Le livre de paie reprend les informations issues des bulletins de paye et permet au gestionnaire de paie de visualiser les données sociales importantes telles que les cotisations sociales. Le logiciel de paie permet différents types d’organisation des informations.
Livre de paie n’est pas un livre pour apprendre la paie, si vous cherchez des cours de paie pour apprendre à créer des bulletins : cliquez ici
D’où vient le livre de paie
Le livre de paye est issu du logiciel de paie. Grâce à cette édition, vous avez les données des fiches de paie de tous les salariés présentées sous forme de cumul sur un document unique. Idéal pour visualiser les charges sociales à transmettre en DSN.
Pour réaliser ce document, le logiciel extrait les données de paie des bulletins de paie sans les informations comme les congés payés et les coordonnées des salariés.
A quoi sert un livre de paie
Le rôle du livre de paye est de reprendre les informations sur les bulletins de paie et de les présenter sous forme de cumul. Il n’a pas d’utilité en gestion de la paie et encore moins en administration du personnel.
Il peut être utilisé pour enregistrer la comptabilité bien que le journal de paie soit plus utile à ce niveau. Ce document n’est pas obligatoire mais peut être demandé en cas de contrôle URSSAF par un contrôleur qui n’est plus à la page.
Un document comptable qui n’est plus obligatoire
Le livre de paye, n’est plus obligatoire depuis le 2 juillet 1998, désormais vous devez conserver un double de la fiche de paie pendant 5 ans : à vérifier si la convention collective ne prévoit pas de conserver les bulletins de salaire pour une période supérieure.
Pour information, il devait être imprimé suivant une cadence particulière : tous les mois, tous les trimestres ou une fois par an et être archivé au sein de l’entreprise.
Que contient un livre de paie
Sur le livre de paie, vous n’avez pas les mêmes éléments que sur le bulletin de paie. Vous avez le cumul des rubriques de paie.
Voici un panorama des rubriques présentes sur le document :
- Les rubriques du salaire brut
- Les cotisations sociales
- Le salaire net à payer
Les rubriques du salaire brut
Le salaire brut est présenté sur le livre de paie sous forme de cumul, c’est-à-dire qu’il totalise l’ensemble des rémunérations brutes versées pour tous les salariés. C’est la masse salariale.
Vous allez trouver les données suivantes :
- Le total des heures travaillées par l’ensemble des salariés, le salaire de base en fait
- Les heures d’absence
- Les heures supplémentaires effectuées y compris les heures supplémentaires structurelles
- Les primes versées
- Les commissions
- Les avantages en nature y compris les avantages en nature voiture, avantages en nature logement et les avantages en nature NTIC
En outre, vous allez trouver le salaire net.
Les rubriques de cotisations sociales
Le livre de paie totalise les cotisations sociales, vous avez aussi bien les cotisations patronales que les cotisations salariales. Le classement des cotisations n’est pas imposé, d’ailleurs la plupart des livres de paye présentent les cotisations à la suite.
Pour rappel, le classement des cotisations peut être réalisé de la même façon que sur le bulletin de paie clarifié c’est-à-dire un classement par risque ou par organismes sociaux :
- URSSAF
- Retraite complémentaire AGIRC ARRCO
- Prévoyance
- Mutuelle
- Formation professionnelle
Ce qu’il faut retenir du livre de paye
Il reprend les informations de bulletins de paie et peut, suivant le paramétrage, être une aide pour vérifier les déclarations sociales. La plupart des logiciels de paie permettent aux gestionnaires de paie d’éditer un livre de paie mais en réalité, ce document n’est pas utile au traitement de la paie. Néanmoins, vous devez savoir à quoi il sert pour le transmettre au service compta s’il le demande.
