Pour transmettre l’attestation fin de contrat Pôle Emploi, la modalité à privilégier est la DSN fin de contrat. Cependant, certaines situations imposent d’utiliser d’autres modalités pour obtenir ce document de fin de contrat de travail. On fait le point.
Rappel sur l’attestation fin de contrat Pôle Emploi
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit lui remettre une attestation Pôle Emploi en plus des autres documents de fin de contrat. Peu importe :
- si le salarié percevra ou non des indemnités de Pôle Emploi (ARE).
- les modalités de sortie de l’entreprise (démission, licenciement, rupture conventionnelle,…)
L’attestation Pôle Emploi comporte les informations liées au salarié et au salaire perçu et ces informations doivent être communiquées à Pôle Emploi à la fin de du contrat de travail. La loi impose (Code du Travail R1234-9) que les employeurs de plus de 11 salariés soient tenus d’utiliser la voie électronique pour transmettre l’attestation Pôle Emploi.
Comment transmettre une attestation Pôle Emploi
Pour obtenir une attestation Pôle Emploi, l’employeur doit déclarer une fin de contrat auprès de Pôle Emploi par l’intermédiaire de net-entreprises. En utilisant ou non le logiciel de paie.
En retour de la déclaration et après acceptation du fichier envoyé, Pôle Emploi met à disposition de l’employeur une attestation employeur rematérialisée.
Concrètement :
- L’employeur déclare la fin de contrat sur net-entreprises via la DSN événementielle fin de contrat
- Net-entreprises reconstitue les salaires et les informations sur le salarié et l’entreprise
- Si Pôle emploi accepte le fichier, il transmet en retour une attestation de fin de contrat Pôle Emploi.
Vous l’aurez compris, pour déclarer une fin de contrat, transmettre et ce jusqu’à la mise en production des nouveaux signalements FCTU (Fin de Contrat de Travail Unique) la DSN fin de contrat est à privilégier.
Problème avec la DSN fin de contrat
Cependant, certaines situations imposent au gestionnaire de paie en charge du traitement de la paie d’utiliser une autre méthode pour obtenir une attestation Pôle Emploi rematérialisée.
- Erreur bloquante en DSN. Notamment quand vous avez comme retour sur net-entreprises un message qui vous invite à utiliser une autre modalité de déclaration.
- Un historique de DSN mensuel insuffisant. C’est le cas par exemple en cas d’entrée sortie en cours de mois. Pour rappel, la DSN événementielle déclenche la production de l’attestation Pôle Emploi. Les salaires des mois précédents sur l’attestation sont issus des DSN mensuelles.
Les autres modalités de transmission des informations de fin de contrat à Pôle Emploi
Lorsque la DSN fin de contrat ne fonctionne pas, l’employeur peut utiliser d’autres canaux de transmission et obtenir en retour une AER (attestation employeur Rematérialisée) à transmettre au salarié.
Ces modalités pour obtenir l’attestation de fin de contrat Pôle Emploi sont :
- La saisie de l’attestation en direct sur le site de Pôle Emploi ou en passant par net-entreprises. Cette modalité correspond à l’EFI.
- Le dépôt manuel d’un fichier DNAC-AE issu du logiciel de paie sur le site de net-entreprises
- Le dépôt automatisé en machine to machine du fichier DNAC-AE issu du logiciel de paie
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