Calcul de l’effectif d’une entreprise : quelles règles appliquer ?
Le calcul de l’effectif d’une entreprise ne consiste pas simplement à compter le nombre de salariés présents dans les locaux ou inscrits sur la paie. Une même entreprise peut avoir plusieurs effectifs selon l’obligation que vous cherchez à appliquer.
C’est un point important en gestion de la paie. L’effectif peut modifier une échéance de DSN, le montant de certaines contributions, les règles applicables au CSE ou encore certaines obligations liées à un licenciement économique.
La bonne méthode consiste donc à partir de l’obligation ou du seuil que vous souhaitez vérifier, puis à rechercher la règle de décompte qui lui est applicable.
Pourquoi ne faut-il pas simplement compter les salariés ?
Imaginons une entreprise qui emploie directement 9 salariés à temps plein et accueille également 2 salariés mis à disposition par une entreprise extérieure depuis plus d’un an.
Dans certaines situations relevant du Code du travail, ces salariés mis à disposition peuvent entrer dans le calcul de l’effectif, à proportion de leur temps de présence. À l’inverse, le décompte utilisé par la Sécurité sociale exclut en principe les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure de l’effectif de l’entreprise d’accueil.
Selon l’obligation recherchée, l’entreprise pourrait donc être considérée comme ayant un effectif différent.
C’est pourquoi la question à se poser n’est pas :
« Combien avons-nous de salariés ? »
mais plutôt :
« Quel effectif dois-je retenir pour cette obligation précise ? »
Quels sont les deux principaux modes de calcul de l’effectif ?
Deux grands ensembles de règles servent de référence.
| Décompte | Base juridique principale | Logique générale | Exemples d’utilisation |
| Décompte « Sécurité sociale » | Article L.130-1 du Code de la sécurité sociale | Effectif salarié annuel calculé à partir des effectifs mensuels | Cotisations, DSN, forfait social, versement mobilité, certains dispositifs d’épargne salariale |
| Décompte « Code du travail » | Articles L.1111-2 et L.1111-3 du Code du travail | Prise en compte différente selon le contrat, la présence et le temps de travail | CSE, représentation syndicale, certains seuils liés au licenciement économique |
Cette distinction constitue un bon point de départ, mais elle ne suffit pas toujours. Certaines dispositions du Code du travail renvoient expressément au mode de calcul prévu par le Code de la sécurité sociale.
Le décompte prévu par le Code de la sécurité sociale
L’article L.130-1 du Code de la sécurité sociale prévoit que l’effectif salarié annuel correspond, en principe, à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l’année civile précédente. L’effectif est déterminé au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus.
L’Urssaf calcule cet effectif à partir des données transmises en DSN.
Un salarié à temps plein présent pendant tout le mois compte normalement pour une unité. Pour un salarié à temps partiel, le décompte est effectué au prorata de sa quotité de travail. Une entrée ou une sortie en cours de mois entraîne également une proratisation.
Certains salariés ou contrats sont exclus du calcul. L’Urssaf cite notamment :
- les CDD conclus pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu ;
- les apprentis ;
- les contrats de professionnalisation ;
- certains contrats aidés ;
- les stagiaires ;
- les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure dans l’entreprise d’accueil ;
- les mandataires sociaux ne disposant pas d’un contrat de travail entrant dans le décompte.
Il existe toutefois de nombreuses particularités selon le dispositif concerné. Il ne faut donc pas transformer cette liste générale en règle absolue.
Le décompte prévu par le Code du travail
Les règles générales figurent aux articles L.1111-2 et L.1111-3 du Code du travail.
Les CDI à temps plein et les travailleurs à domicile sont intégralement pris en compte.
Les CDD, les salariés intermittents, certains salariés mis à disposition et les salariés temporaires sont en principe pris en compte à proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents. Les salariés recrutés pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu sont cependant exclus dans les situations prévues par le texte.
