Calculer la retenue pour absence en paie

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Calculer la retenue pour absence en paie peut vite être compliqué. Car chaque type d’absence nécessite une formule de calcul spécifique. Il existe 8 différentes façons de valoriser une absence sur le bulletin de paie et une méthode de valorisation de l’absence peut donner un résultat différent par rapport à une autre méthode. Ce qui peut avoir des conséquences financières pour le salarié car, lorsque le salarié est absent, une retenue sur le salaire est effectuée sur le bulletin de paie. Et comme certaines absences ne sont pas compensées par l’employeur, la CPAM ou les organismes de prévoyance, du coup, le salarié peut se retrouver avec une rémunération moins favorable. Afin de respecter les droits des salariés, l’entreprise (et vous gestionnaire de paie) devez respecter les règles de calculs imposées par la loi. On pourrait penser que tout se calcule automatiquement sur le logiciel de paie, mais ce n’est pas toujours le cas. C’est pourquoi, vous devez pouvoir vérifier le calcul effectué par le logiciel de paie et en cas d’erreur, savoir calculer la valeur des absences selon les règles du code du travail, de la jurisprudence ou de la convention collective.

Il existe 8 méthodes pour calculer les absences en paie afin de vous faciliter le travail, je partage avec vous un guide pratique : Choisir la bonne méthode pour calculer les absences en paie.

La liste des méthodes pour le calcul de la retenue pour absence :

  • Méthode des jours calendaires réels
  • Méthode des jours calendaires moyens
  • Méthode des jours ouvrables réels
  • Méthode des jours ouvrables moyens
  • Méthode des jours ouvrés réels
  • Méthode des jours ouvrés moyens
  • Méthode des heures moyennes
  • Méthode des heures réelles
Réfléchir au calcul de la retenue pour absence

Calculer les absences en paie grâce à la méthode des jours calendaires

La méthode des jours calendaires est une méthode pour calculer les absences qui se base sur tous les jours du calendrier (du lundi au dimanche inclus). Cette méthode est préconisée pour les absences pouvant donner lieu à une indemnisation de par la sécurité sociale (IJSS).

Montant de l’absence=(salaire*nombre de jours calendaires d’absence)/nombre de jours calendaires réels du mois en cours

La méthode des jours calendaires moyens

La méthode des jours calendaires moyens existe toujours en paie, mais ne devrait plus être utilisée ni par les gestionnaires de paie et encore moins par les logiciels de paie. Elle était utilisée pour le calcul des IJSS. Depuis, comme souvent dans la gestion de la paie, le calcul a évolué. Pour rappel, le calcul des IJSS se fait de la méthode suivante :

Montant des IJSS= ( somme des 3 salaires bruts des 3 mois précédents*)/91,25

*dans la limite de 1,8 fois le SMIC mensuel.

Allez donc lire la série d’article liés à la gestion de l’arrêt maladie, à la subrogation et au calcul de l’IJSS. Je partage également un guide complet à ce sujet.

Méthode des jours ouvrables réels

La méthode des jours ouvrables réels n’a plus trop d’utilité mais elle doit quand même être connue par les gestionnaires de paie. Cette méthode est basée sur les jours ouvrables, un jour ouvrable correspond à un jour où l’entreprise n’est pas censée être ouverte (le dimanche) en fait, les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le dimanche.

Calculer les absences en paie avec cette méthode de retenue revient à appliquer la formule suivante :

Montant de l’absence= (salaire*nombre de jours ouvrables d’absence)/nombre de jours ouvrables réels du mois en cours

Méthode des jours ouvrables moyens ou méthode du 26ème

La méthode des jours ouvrables moyens est utilisé pour calculer les absences congés payés en jours ouvrables. Pour calculer l’absence sur le bulletin de paie en utilisant cette méthode, il faut simplement diviser le salaire par 26. Pourquoi 26 ?

26= 52 semaines*6 jours ouvrables/12 mois

Montant de l’absence= salaire*nombre de jours ouvrables d’absence/26

Calculer la retenue pour absence grâce à la méthode des jours ouvrés réels

La méthode des jours ouvrés réels tout comme la méthode des jours ouvrables réels n’est plus utilisée. Pour calculer la retenue pour absence, on part des jours ouvrés, c’est à dire les jours du lundi au vendredi et on applique la formule suivante :

Montant de l’absence= (salaire*nombre de jours ouvrés d’absence)/nombre de jours ouvrés réels du mois en cours)

Méthode des jours ouvrés moyens

Cette méthode des jours ouvrés moyens est préconisée dans le calcul de la retenue pour absence congés payés décomptés en jours ouvrés. La méthode est très facile, il faut diviser le salaire par 21,67. Parce que 21, 67 correspond au nombre de jours ouvrés moyens de l’année. 21,67= 52 semaines*5 jours ouvrés/12 mois

Calcul de la retenue :

Montant de l’absence=(salaire*nombre de jours ouvrés d’absence)/21,67

inutile d'être Einstein pour savoir calculer la retenue pour absence

La méthode des heures moyennes

Cette méthode des heures moyennes est utilisée pour calculer un taux horaire moyen ou pour calculer les absences en heures payées.

Pour réussir le calcul, il faut connaître le nombre d’heures de travail mensuelles moyen Pour cela, il faut utiliser la formule classique :

Nombre d’heures de travail mensuelles moyen= nombre d’heures de travail mensuelles*52/12

La retenue pour absence= (salaire*nombre d’heures réelles d’absence)/nombre d’heures de travail mensuelles

La méthode des heures réelles

La méthode des heures réelles est la méthode des calculs de la retenue pour absence préconisée par la Cour de Cassation, notamment lors du calcul de l’absence pour mois incomplet. Pour calculer la retenue avec la méthode des heures réelles, il faut appliquer la formule suivante :

Montant de l’absence=(salaire* nombres d’heures réelles d’absence)/nombre d’heures réelles du mois en cours

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