Comment gérer l’arrêt maladie facilement

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En tant que gestionnaire de paie vous devez maîtriser la gestion de l’arrêt maladie.

Absolument tous les mois vous aurez à gérer un salarié en arrêt maladie.

Une erreur dans le traitement et le salarié se retrouve sans argent, alors qu’il aurait dû percevoir un complément de part la sécurité sociale et/ou de son employeur.

La gestion des arrêts de travail est une des choses les plus techniques dans la gestion de la paie, car elle nécessite une vue d’ensemble. Il faut connaître les règles légales, savoir vérifier le calcul du logiciel de paie et comprendre le mécanisme de subrogation. Sans parler de la DSN et de la vérification du compte rendu de la sécurité sociale sur net entreprise. Le dossier de la gestion des arrêts maladie se compose de trois articles :

  • le principe des absences pour maladie
  • le calcul des indemnités journalières de la sécurité sociale ou IJSS
  • IJSS comment sont-elles versées et le mécanisme de la subrogation
salariée en arrêt maladie

Cet article se compose de deux parties, dans la première partie, je vais vous expliquer les grands principes de la gestion des  arrêt de travail puis dans la seconde partie, je vous expliquerai quelles sont les conditions pour bénéficier du maintien de salaire

Le principe du congé pour arrêt maladie

Je traite de la maladie non professionnelle. C’est à dire que le salarié est absent pour une raison de santé qui n’a pas comme origine le travail.

Les 3 obligations du salarié

Prévenir son employeur

Si un salarié est malade, il ne peut pas se rendre sur son lieu de travail. Pour ne pas que l’employeur le mette en absence injustifiée et pour qu’il puisse bénéficier d’un maintien de salaire ou d’indemnité de la part de la sécurité sociale, il doit prévenir son employeur par tous moyens à sa disposition dans les 48 heures.

Exemple : Un salarié est malade  le lundi et va chez son médecin, il doit prévenir son employeur de son absence dans les 48 heures c’est-à-dire avant mercredi soit par téléphone ou soit en lui adressant un courrier électronique.

Envoyer le certificat médical dans les 48 heures

prévenir son employeur

Lorsque le salarié est malade et qu’il va chez le médecin, ce dernier lui remet une attestation  comportant 3 volets.

Un de ses volets est à adresser à l’employeur dans les 48 heures.

Cette attestation certifie que  l’état de santé du salarié ne lui permet pas de travailler. Une fois que l’employeur a en sa possession l’arrêt de travail alors il doit par l’intermédiaire d’une DSN événementielle transmettre l’information à la sécurité sociale.

À noter qu’entre le moment où l’employeur reçoit l’arrêt de travail et l’envoi de la DSN, il ne peut s’écouler plus de 5 jours.

Le salarié en arrêt maladie doit s’arrêter de travailler

Comme vu au paragraphe précédent le salarié malade a reçu un arrêt de travail qui certifie que son état de santé n’est pas compatible avec une activité professionnelle. Le salarié a donc obligation de cesser complètement toute activité professionnelle.

Si le salarié ne respecte pas ces 3 obligations, alors l’employeur n’est pas tenu de maintenir le salaire pendant toute la durée de l’arrêt maladie.
De plus, l’employeur peut lancer une procédure disciplinaire à l’encontre du salarié, cette procédure pouvant aller jusqu’à un licenciement pour faute grave.

Conséquences au niveau des droits du salarié

Le salarié continue d’acquérir de l’ancienneté

Lorsque le salarié est en maladie et qu’il respecte les 3 obligations ci-dessus alors, tout le temps de l’arrêt maladie, il continue d’acquérir de l’ancienneté.
Même si un salarié est en arrêt maladie 6 mois le temps d’arrêt compte dans l’acquisition de son ancienneté.

Incidence de l’arrêt de travail sur l’acquisition des congés payés

 Un salarié en maladie n’acquiert, en principe, pas de jours de congés payés.

Exemple: nous le savons un salarié acquiert lors d’une année complète 30 jours. S’ il est en arrêt maladie 6 mois  dans l’année, alors il ne gagnera que 15 jours cette année.

Indemnisation de l’arrêt de travail

les avantages du métier de gestionnaire de paie
Un salarié en arrêt maladie ne bénéficie plus de la rémunération liée à son travail. Cependant, si le salarié en arrêt maladie respecte certaines règles, il continue de percevoir une rémunération. Une partie de cette rémunération est versée par la sécurité sociale et l’autre est versée par l’employeur. C’est ce qu’on appelle le maintien de salaire.

Le maintien de salaire peut-être total ou partiel, c’est ce que nous allons voir dans la partie suivante.

Maintien du salaire

Hormis disposition conventionnelle plus favorable ou droit local Alsace-Moselle, le salarié en arrêt maladie ne bénéficiera d’aucune rémunération pendant 3 jours. C’est ce qu’on appelle la carence.