Les salariés à temps partiel sont comptabilisés en rapportant leurs horaires contractuels à la durée légale ou conventionnelle du travail.
L’article L.1111-3 exclut par ailleurs notamment :
- les apprentis ;
- certains titulaires de contrats aidés ;
- les titulaires d’un contrat de professionnalisation pendant la période prévue par le texte.
Une exception existe notamment pour les règles relatives à la tarification des accidents du travail et maladies professionnelles.
Vous pouvez utiliser l’infographie ci-dessous comme aide-mémoire pour visualiser la logique : partir de l’obligation, identifier le mode de décompte applicable, puis seulement calculer l’effectif.
Une obligation du Code du travail peut-elle utiliser le décompte Sécurité sociale ?
Oui. C’est précisément l’une des difficultés du calcul de l’effectif.
La localisation d’une obligation dans le Code du travail ne signifie pas automatiquement que les articles L.1111-2 et L.1111-3 doivent être utilisés.
L’obligation d’emploi des travailleurs handicapés en fournit un exemple. L’article L.5212-1 du Code du travail prévoit expressément que l’effectif salarié et le franchissement du seuil sont déterminés selon les modalités de l’article L.130-1 du Code de la sécurité sociale, avec certaines règles particulières propres à l’OETH.
Il en va également ainsi de la participation obligatoire. Pour déterminer si le seuil de 50 salariés est atteint, l’effectif et le franchissement du seuil sont déterminés selon les modalités de l’article L.130-1 du Code de la sécurité sociale. L’obligation s’applique à compter du premier exercice ouvert après cinq années civiles consécutives au cours desquelles le seuil a été atteint ou dépassé.
La méthode la plus sûre reste donc de consulter le texte qui institue l’obligation concernée afin d’identifier la règle de décompte applicable.
Quelles obligations dépendent du décompte « Sécurité sociale » ?
Le calcul de l’effectif selon les règles sociales intervient dans de nombreuses situations rencontrées par un gestionnaire de paie.
Les dates de transmission de la DSN et de paiement des cotisations
L’effectif intervient notamment dans la détermination des échéances.
En 2026, un employeur de moins de 50 salariés transmet en principe sa DSN au plus tard le 15 du mois suivant.
Pour une entreprise d’au moins 50 salariés qui verse la paie au cours du même mois que la période de travail, la DSN doit en principe être transmise le 5 du mois suivant. Une paie décalée peut conduire à une échéance au 15.
Les dates de paiement des cotisations Urssaf sont également alignées sur ces échéances, sous réserve des règles propres à la situation de l’employeur.
La déduction forfaitaire patronale sur les heures supplémentaires
L’effectif continue d’avoir une conséquence importante sur la valeur de la déduction forfaitaire patronale.
Depuis le 1er janvier 2026, le seuil de 250 salariés qui limitait auparavant le bénéfice du dispositif a été supprimé. Les employeurs éligibles à la réduction générale peuvent bénéficier de cette déduction quel que soit leur effectif. En revanche, son montant diffère : l’Urssaf indique 1,50 € par heure supplémentaire pour les employeurs de moins de 20 salariés et 0,50 € pour ceux d’au moins 20 salariés.
L’effectif ne détermine donc plus, en 2026, le droit même à la déduction selon un seuil de 250 salariés, mais il reste déterminant pour son montant.
Le forfait social
L’effectif peut également modifier l’assujettissement au forfait social.
Par exemple, le forfait social de 8 % sur certaines contributions patronales de prévoyance complémentaire est dû à partir de 11 salariés.
Pour l’épargne salariale, les seuils varient selon la somme concernée. L’Urssaf rappelle notamment des exonérations de forfait social pour certaines sommes liées à la participation et aux plans d’épargne dans les entreprises non tenues de mettre en place la participation, ainsi que pour l’intéressement dans les entreprises de moins de 250 salariés.
