Ordre des départs en congés payés : qui décide des dates et selon quels critères ?
Le salarié peut demander les dates de congés payés qui lui conviennent, mais il ne décide pas seul de son départ. L’ordre des départs en congés payés est organisé selon les règles prévues par l’accord collectif applicable ou, à défaut, par l’employeur.
Cette organisation est importante lorsque plusieurs salariés souhaitent partir au même moment. L’employeur doit alors respecter certains critères, un délai d’information et des règles particulières concernant notamment les conjoints ou partenaires de Pacs travaillant dans la même entreprise. Le contenu source rappelle ces différents points ainsi que les règles de modification des dates de congés.
Qui fixe l’ordre des départs en congés payés ?
Le Code du travail privilégie en premier lieu la négociation collective. Un accord d’entreprise ou d’établissement peut fixer la période de prise des congés, l’ordre des départs ainsi que le délai à respecter pour modifier les dates. À défaut, ces règles peuvent être déterminées par une convention ou un accord de branche.
En l’absence de disposition conventionnelle, c’est l’employeur qui définit la période de prise des congés et l’ordre des départs. Il doit recueillir l’avis du comité social et économique lorsqu’un CSE existe dans l’entreprise.
Le salarié peut donc formuler ses souhaits, mais l’employeur peut refuser les dates demandées et en retenir d’autres dans le respect des règles applicables.
Exemple
Trois salariés d’un même service souhaitent partir pendant les deux premières semaines d’août, alors que l’activité ne permet pas leur absence simultanée. L’employeur peut organiser les départs et ne pas accepter toutes les demandes, mais il doit appliquer les règles conventionnelles ou, à défaut, les critères prévus par le Code du travail.
Quels critères déterminent l’ordre des départs en congés ?
Lorsqu’aucun accord collectif ne fixe lui-même les règles, l’article L. 3141-16 du Code du travail impose à l’employeur de tenir compte de trois grandes catégories de critères :
- la situation de famille, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de Pacs et la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
- la durée des services chez l’employeur, autrement dit l’ancienneté ;
- l’activité du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.
Les vacances scolaires ou les droits de garde sont-ils des critères légaux ?
Le Code du travail ne cite pas expressément les vacances scolaires, les droits de garde ou les « charges de famille » comme trois critères autonomes supplémentaires. Ils peuvent toutefois être pris en compte dans le cadre de la situation familiale ou être expressément prévus par une convention collective. Certaines conventions prévoient par exemple de favoriser, dans la mesure du possible, les congés pendant les vacances scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés.
Il est donc utile de consulter la convention collective avant d’établir un ordre de départ.
Les conjoints peuvent-ils partir en congés en même temps ?
Oui, dans une situation précise. L’article L. 3141-14 du Code du travail prévoit que les conjoints et les partenaires liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
Cette disposition figure parmi les règles d’ordre public relatives aux congés payés. Le texte ne prévoit pas d’exception fondée sur les nécessités de fonctionnement de l’entreprise : l’employeur ne peut donc pas écarter ce droit au seul motif que l’organisation du service rend leur absence simultanée difficile.
Et si le conjoint travaille dans une autre entreprise ?
La situation est différente.
L’employeur doit prendre en considération les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de Pacs lorsqu’il détermine l’ordre des départs, mais le Code du travail n’accorde pas, dans cette situation, un droit automatique à obtenir exactement les mêmes dates.
L’employeur doit donc tenir compte de cette situation familiale, sans être nécessairement obligé d’accepter les dates demandées.
Pour visualiser rapidement qui fixe l’ordre des départs, les principaux critères à examiner et les délais applicables, voici l’infographie de La Paie Facile :
Quel délai pour informer le salarié de ses dates de congés ?
L’ordre des départs doit être communiqué à chaque salarié, par tout moyen, un mois avant son départ. Cette règle figure à l’article D. 3141-6 du Code du travail.
Un courriel, un outil RH ou un autre dispositif permettant au salarié d’avoir connaissance de ses dates peut donc être utilisé.
Il faut distinguer cette obligation de communication initiale des règles concernant une modification ultérieure des congés.
Les circonstances exceptionnelles permettent-elles d’informer le salarié moins d’un mois avant ?
Le Code du travail prévoit l’exception liée aux circonstances exceptionnelles pour la modification de dates déjà fixées. En revanche, l’article D. 3141-6, qui impose la communication de l’ordre des départs un mois avant le départ, ne prévoit pas cette exception.
Il ne faut donc pas confondre :
- la fixation et la communication initiales des congés ;
- la modification ultérieure de dates déjà arrêtées.
L’employeur peut-il modifier des congés déjà acceptés ?
Un accord d’entreprise, d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut déterminer le délai que doit respecter l’employeur pour modifier l’ordre ou les dates des départs.
En l’absence de disposition conventionnelle, l’employeur ne peut normalement plus modifier les dates moins d’un mois avant la date de départ prévue. Une exception existe lorsque des circonstances exceptionnelles justifient cette modification.
On peut notamment citer comme exemples une commande exceptionnelle à laquelle l’entreprise doit faire face ou la nécessité de remplacer un salarié décédé.
