La gestion de la paie ne se cantonne pas à l’élaboration du bulletin de salaire. La paie est un vaste sujet. DSN, veille quotidienne, médecine du travail, gestion des salariés, etc. C’est un poste multitâches et c’est ce qui rend le métier passionnant.
Dans cet article, nous allons faire un point sur tout ce que vous devez savoir pour comprendre la paie et suivre son actualité.
Comprendre le bulletin de salaire et ses cotisations
Chaque mois, vous devrez réaliser des fiches de paie. Pour aller plus vite et simplifier la saisie, vous utiliserez un logiciel de paie. Malgré tout, je vous conseille de prendre le temps d’apprendre ce que sont les cotisations sociales et le taux qu’il conviendra d’appliquer sur chaque salarié. En cas d’erreur, vous saurez la repérer et la rectifier rapidement avant de commencer le calcul du bulletin de paye.
La convention collective est à lire avec attention. Elle présente les taux applicables à l’entreprise selon son activité. Cela concerne essentiellement les taux de prévoyance, retraite, retraite complémentaire, et le taux ou le montant pour la mutuelle d’entreprise (frais de santé). La convention collective est à surveiller avec assiduité. Il est fréquent qu’elle subisse une évolution dans l’année.
Concernant les taux définis par l’administration et autres organismes, ils sont consultables librement sur leurs sites respectifs. C’est une notion pour comprendre la paie, les taux changent au début de chaque année.
La paie et les cotisations sociales
Les cotisations sociales figurant sur le bulletin de salaire, sont regroupées par catégories :
- la santé : elle regroupe les contributions pour la sécurité sociale – assurance-maladie, maternité, invalidité décès ainsi que la complémentaire santé ;
- accident du travail – maladie professionnelle ;
- la retraite : sur cette catégorie, vous retrouvez la sécurité sociale plafonnée et déplafonnée, la complémentaire pour chaque tranche (1 et 2) et retraite supplémentaire ;
- la famille : cette cotisation vise à financer les prestations de la caisse d’allocations familiales ;
- l’assurance-chômage : qui concerne le pôle emploi ainsi que l’APEC ;
- autres contributions dues par l’employeur : seul le montant cumulé des cotisations exclusivement patronales sont obligatoires (hors famille, puisque cette catégorie est déjà existante). Cette catégorie regroupe le versement transport, le FNAL, le forfait social, la taxe d’apprentissage, la contribution patronale au financement des organisations syndicales et enfin la contribution solidarité autonomie ;
- cotisations statutaires ou prévues par la convention collective : cette rubrique concerne les cotisations spécifiques à la convention collective de l’entreprise. Cela peut concerner la caisse des congés payés pour une entreprise du bâtiment par exemple ;
- CSG déductible de l’impôt sur le revenu ;
- CSG-CRDS non-déductible de l’impôt ;
- exonérations de cotisations employeur : cette catégorie regroupe le cumul des allègements dont peut bénéficier l’employeur, réduction FILLON par exemple ou encore la déduction forfaitaire pour heures supplémentaires pour les entreprises de moins de 20 salariés, etc.
Autres tâches à réaliser en tant que gestionnaire de paie
Comme nous l’avons vu en introduction, le gestionnaire de paie ne réalise pas seulement les bulletins de paie, il fait bien plus. Une fois la paye calculée, il va devoir s’occuper de toute la partie sociale et déclarer le montant des cotisations à chaque organisme concerné : l’URSSAF, la caisse de retraite et prévoyance, à l’organisme où la mutuelle d’entreprise a souscrit son contrat, si différente de la prévoyance et bien plus encore.
Cette action se réalise à l’aide de documents dématérialisés nommés la DSN (déclaration sociale nominative). Cette dernière est la seule façon de transmettre les informations aux organismes depuis 2019.
Une fois cette mission réalisée, le gestionnaire de paie va devoir faire le point sur les mouvements des salariés de l’entreprise, à savoir les entrées, en vérifiant que tous les documents nécessaires pour l’embauche soient en votre possession.
Si une embauche est prévue, veiller à réaliser la DPAE, établir le contrat selon les directives de l’employeur tout en respectant la convention collective, prévoir la visite à la médecine du travail et procéder à son intégration dans le logiciel en vérifiant point par point les cotisations à prévoir (salarié cadre, salarié non-cadre, CDD, …).
Comprendre la paie, c’est anticiper. Si un départ est prévu, bien préparer les documents de fin de contrat de l’entreprise de l’employé (certificat de travail, reçu de solde de tout compte et attestation Pôle Emploi). Pensez à bien contrôler les indemnités de fin de contrat (s’il y a droit) ainsi que les exonérations patronales (réduction FILLON, heures supplémentaires, …).
Suivre l’actualité de la paie et faire de la veille permanente
Et enfin, veille, veille, veille ! C’est un des points les plus importants. Sans veille correctement réalisée, vous pouvez passer à côté de nouveaux taux ou encore d’un changement au niveau des grilles de salaires de la convention collective applicable (coefficient modifié, augmentation du salaire brut). Par conséquent, vous êtes sûr de réaliser des bulletins de salaire erronés. Vous risquez de vous frotter à un contrôle URSSAF voire même un redressement, les remontrances de l’employeur mécontent et du salarié se sentant lésé.
La veille juridique doit faire partie de votre quotidien lorsque vous êtes au bureau. Suivre l’actualité de la paie, le Code du travail, les nouvelles directives du Gouvernement, les actions proposées par Pôle Emploi en faveur des employeurs embauchant certaines catégories de demandeurs d’emploi, est une habitude de travail à prendre afin de faciliter votre organisation et optimiser votre réactivité face aux questions de l’employeur.
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