Il faut donc identifier non seulement l’effectif, mais aussi la nature exacte de la somme versée.
Le contrôle Urssaf sur pièces
L’effectif intervient également dans les modalités de contrôle.
Pour les structures employant moins de 11 salariés, l’Urssaf peut notamment effectuer un contrôle sur pièces dans ses propres locaux, à partir des documents communiqués par le cotisant.
Le versement mobilité
Le versement mobilité constitue un cas particulier.
L’assujettissement intervient en principe lorsqu’une entreprise atteint au moins 11 salariés dans une zone où le versement mobilité est institué. Le calcul repose sur les règles de droit commun issues du décompte Sécurité sociale, mais l’effectif doit être apprécié par zone de versement mobilité et non simplement au niveau global de l’entreprise.
Des règles particulières permettent également de déterminer dans quelle zone rattacher certains salariés, notamment lorsqu’ils travaillent durablement en dehors de leur établissement.
C’est donc un bon exemple d’obligation pour laquelle connaître l’effectif moyen annuel global ne suffit pas.
Quelles obligations utilisent le décompte du Code du travail ?
Les articles L.1111-2 et suivants restent la référence pour plusieurs obligations importantes en droit du travail.
La mise en place du CSE
Un comité social et économique doit être mis en place dans une entreprise d’au moins 11 salariés.
Mais atteindre ponctuellement 11 salariés ne suffit pas : l’obligation de mise en place apparaît lorsque cet effectif a été atteint pendant 12 mois consécutifs. Les modalités de calcul renvoient notamment à l’article L.1111-2 du Code du travail.
C’est une différence essentielle avec le mécanisme de franchissement de seuil de cinq années civiles prévu par le Code de la sécurité sociale.
Le nombre de représentants au CSE
Une fois le CSE mis en place, son effectif détermine également le nombre de titulaires de la délégation du personnel et, en l’absence d’accord aménageant ces paramètres dans les conditions légales, le nombre d’heures de délégation.
À titre d’exemple, le tableau réglementaire prévoit :
- 1 titulaire de 11 à 24 salariés ;
- 2 titulaires de 25 à 49 salariés ;
- 4 titulaires de 50 à 74 salariés ;
- 5 titulaires de 75 à 99 salariés.
Le tableau se poursuit ensuite par tranches d’effectif.
La représentation syndicale
L’effectif intervient également dans les règles de représentation syndicale.
Dans une entreprise ou un établissement d’au moins 50 salariés, un syndicat représentatif remplissant les conditions légales peut notamment désigner un délégué syndical. Depuis la rédaction applicable en 2026, la désignation peut intervenir lorsque l’effectif d’au moins 50 salariés a été atteint pendant 12 mois consécutifs.
Pour le représentant de section syndicale, la situation est plus nuancée qu’un simple seuil de 50 salariés. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’article L.2142-1-1 prévoit sa désignation dans les conditions qu’il fixe. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, un syndicat non représentatif peut également, sous certaines conditions, désigner un membre de la délégation du personnel au CSE comme représentant de section syndicale.
Le contrat de sécurisation professionnelle
L’effectif intervient aussi lors de certains licenciements économiques.
Le contrat de sécurisation professionnelle est en principe proposé dans les entreprises qui ne sont pas soumises au congé de reclassement. Ce dernier concerne notamment les entreprises ou établissements d’au moins 1 000 salariés.
En pratique, le CSP concerne donc notamment les entreprises de moins de 1 000 salariés. En cas de redressement ou de liquidation judiciaire, des règles particulières permettent sa proposition quel que soit l’effectif.
Le franchissement d’un seuil s’applique-t-il immédiatement ?
Non, et c’est l’une des principales sources d’erreur.
Le mécanisme de cinq ans du Code de la sécurité sociale
L’article L.130-1 prévoit, pour les seuils auxquels ce mécanisme s’applique, que le franchissement à la hausse est pris en compte lorsque le seuil a été atteint ou dépassé pendant cinq années civiles consécutives.