L’employeur doit pouvoir justifier concrètement la situation. La seule volonté de réorganiser le planning à la dernière minute ne suffit pas : la jurisprudence a déjà écarté la faute d’un salarié parti aux dates initialement prévues lorsque l’employeur les avait modifiées moins d’un mois avant sans établir de circonstances exceptionnelles.
Faut-il envoyer la modification par lettre recommandée ?
Le Code du travail n’impose pas, de manière générale, l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception pour modifier les dates de congés. Il convient toutefois de vérifier les dispositions conventionnelles applicables et, en pratique, de privilégier un mode d’information permettant de prouver la date de notification au salarié.
En pratique, lorsque le respect d’un délai peut être contesté, une notification écrite permettant d’établir avec certitude la date à laquelle le salarié a été informé sécurise la preuve.
Le délai d’un mois concerne-t-il aussi la cinquième semaine ?
Oui. Dans un arrêt du 2 mars 2022, la Cour de cassation a jugé que les règles relatives à la fixation et à la modification des congés ne permettent pas de distinguer les quatre premières semaines de la cinquième semaine de congés payés. Elle a également validé leur application aux congés d’origine conventionnelle concernés par le litige.
L’employeur ne peut donc pas considérer que la cinquième semaine peut être imposée à la dernière minute simplement parce qu’elle ne fait pas partie du congé principal de quatre semaines.
Attention toutefois à ne pas assimiler automatiquement les jours de RTT aux congés payés : leur régime peut être différent et dépend notamment des textes qui les instituent.
Qu’en est-il des congés payés reportés ?
Les congés annuels reportés restent soumis aux règles organisant la prise des congés.
La Cour de cassation a jugé en 2020 que les droits à congés annuels reportés ou nouvellement acquis ont la même nature et que les règles de fixation de l’ordre des départs s’appliquent également aux congés annuels reportés.
Un employeur ne peut donc pas imposer brutalement à un salarié, par exemple lors de sa reprise après une longue absence, la consommation immédiate de tous ses congés reportés sans avoir organisé leur prise suffisamment à l’avance.
Que risque l’employeur s’il n’organise pas correctement les congés ?
L’employeur doit prendre les mesures permettant au salarié d’exercer effectivement son droit aux congés payés.
La Cour de cassation rappelle qu’en cas de contestation, il appartient à l’employeur de démontrer qu’il a accompli les diligences nécessaires pour permettre au salarié de prendre ses congés. Un salarié privé de ses congés peut, selon la situation et le préjudice subi, obtenir réparation.
Le respect des délais de prévenance ne constitue donc pas uniquement une formalité administrative : il participe à l’organisation effective du droit au repos.
Ordre des départs en congés : quelles conséquences pratiques en paie ?
Pour le gestionnaire de paie, la difficulté se situe surtout en amont de l’établissement du bulletin.
Il convient notamment de vérifier que :
- les dates saisies dans le logiciel de paie correspondent aux dates effectivement validées ;
- les éventuelles modifications ont été correctement transmises au service paie ;
- les compteurs de congés sont cohérents avec les jours réellement pris ;
- les congés reportés sont correctement identifiés ;
- la cinquième semaine n’est pas traitée comme un congé pouvant être imposé sans délai ;
- les absences saisies dans le logiciel correspondent au planning effectivement communiqué au salarié.
Une modification tardive mal transmise peut créer un décalage entre le planning RH, le compteur de congés et le bulletin de paie. Dans ce cas, une régularisation peut devenir nécessaire.
FAQ sur l’ordre des départs en congés payés
➡️ L’employeur doit-il accepter les congés demandés en premier ?
Non. Le Code du travail ne prévoit pas une règle générale du « premier arrivé, premier servi ». L’employeur doit appliquer les règles conventionnelles ou, à défaut, tenir compte des critères légaux.
➡️ Deux salariés avec des enfants sont-ils automatiquement prioritaires pendant les vacances scolaires ?
Non. Les vacances scolaires ne constituent pas, à elles seules, une priorité légale générale. La convention collective peut toutefois prévoir des règles plus précises en la matière.
➡️ Un salarié peut-il partir en congés sans réponse de son employeur ?
Il est risqué de considérer systématiquement le silence comme une acceptation. Toutefois, les circonstances peuvent être prises en compte par les juges, notamment lorsque le salarié a suivi la procédure habituelle et que l’employeur ne lui a notifié son refus qu’au dernier moment.
➡️ L’employeur peut-il favoriser systématiquement les salariés ayant le plus d’ancienneté ?
L’ancienneté fait partie des critères à examiner, mais ce n’est pas le seul : la situation de famille et l’activité éventuelle chez d’autres employeurs doivent également être prises en compte en l’absence de règles conventionnelles différentes.
➡️ Le droit au congé simultané concerne-t-il les concubins ?
Le droit légal prévu par l’article L. 3141-14 vise les conjoints mariés et les partenaires liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise. Une convention collective peut toutefois prévoir une disposition plus favorable.
➡️ Les congés reportés peuvent-ils être imposés dès le retour d’un arrêt de travail ?
L’employeur conserve son pouvoir d’organisation, mais les congés annuels reportés restent soumis aux règles de fixation de l’ordre des départs. Ils ne peuvent donc pas être imposés du jour au lendemain sans respecter ces règles.
