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Contrôler la paie avec Excel est-ce une bonne idée ? Le contrôle de la paie est un travail essentiel à accomplir par le gestionnaire de paie. Pour réussir ce contrôle, certains préconisent d’utiliser Excel. C’est possible mais pas une bonne idée si vous avez un bon logiciel de paie.

Que contrôler quand vous devez vérifier des bulletins de paie

Le bulletin de paie se compose de plusieurs parties. Même si l’endroit le plus intéressant pour le salarié correspond au salaire net, cette partie n’est que le résultat du traitement de la paie. 

Les parties du bulletin de paie à contrôler par un gestionnaire de paie correspondent :

  • Au salaire brut sur la fiche de paie
  • Aux cotisations sociales (cotisations patronales et cotisations salariales)
  • Au bas du bulletin (calcul du prélèvement à la source, réintégration, salaire net)

Si vous avez bien compris l’idée, alors vous savez que pour contrôler la paie, vous devez contrôler chacune des parties précédentes.

La structure du bulletin de paie : devez-vous la vérifier ?

La structure du bulletin de paie est imposée avec la mise en place du bulletin de paie simplifié (ou bulletin de paie clarifié). 

Concrètement, si vous utilisez un logiciel de paie conforme, ce dernier édite forcément une feuille de paie conforme avec tous les éléments obligatoires et sans les mentions interdites (grève notamment).

Ainsi, vous pouvez vous dispenser du contrôle de la structure du bulletin de paie et seulement mettre le focus sur :

  • Les éléments qui composent le salaire brut d’après les variables de paie
  • Les cotisations sociales (bases de cotisations et taux de cotisations)
  • Les éléments qui composent le bas du bulletin ( PAS, congés payés,…)

Aussi, il semble légitime de vous dire que vous pouvez utiliser Excel pour contrôler la paie.

Contrôler la paie avec Excel quel intérêt ?

L’intérêt d’un tableur comme Excel ou Google sheet est double. Cela permet de :

  • Visualiser les calculs plus facilement que sur le bulletin de paie
  • Comparer les données de paie
  • Croiser des données pour vérifier leurs cohérences

 Sans compter que toutes les entreprises disposent d’Excel car ce dernier est dans la suite Office et à défaut il est facile et gratuit d’obtenir Google Sheet.

Visualiser les données pour contrôler la paie

Le fait de contrôler la paie avec Excel vous permet de visualiser les rubriques de paie :

  • D’une part, parce que certaines rubriques de paie sont cachées sur le bulletin de paie. C’est surtout le cas sur des rubriques de cotisations patronales et spécifiquement sur des rubriques d’exonération.
  • D’autre part, parce qu’il est compliqué de contrôler bulletin par bulletin. En effet, combiner les cotisations de l’ensemble des fiches de paie du mois fait gagner du temps.

Excel permet de visualiser les résultats pour réaliser un contrôle efficace. Une fois les données extraites de la paie, vous pouvez toujours, avec le tableur, passer au contrôle des données.

Contrôler les données de paie avec Excel

Une fois les données de paie bien disposées sur le fichier Excel, vous pouvez faire un comparatif rubrique par rubrique par rapport au mois précédent.

S’il y a des erreurs de paie, bien souvent elles se détectent en comparant la paie du mois en cours avec la paie du mois précédent.

Par exemple, si vous constatez que le salaire de base du mois M est de 1800€ et que celui du mois M-1 est de 3000€, alors vous savez qu’il va falloir creuser pour justifier cet écart.

L’astuce consiste non pas à vérifier point par point chaque rubrique de paie mais simplement de mettre en place un système de comparaison du résultat global par pourcentage.

Vous devriez envisager de vérifier des rubriques de paie suivantes :

  • Salaire net
  • Salaire brut
  • Heures travaillées, heures normales
  • Heures supplémentaires
  • Acompte
  • Charges patronales
  • Charges salariales
  • Les tranches de salaire

Exemple de tableau Excel pour le contrôle de paie

Voici un exemple que vous pouvez utiliser. C’est celui que vous pouvez éditer du logiciel de paie Silae :

Salarié à contrôler

Salaire

net à payer

% Var.

Salaire

brut

% Var.

Heures

normales

% Var.

Heures

suppl.

% Var.

Acompte

retenu

% Charges

salariales

% Var.

% Charges

patronales

% Var.

% Charges

% Var.

Tranche

B

Tranche

C

Salarié 1

2 370,53

-13,00

2 922,50

-4,42

151,67

0,00

23,33

-33,97

0,00

22,99

3,57

39,69

4,66

62,69

4,26

0,00

0,00

Salarié 2

2 193,58

3,25

2 922,50

4,52

151,67

0,00

23,33

17,65

0,00

22,85

3,73

39,51

5,60

62,37

4,91

0,00

0,00

Comme vous pouvez le constater avec un tableau de contrôle de la paie, vous avez de quoi faire.

Concrètement, si vous voyez des variations, il vous appartient de pouvoir apporter des justifications.

Attention, la vérification de la paie ne s’arrête pas là. Vous pouvez avoir des paies sans variations mais complètement fausses. C’est pourquoi, vous devez croiser les données.

Croiser les données de paie pour un contrôle efficace

Pour un contrôle de paie efficace, vous devez vérifier les bulletins en fonction d’autres sources dont la fiche de paramétrage.

Vous le savez, sur le bulletin de paie au niveau du calcul des cotisations sociales, vous avez :

  • Des bases de cotisations qui correspondent aux assiettes à utiliser pour calculer les charges
  • Des taux de cotisations qui sont les taux auxquels vous devez multiplier les bases pour obtenir le montant des charges sociales

Pour un contrôle de paie efficace, vous devez vérifier que les assiettes et les taux sont justes. Vous pouvez le faire avec Excel.

Contrôler la paie c’est bien mais en réalité Excel n’est qu’un outil pour présenter des données ou recalculer les résultats issus du logiciel de paie.

Si vous sentez le besoin d’utiliser Excel c’est que vous n’avez pas le bon logiciel de paie ou que personne ne vous a expliqué comment bien utiliser votre logiciel de paie.
Pour apprendre la paie : https://anthony.systeme.io/55870e8f

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