Si l’effectif repasse sous le seuil pendant une année civile, le délai recommence à courir.
Cette règle permet notamment d’atténuer certains effets du franchissement d’un seuil.
Elle ne doit toutefois pas être appliquée automatiquement à toutes les obligations comportant un nombre de salariés.
Le CSE suit une autre logique
Pour la mise en place du CSE, la règle est différente : il faut atteindre au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.
Un gestionnaire de paie ne peut donc pas appliquer mécaniquement le délai de cinq ans à un seuil prévu par le Code du travail.
Exemple : une entreprise peut réellement avoir plusieurs effectifs
Prenons une entreprise comprenant :
- 9 CDI à temps plein ;
- 2 salariés d’une entreprise extérieure mis à sa disposition, présents dans ses locaux et y travaillant depuis plus d’un an.
Pour une obligation relevant des règles générales du Code du travail, les deux salariés mis à disposition peuvent être pris en compte dans les conditions prévues par l’article L.1111-2. L’effectif peut alors atteindre 11 salariés.
Dans le calcul de l’effectif moyen annuel effectué par l’Urssaf pour l’entreprise d’accueil, les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure sont au contraire exclus. L’effectif social pourrait donc rester à 9 salariés dans cet exemple simplifié.
Cette différence peut suffire à faire franchir un seuil dans un domaine sans le franchir dans un autre.
Comment calculer le bon effectif en pratique ?
Une méthode en quatre étapes permet de limiter les erreurs.
1. Identifier précisément l’obligation
Ne partez pas de votre fichier du personnel.
Commencez par définir ce que vous cherchez à vérifier :
- mise en place du CSE ;
- échéance DSN ;
- versement mobilité ;
- forfait social ;
- participation ;
- représentation syndicale ;
- licenciement économique ;
- ou toute autre obligation liée à un seuil.
2. Rechercher le texte qui fixe le seuil
Le texte vous permet de déterminer s’il renvoie :
- à l’article L.130-1 du Code de la sécurité sociale ;
- aux articles L.1111-2 et L.1111-3 du Code du travail ;
- ou à une règle particulière.
C’est cette étape qui détermine réellement la méthode de calcul.
3. Vérifier la période et les règles de franchissement
Il faut ensuite déterminer :
- la période de référence ;
- les salariés inclus et exclus ;
- les proratisations ;
- le niveau auquel l’effectif s’apprécie : entreprise, établissement ou zone géographique ;
- la durée pendant laquelle le seuil doit être atteint.
Un seuil de 11 salariés ne produit donc pas nécessairement les mêmes effets selon qu’il concerne le CSE, le forfait social ou le versement mobilité.
4. Contrôler les données de paie et de DSN
Pour le décompte Sécurité sociale, l’Urssaf calcule l’effectif à partir des données transmises dans les DSN. Une anomalie sur un contrat, une quotité de travail, une date d’entrée ou de sortie ou un motif de recours à un CDD peut donc influencer l’effectif calculé.
Le gestionnaire de paie doit donc surveiller la cohérence des données déclarées, en particulier à l’approche d’un seuil.
Quelles conséquences concrètes en paie ?
Pour l’employeur
L’employeur doit surveiller les seuils susceptibles de modifier ses obligations.
Il ne doit pas se limiter au nombre physique de personnes présentes. Les différents effectifs doivent être rapprochés des obligations sociales, déclaratives et représentatives applicables à l’entreprise.
Pour le gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie doit notamment contrôler :
- l’effectif moyen annuel communiqué ou calculé par l’Urssaf ;
- la qualité des données individuelles déclarées en DSN ;
- les seuils utilisés pour paramétrer les cotisations et contributions ;
- les changements d’échéance déclarative ;
- les dispositifs bénéficiant d’une exonération ou d’un montant différent selon l’effectif.
