La dématérialisation du bulletin de paie est possible et autorisée par la loi. Mais ce n’est pas parce que le bulletin de salaire est dématérialisé que l’employeur peut se contenter de les envoyer par mail comme il veut.
Ce que change la dématérialisation du bulletin de paie
La dématérialisation de la fiche de paie change simplement les modalités de distribution du bulletin : il n’est plus nécessaire de le remettre par voie postale ou de le distribuer physiquement avec un chèque. La dématérialisation est très encadrée, notamment au niveau de la sécurité et des modalités de récupération des bulletins de salaire. Si l’employeur choisit de dématérialiser le bulletin de paie, il peut utiliser le service d’un coffre fort électronique. Mais est-ce que le coffre fort numérique est un système gagnant-gagnant ? Comment fonctionne t’il ? Les entreprises ont-elles un intérêt à franchir le pas ?
Après avoir balayé le concept et les interrogations qui entourent le bulletin de paie dématérialisé, je vais tenter de mettre en avant les avantages pour chacune des parties : l’entreprise qui distribue le bulletin de paie et le salarié qui la reçoit. Je vous propose un exemple de fonctionnement concret du coffre fort numérique. Et en guise de conclusion, je vous propose de découvrir une solution qui s’appelle LUCCA.
Quelques définitions : matérialisation et dématérialisation
Pour bien comprendre cet article, il y a deux notions que je préfère expliquer. La matérialisation du bulletin de paie et son opposé : la dématérialisation.
- La matérialisation c’est le fait que le bulletin de paie soit remis au salarié tous les mois de manière physique, sous forme d’une feuille imprimée sur papier A4.
- La dématérialisation c’est le remplacement de la fiche de paie papier par un fichier électronique.
Est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie est autorisée ?
Le bulletin de paie a connu une clarification jusqu’à prendre la présentation simplifiée d’aujourd’hui. Cette nouvelle présentation s’accompagne d’un autre bouleversement : la distribution des bulletins de paie de manière matérialisée n’est plus la règle, mais l’exception !
Est-ce ce que la dématérialisation du bulletin de paie est autorisée ? Oui, la loi permet à un employeur de remettre une fiche de paie de manière dématérialisée à ses salariés. Mais le code du travail impose des règles quant à leur remise effective.
Voici les règles :
- Informer le salarié 1 mois avant la distribution du bulletin de paie dématérialisé
- Régler les modalités de récupération du bulletin de paie
- Prévoir une conservation longue du bulletin de paie électronique
- Respecter la réglementation liée au RGPD
Pour respecter toutes ses règles, voici une solution intéressante : dématérialiser le bulletin de paie et utiliser un coffre-fort numérique.
Le coffre-fort numérique c’est quoi ?
Bien plus qu’un simple outil pour stocker le bulletin de paie dématérialisé, le coffre fort électronique est un service en ligne hautement sécurisé qui permet aux entreprises de stocker les bulletins de paie de leurs salariés dans un espace virtuel sécurisé.
Grâce au coffre fort électronique, les employeurs peuvent faire stocker pour une longue période les fiches de paie de leurs salariés de manière sécurisée.
Pour se connecter au service du coffre-fort électronique, les salariés ont un accès propre. Il dispose d’un identifiant et d’un mot de passe qui leur est propre. Il est aussi possible de synchroniser son CPA avec son coffre-fort.
Pour faire simple un coffre-fort numérique c’est comme les coffres personnels dans une banque. Des petites coffres personnels dans un grand coffre fort. Le système du coffre numérique doit offrir une garantie d’accès aux bulletins de paie dématérialisés sur le long terme
Le salarié disposant d’un CFN ou coffre-fort numérique doit être en mesure de pouvoir accéder à ses bulletins dématérialisés pendant 50 ans voir 75 ans.
Ce genre de durée de conservation est proposée par tous les acteurs certifiés. Vous pouvez retrouver la liste des éditeurs certifiés sur le site :
Avantages du coffre-fort numérique
A mon sens, le coffre fort numérique présente des avantages pour toutes les parties. Les salariés pour conserver leurs bulletins de paie dématérialisés et les employeurs pour les gérer facilement.
Les avantages du coffre fort électronique pour le salarié dans le cadre de la dématérialisation du bulletin de paie sont les suivants :
- Recevoir des bulletins de paie sous format dématérialisé
- Accéder à ses bulletins de paie sous format électronique de manière sécurisée et juste avec une connexion internet
- Classer et stocker d’autres documents dans son espace privé de manière sécurisée
- Le coffre fort électronique permet aussi de recevoir et de conserver les bulletins de paie électronique même en cas de changement d’employeur
Pour l’entreprise, le fait d’utiliser un coffre-fort numérique et de dématérialiser les bulletins de salaire présentent les avantages suivants :
- Plus besoin d’imprimer, de trier et de poster les bulletins tous les mois
- L’utilisation du CFN est le premier pas vers la dématérialisation des processus RH
- La distribution des bulletins de paie électronique va beaucoup plus vite
- C’est une des preuves de remise du bulletin de paie la plus sûre et la moins chère
Attention, la dématérialisation a une limite :
L’entreprise doit conserver une copie des bulletins papier ( ou sous format électronique) pendant un délai de 5 ans à compter de leur production.
Comment fonctionne concrètement un coffre fort numérique : 3 étapes simples
- Tous les mois, on produit nos bulletins de paie avec notre logiciel de paie et on les édite en un seul fichier au format pdf.
- On se rend sur le site internet du coffre fort électronique, on se connecte sur l’espace personnel et sécurisé de l’entreprise pour déposer le fichier pdf des bulletins de paie dématérialisés.
- Le CFN découpe le fichier pdf et sécurise les bulletins de paie ( horodatage, hachage,…) et les place dans l’espace personnel de chaque salarié. Puis, le salarié reçoit un mail lui notifiant que son bulletin de paie dématérialisé est disponible.
Découvrez la solution de LUCCA qu’un de mes clients utilise
Pagga est l’une des cinq solutions RH que Lucca propose aux responsables RH qui souhaitent automatiser les tâches administratives telles que la distribution des bulletins de salaire. Il s’agit d’un coffre fort numérique dédié aux bulletins de paie.
Pour distribuer les bulletins de salaires, le gestionnaire de paie doit simplement importer le fichier PDF généré par le logiciel de paie (ou par le cabinet comptable) dans l’outil. Pagga se charge de le découper et grâce à son algorithme automatique de reconnaissance des PDF, il met les fiches de paie à disposition dans l’espace personnel de chaque collaborateur. Aucune configuration n’est requise, Pagga gère tous les formats de PDF. Un email de notification est même envoyé au salarié pour l’avertir que son bulletin est disponible au téléchargement.
L’accès à la plateforme Pagga est sécurisé. La saisie d’un mot de passe est requise, et l’accès au téléchargement du bulletin est doublé d’un code d’identification valable une dizaine minutes. Utile, si les collaborateurs n’ont pas pour habitude de verrouiller leur poste de travail lorsqu’ils s’absentent de leur bureau.
Pagga conserve l’intégralité des bulletins de paie et garantit également leur accessibilité via le Compte Personnel d’Activité.
Les employeurs sont libres de procéder à la distribution des bulletins de salaires sous format électronique. Toutefois, chaque salarié peut faire valoir son droit d’opposition et refuser de recevoir sa feuille de paie numérisée. Pagga permet donc de désactiver l’option dématérialisation et affiche, d’un côté la liste des salariés à qui le document peut être distribué par voie électronique, et de l’autre, la liste des bulletins à imprimer.
