Voici comment mettre à jour les fiches de paramétrage sur Silae. C’est une méthodologie générale pour mettre à jour les taux dans le logiciel de paie suite à la réception des FPOC.
Qu’est-ce qu’une fiche de paramétrage
Lorsqu’une entreprise souscrit un contrat complémentaire, l’organisme choisi doit transmettre les informations sur le contrat souscrit. Les informations sont transmises via ces fiches.
Les fiches de paramétrage sont utilisées pour que le gestionnaire de paie (ou tiers déclarant) fasse le paramétrage de ces informations dans le logiciel de paie.
Ces paramétrages sont visibles sur la fiche de paie sous forme de cotisations. A la fin du cycle de paie, ces cotisations sont alors déclarées et payées aux organismes sociaux chargés du recouvrement via la DSN
Pour résumer, les fiches de paramétrage (FPOC) sont des documents qui permettent de paramétrer le logiciel de paie. Et, sur ces fiches, vous avez les informations pour paramétrer le taux et les bases de cotisations dans le logiciel de paie.
Ou récupérer les fiches de paramétrage
Pour récupérer les fiches de paramétrage, il faut se rendre sur net-entreprises.
Les fiches de paramétrage sont des documents mis à disposition par les organismes complémentaires sur net-entreprises. Net-entreprises est un site qui permet aux entreprises et aux tiers-déclarants (prestataire paie, expert-comptable, …) de réaliser des démarches. Notamment des démarches liées à la gestion de la paie.
Les FPOC (Fiches de Paramétrage des Organismes Complémentaires) sont présentes sur net-entreprises dans le menu DSN et en bas du tableau de bord dans l’onglet Organismes complémentaires. Il faut cliquer sur Accéder aux fiches de paramétrage.
Ces documents se présentent sous deux formats :
- XML
La version PDF est utilisée pour lire les informations. La version XML permet d’intégrer directement les informations des fiches de paramétrage dans le logiciel de paie.
Quels sont les organismes émetteurs des fiches
Tous les organismes n’émettent pas de fiches de paramétrage. Seuls les organismes complémentaires le font.
Vous avez des fiches pour les institutions suivantes :
- Prévoyance
- Mutuelle
- Retraite supplémentaire
Quand sont transmises les FPOC sur net-entreprises
Les FPOC sont transmises sur net-entreprises par les organismes chargés du contrat complémentaire au moment de la création du contrat.
Puis, les organismes transmettent de nouvelles fiches dès qu’il y a un changement dans le contrat de l’entreprise :
- Changement de type de contrat. Par exemple, l’entreprise décide de souscrire de nouvelles options comme la couverture d’un nouveau collège (cadre ou non cadre)
- Ou quand il y a des nouveaux taux de cotisation
Les conséquences d’une nouvelle FPOC
Quand il y a des nouvelles fiches de paramétrage, le tiers déclarant donc le gestionnaire de paie doit s’occuper d’intégrer ces changements dans le logiciel de paie.
Si les nouvelles données ne sont pas intégrées, cela porte préjudice à l’entreprise et aux salariés :
- Au niveau de l’entreprise, il y aura forcément des erreurs de cotisations sociales. N’oubliez pas que les taux des OC ont une conséquence sur la CSG, la réintégration fiscale, le net fiscal et donc sur le net à payer
- Au niveau du salarié, en plus de perdre du salaire, il peut être radié de l’organisme complémentaire. Plus de mutuelle, plus de prévoyance…
Autant être vigilant dans le travail de mise à jour des fiches de paramétrage.
Les étapes à suivre pour mettre à jour les fiches de paramétrage sur Silae
La première étape pour mettre à jour les fiches de paramétrage sur Silae consiste à récupérer les FPOC et vérifier les changements à répercuter.
- Faut-il modifier les bases de cotisations ?
- Est-ce qu’il faut supprimer l’organisme et le remplacer par un nouveau parce que le client change de contrat ?
- Ou, est-ce simplement des taux à changer dans le logiciel de paie ?
Dans tous les cas, je ne saurai trop vous conseiller que de vous appuyer de l’aide en ligne du logiciel de paie pour vous guider dans les modifications à faire.
Et dans tous les cas, vérifiez votre travail avec le tableau des charges et l’outil de contrôle DSN.
Modifier les bases de cotisations dans Silae
Si jamais il y a une modification des cotisations suite à la mise à jour des fiches alors, vous devez chercher des nouvelles rubriques.
Par exemple, si les cotisations ne sont plus calculées sur des tranches mais sur un forfait direct, le plus simple est de choisir une nouvelle rubrique qui calcule une cotisation sur un forfait direct. Bien sûr, pensez à mettre à zéro l’ancienne rubrique avec une nouvelle valeur.
Changement d’organisme complémentaire
Un client peut mettre fin à son contrat prévoyance chez un organisme pour s’affilier chez un concurrent de ce dernier. En gros, il peut partir de chez Malakoff pour aller chez AG2R.
Il se peut aussi que les organismes fusionnent entre eux. L’organisme de mutuelle rachète un autre organisme.
Dans les deux cas, vous avez une fin d’affiliation de contrat et un nouveau contrat juste après. Donc, vous ne recevez plus de fiche de paramétrage de l’ancien organisme et vous recevez une fiche du nouvel.
Dans ce cas, sur Silae, il faut dans le menu des organismes mettre fin à l’affiliation et choisir un organisme remplaçant.
C’est facile à paramétrer mais cela implique de mettre des rubriques dans la nouvelle fiche de paramétrage.
Enfin dernier cas de figure
Vous avez des nouveaux taux de cotisations à mettre en place sur Silae
Mettre les nouveaux taux des organismes en place à chaque début d’année fait partie du travail d’un gestionnaire de paie.
Pour ce faire sur le logiciel de paie Silae, il suffit de changer la valeur des taux. Attention, vous devez ajouter des valeurs aux taux et ne pas remplacer les anciens taux par les nouveaux.
Si vous remplacez les taux suite à la réception de nouvelles FPOC, vous aurez des problèmes en cas de bloc régul de DSN.