Un changement de tranche peut par exemple modifier le forfait social, le FNAL, le versement mobilité ou le montant de la déduction forfaitaire patronale sur les heures supplémentaires.
Pour le salarié
Le calcul de l’effectif ne modifie généralement pas directement le salaire brut contractuel.
En revanche, il peut avoir des conséquences sur les droits collectifs et l’organisation de l’entreprise : mise en place du CSE, nombre de représentants, représentation syndicale, participation ou dispositifs mobilisés lors d’un licenciement économique.
Le cas particulier du nombre maximal de stagiaires
Les stagiaires illustrent bien la nécessité de rechercher une règle spécifique.
Ils sont exclus du calcul général de l’effectif moyen annuel effectué par l’Urssaf.
Mais lorsqu’il s’agit de déterminer combien de stagiaires une entreprise peut accueillir simultanément, une règle distincte s’applique.
Une entreprise de moins de 20 salariés peut accueillir simultanément jusqu’à 3 stagiaires. Pour un organisme d’accueil d’au moins 20 salariés, le nombre de conventions de stage en cours pendant une même semaine civile est en principe limité à 15 % de l’effectif, avec les règles d’arrondi prévues.
Il ne faut donc pas tenter d’appliquer automatiquement le décompte CSE ou l’effectif moyen annuel Urssaf à ce sujet.
La règle à retenir pour le calcul de l’effectif d’une entreprise
Pour déterminer correctement un seuil, ne commencez jamais par additionner vos salariés.
Commencez par l’obligation.
Elle vous permettra d’identifier :
- le texte applicable ;
- les salariés à retenir ;
- la période de référence ;
- le mode de proratisation ;
- les éventuelles exclusions ;
- les règles de franchissement du seuil.
Deux obligations applicables le même jour dans la même entreprise peuvent ainsi reposer sur deux effectifs différents.
C’est cette logique qui permet de sécuriser le calcul des seuils en paie et d’éviter d’appliquer une obligation trop tôt, trop tard ou sur la base d’un mauvais effectif.
FAQ sur le calcul de l’effectif d’une entreprise
➡️ Un apprenti compte-t-il dans l’effectif de l’entreprise ?
En principe, les apprentis sont exclus aussi bien du décompte général du Code du travail que de l’effectif moyen annuel Urssaf. Des exceptions existent toutefois pour certaines obligations, notamment en matière d’accidents du travail et maladies professionnelles.
➡️ Où trouver l’effectif calculé par l’Urssaf ?
L’Urssaf met à disposition certains effectifs dans l’espace employeur, notamment les effectifs moyens annuels et certains effectifs spécifiques comme ceux liés à l’OETH ou à la contribution supplémentaire à l’apprentissage.
➡️ Un dépassement ponctuel d’un seuil suffit-il à créer une obligation ?
Pas nécessairement. Le délai dépend de l’obligation : cinq années civiles consécutives pour certains seuils relevant de l’article L.130-1, mais 12 mois consécutifs pour la mise en place du CSE, par exemple.
➡️ Les intérimaires comptent-ils dans l’effectif ?
Cela dépend du décompte et de l’entreprise dans laquelle l’effectif est recherché. Le Code du travail peut notamment prendre en compte certains salariés temporaires, alors que les règles sociales suivent une logique différente entre l’entreprise de travail temporaire et l’entreprise utilisatrice.
➡️ Peut-on avoir deux effectifs différents à la même date ?
Oui. Une même entreprise peut franchir un seuil pour une obligation relevant du Code du travail sans franchir un seuil calculé selon le Code de la sécurité sociale.
➡️ Les stagiaires doivent-ils être ajoutés à l’effectif Urssaf ?
Non, les stagiaires sont exclus du décompte général de l’effectif moyen annuel Urssaf. Leur nombre maximal simultané obéit cependant à une réglementation spécifique.
