Calculer la retenue pour absence en paie peut vite être compliqué. Car chaque type d’absence nécessite une formule de calcul spécifique. Il existe 8 différentes façons de valoriser une absence sur le bulletin de paie et une méthode de valorisation de l’absence peut donner un résultat différent par rapport à une autre méthode.

Pourquoi c’est important de choisir la bonne méthode pour calculer les absences

Se tromper de méthode de calcul des absence peut avoir des conséquences financières pour le salarié car, lorsque le salarié est absent, une retenue sur le salaire est effectuée sur le bulletin de paie. Et comme certaines absences ne sont pas compensées par l’employeur, la CPAM ou les organismes de prévoyance, du coup, le salarié peut se retrouver avec une rémunération moins favorable.

D’autres part suivant si oui ou non il y a un maintien de salaire la loi impose d’utiliser une méthode de retenue plutôt qu’une autre.

Le sort de la rémunération en cas d’absence du salariés

Un salarié peut être absent de son lieu de travail. Il faut déduire cette absence du salaire, on parle d’une retenue. Différents cas de figures sont possibles.

 La rémunération peut-être :

•       Suspendue, c’est-à-dire que le salarié ne touche pas son salaire. On déduit le montant de son absence de son salaire brut.
•       Maintenue en totalité, c’est-à-dire qu’il perçoit une rémunération égale (voire supérieure) au montant de son absence versée. Ce complément ou substitut de rémunération est versé soit par l’employeur soit par un ou plusieurs tiers (Sécurité sociale (CPAM), prévoyance, assurance …).
•       Partiellement maintenue, c’est-à-dire qu’il perçoit une compensation inférieure au montant de la retenue pour absence calculée. Ce complément ou substitut de rémunération est versé soit par l’employeur soit par un ou plusieurs tiers (Sécurité sociale (CPAM), prévoyance, assurance…).

Il existe 8 méthodes pour calculer les absences en paie afin de vous faciliter le travail, je partage avec vous un guide pratique :  Choisir la bonne méthode pour calculer les absences en paie.

La liste des méthodes pour le calcul de la retenue pour absence :

• Méthode des jours calendaires réels
• Méthode des jours calendaires moyens
• Méthode des jours ouvrables réels
• Méthode des jours ouvrables moyens
• Méthode des jours ouvrés réels
• Méthode des jours ouvrés moyens
• Méthode des heures moyennes
• Méthode des heures réelles

Quelques définitions pour comprendre le calcul de l’absence

•       Jours calendaires : les jours calendaires correspondent aux 7 jours de la semaine
•       Jours ouvrables : les jours ouvrables correspondent tous les jours de la semaine sauf celui de repos hebdomadaire (le dimanche en général).
•       Jours ouvrés : les jours ouvrés sont généralement les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis (mais si l’entreprise ouvre le samedi et ferme le lundi, les jours ouvrés vont du mardi au samedi).
•       Nombre moyen d’heures mensuelles : le nombre moyen d’heures mensuelles correspond à l’horaire hebdomadaire légal ou contractuel de travail mensualisé.
•       Nombre d’heures réelles de travail : le nombre d’heures réelles de travail correspond au nombre d’heures de travail que le salarié a réellement effectuées pendant le mois de travail.
•       Maintien de salaire : Une absence peut faire l’objet d’une compensation financière. L’employeur paye la totalité ou une partie de l’absence du salaire. Cette compensation s’appelle un maintien de salaire.

Calculer les absences en paie grâce à la méthode des jours calendaires

La méthode des jours calendaires est une méthode pour calculer les absences qui se base sur tous les jours du calendrier (du lundi au dimanche inclus). Cette méthode est préconisée pour les absences pouvant donner lieu à une indemnisation de par la sécurité sociale (IJSS).

Montant de l’absence=(salaire*nombre de jours calendaires d’absence)/nombre de jours calendaires réels du mois en cours

La méthode des jours calendaires moyens

La méthode des jours calendaires moyens existe toujours en paie, mais ne devrait plus être utilisée ni par les gestionnaires de paie et encore moins par les logiciels de paie. Elle était utilisée pour le calcul des IJSS. Depuis, comme souvent dans la gestion de la paie, le calcul a évolué. Pour rappel, le calcul des IJSS se fait de la méthode suivante :

Montant des IJSS= ( somme des 3 salaires bruts des 3 mois précédents*)/91,25

*dans la limite de 1,8 fois le SMIC mensuel. 

 Méthode des jours ouvrables réels 

La méthode des jours ouvrables réels n’a plus trop d’utilité mais elle doit quand même être connue par les gestionnaires de paie. Cette méthode est basée sur les jours ouvrables, un jour ouvrable correspond à un jour où l’entreprise n’est pas censée être ouverte (le dimanche) en fait, les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le dimanche.

Calculer les absences en paie avec cette méthode de retenue revient à appliquer la formule suivante :

Montant de l’absence= (salaire*nombre de jours ouvrables d’absence)/nombre de jours ouvrables réels du mois en cours

Méthode des jours ouvrables moyens ou méthode du 26ème

La méthode des jours ouvrables moyens est utilisé pour calculer les absences congés payés en jours ouvrables. Pour calculer l’absence sur le bulletin de paie en utilisant cette méthode, il faut simplement diviser le salaire par 26. Pourquoi 26 ?

26= 52 semaines*6 jours ouvrables/12 mois

Montant de l’absence= salaire*nombre de jours ouvrables d’absence/26

Calculer la retenue pour absence grâce à la méthode des jours ouvrés réels 

La méthode des jours ouvrés réels tout comme la méthode des jours ouvrables réels n’est plus utilisé. Pour calculer la retenue pour absence, on part des jours ouvrés, c’est à dire les jours du lundi au vendredi et on applique la formule suivante :

Montant de l’absence= (salaire*nombre de jours ouvrés d’absence)/nombre de jours ouvrés réels du mois en cours)

 Méthode des jours ouvrés moyens

Cette méthode des jours ouvrés moyens est préconisée dans le calcul de la retenue pour absence congés payés décomptés en jours ouvrés. La méthode est très facile, il faut diviser le salaire par 21,67. Parce que 21, 67 correspond au nombre de jours ouvrés moyens de l’année. 21,67= 52 semaines*5 jours ouvrés/12 mois

Calcul de la retenue :

Montant de l’absence=(salaire*nombre de jours ouvrés d’absence)/21,67

La méthode des heures moyennes 

Cette méthode des heures moyennes est utilisée pour calculer un taux horaire moyen ou pour calculer les absences en heures payées.

Pour réussir le calcul, il faut connaître le nombre d’heures de travail mensuelles moyen Pour cela, il faut utiliser la formule classique :

Nombre d’heures de travail mensuelles moyen= nombre d’heures de travail mensuelles*52/12

La retenue pour absence= (salaire*nombre d’heures réelles d’absence)/nombre d’heures de travail mensuelles

 Calculer la retenue pour absence avec la méthode des heures réelles

La méthode des heures réelles est la méthode des calculs de la retenue pour absence préconisée par la Cour de Cassation, notamment lors du calcul de l’absence pour mois incomplet. Pour calculer la retenue avec la méthode des heures réelles, il faut appliquer la formule suivante :

Montant de l’absence=(salaire* nombres d’heures réelles d’absence)/nombre d’heures réelles du mois en cours