Versement de la rémunération par la sécurité sociale

Cotisations nécessaires pour bénéficier des indemnités de la sécurité sociale

Le fait de bénéficier ou non des indemnités journalières de la Sécurité sociale IJSS est subordonné à la durée de l’arrêt et au nombre d’heures cotisées par le salarié.

Si l’arrêt maladie est inférieur à 6 mois

Pour bénéficier des IJSS c’est-à-dire du complément de salaire versé par la sécurité sociale au bout du 4e jour de maladie alors il faut avoir au moins travaillé 150 heures au cours des 3 mois civils précédant l’arrêt ou 90 jours, ou, avoir cotisé au moins 1015 fois le SMIC horaire pendant les 6 mois civils précédant l’arrêt de travail.

Exemple: Un salarié est en arrêt maladie pendant une semaine. S’il a cotisé au moins 150 heures au cours des 3 mois civils alors il bénéficiera des IJSS. S’il a travaillé moins de 150 heures pendant ces 3 derniers mois mais au cours des 6 mois précédents l’arrêt il a cotisé plus de 10 028,2€ (1015*9.88. (SMIC 2018), alors il bénéficie des IJSS pendant son arrêt maladie.

Si l’arrêt maladie  est supérieur à 6 mois

Pour bénéficier des IJSS il faut justifier de 12 mois d’immatriculation à l’assurance maladie et avoir travaillé:

  • soit 600 heures au cours des 12 mois civils précédant l’arrêt de travail
  • soit avoir cotisé au moins 2030 fois le SMIC horaire pendant les 12 mois civils précédant l’arrêt de travail

Attention:

En tant que gestionnaire de paie, il est  nécessaire de connaître ces règles avant d’envoyer la DSN. Dans les entreprises, il est souvent pratiqué la subrogation avec le versement d’un complément employeur, et ce complément est subordonné au versement des IJSS. Il serait dommage pour l’entreprise de faire un complément de salaire alors que le salarié ne bénéficie pas des IJSS. ( Je reviens dans un prochain article sur la subrogation).

Durée du versement des IJSS

Le salarié bénéficie des indemnités journalières de la Sécurité sociale pendant toute la durée de son arrêt de travail. Qu’il y ait un ou plusieurs arrêts de travail  pendant 360 jours par période de 3 années.

Complément de salaire employeur: 4 conditions

je décide de l'organisation quand je suis gestionnaire de paie
La loi prévoit que sous certaines conditions le salarié en arrêt maladie peut bénéficier d’une indemnisation complémentaire de la part de son employeur. Pour cela, il doit respecter simultanément 4 conditions:

Bénéficier des IJSS

Le maintien de salaire employeur est subordonné au fait que le salarié soit pris en charge par la sécurité sociale. Si un salarié n’est pas pris en charge par la CPAM alors l’employeur n’est pas obligé de maintenir le salaire ou de le compléter

Le salarié doit avoir une ancienneté supérieure à 1 an

Le maintien de salaire est versé à tous les salariés qui à la date de l’arrêt ont une ancienneté d’au moins 1 an, sauf dispositions conventionnelles plus favorables ou droit local Alsace Moselle.

Le salarié en arrêt maladie doit avoir prévenu son employeur

Pour bénéficier d’un complément de salaire partiel ou total, le salarié doit avoir au préalable prévenu son employeur et dans les 48 heures avoir transmis l’arrêt de travail.

Être soigné en Europe

D’autre part, le salarié en maladie doit bénéficier de soins et ces soins doivent être réalisés soit sur le territoire français ou dans l’un des pays de l’Union Européenne.  Si un salarié est en maladie et qu’il se fait soigner par exemple en Chine ou aux États-Unis alors l’employeur n’est pas tenu de lui verser un complément de salaire

décompte avant maintien de l'arrêt maladie

À partir de quand intervient le complément de salaire de l’employeur

Par principe, le maintien de salaire intervient au bout de 7ième qui précède l’arrêt de travail, sauf disposition favorable.

Montant légal du maintien de salaire

J’aborderai plus en détail dans un autre article le calcul des indemnités versées durant le congé maladie. Cependant, garder à l’esprit le principe suivant : Le maintien de salaire a une durée et une valeur limitée. Ils sont fonction de l’ancienneté du salarié et de sa situation de famille.

La convention collective peut fixer le montant ou la durée d’une manière plus favorable

Il est possible que la convention collective prévoit des conditions de maintien de salaire plus favorable pour le salarié. Dans ce cas, c’est la convention collective qui s’applique. Avec la nouvelle loi Macron, il est possible de mettre en place des accords d’entreprise, dans ce cas les règles de l’accord s’applique.

Le cas spécifique de l’Alsace-Moselle

Un salarié qui exerce son activité ou dont l’entreprise est implantée dans les départements 57,67, 68 bénéficie des dispositions du droit local. Ces dispositions sont les suivantes:

Maintien de salaire pendant 42 jours (ou pour un temps relativement sans importance) sans condition d’ancienneté.

Nous verrons dans un prochain article comment calculer les indemnités journalières de la Sécurité sociale.

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