attention l’import génère une facturation de Silae.
L’intérêt de l’export du dossier c’est que vous allez retrouver un dossier sur Silae prêt à l’emploi.
- Les bulletins de paie et les Déclarations Sociales Nominatives DSN seront paramétrés.
- Vous pouvez faire le traitement de la paie directement.
Seul problème : si le dossier est mal paramétré, vous serez quitte pour tout réajuster. Donc même en cas d’export, il faut auditer le dossier avant de faire les paies.
Migrer d’un autre logiciel de paie vers Silae
Il existe quantité de logiciels de paie, mais ce n’est pas impossible de passer d’un logiciel à Silae car la seule condition est d’avoir accès aux pièces nécessaires pour le montage du dossier paie.
Les pièces essentielles sont notamment les DSN des mois précédents la reprise de la paie sur Silae.
Les DSN mensuelles sont importantes car le logiciel permet de les intégrer directement.
En effet, en intégrant les DSN, le logiciel reprend automatiquement toutes les données que contiennent les fichiers de DSN comme par exemple :
- Les informations de la fiche société : coordonnées de l’entreprise, convention collective applicable, information sur l’effectif,…
- Les fiches salariés. Grâce au DSN, Silae intègre les salariés. Vous avez les coordonnées des salariés, leur salaire brut
- Les anciens salaires. Concrètement, en mettant une DSN, vous avez des fiches de paie reconstituées.
Attention vous n’aurez pas de reprise de plafond car la DSN n’intègre pas assez d’informations pour une reprise des tranches de salaire.
Donc pour migrer vers Silae à partir d’un autre système de paie, vous devez intégrer les DSN. Ensuite, vous devez finir tout le montage du dossier, notamment intégrer les fiches de paramétrage DSN.
Et en fin de paramétrage, il faudra tout vérifier avant de passer à la production de la paie et des charges sociales.
Créer un dossier paie depuis zéro sur Silae
Si vous devez créer un nouveau dossier sur Silae ou si vous n’avez aucune donnée paie du logiciel précédent vous devez tout faire depuis zéro.
En gros, vous devez créer :
- La fiche société de l’entreprise en fonction notamment des informations du répertoire Siren et de vos connaissances de la société et de son activité réelle
- Toutes les fiches salariés. Vous devez paramétrer les salariés un par un. Y compris leur salaire brut et leur classement par rapport à la convention collective applicable
- Intégrer les fiches de paramétrage et faire les paramétrages nécessaires pour la DSN
Créer un dossier depuis zéro prend du temps. Il n’existe pas de raccourci pour aller vite, sinon avoir suivi une formation à Silae qui intègre la pratique du logiciel.
Réussir la migration ou ruiner le dossier paie
Soyons clair, si la migration est mal faite, le dossier paie sera mal paramétré et du coup, tous les bulletins de paie auront des erreurs.
Autant vous dire que même si le logiciel de paie Silae est un bon système de paie avec de nombreuses fonctions, si vous ne savez pas l’utiliser alors vous allez produire des erreurs de paie à la chaîne.
Pour sécuriser le paramétrage et votre migration, vous pouvez :
- Soit confier le montage des nouveaux dossiers à un spécialiste des migrations
- Soit vous former au montage de dossier paie
- Soit choisir un bon prestataire de paie
