Le prestataire paie s’occupe de traiter pour le compte d’entreprises clientes de réaliser le traitement de paie. Il édite les bulletins de paie en fonction des éléments variables et transmet les déclarations sociales aux organismes sociaux via la DSN.
A quoi sert vraiment un prestataire paie
Peu importe ce que vous pensez ou ce qu’on vous vend autour de la gestion de la paie, sachez que le prestataire paie ne fait que vous aider à répondre à une obligation légale. En effet, du moment où une entreprise embauche un salarié, des nouvelles obligations s’imposent dont celle de produire une fiche de paie et de payer des charges.
Le rôle du prestataire paie est de produire le bulletin de paie et de transmettre les charges sociales aux organismes sociaux dont l’URSSAF. Pour répondre à cette obligation légale, le prestataire utilise des moyens :
- Des compétences en gestion de la paie. Compétences rares et chères.
- Un logiciel de paie
Les différentes façons de traiter la gestion de la paie
Pour traiter la paie, c’est-à-dire obtenir un bulletin de paie conforme, la gestion de la paie respecte un processus de traitement. Ce processus c’est le cycle de paie. Le cycle de paie est le suivant :
- Récupération des variables de paie
- Intégration des variables dans le logiciel de paie
- Contrôle des résultats
- Distribution des fiches de paie aux salariés
- Transmission des charges sociales via la DSN mensuelle
Même si le processus de paie est toujours le même, un prestataire paie peut intervenir différemment dans le traitement.
- Il peut s’occuper de la majorité des tâches dans le cadre d’une externalisation de la paie
- Le prestataire peut s’occuper d’une partie seulement du traitement de la paie. C’est la paie accompagnée
- Enfin, il peut simplement vous mettre à disposition le logiciel de paie. Cette façon de traiter s’appelle la paie autonome.
L’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie est la façon la plus commune pour les petites entreprises de répondre à leur obligation de produire une fiche de paie. En fait, toutes les entreprises qui ne disposent pas de compétences paie en interne, devraient externaliser la fonction paie.
Voici comment se passe la gestion de la paie externalisée :
- L’entreprise collecte et transmet les éléments variables de paie au prestataire paie
- Ce dernier passe les éléments dans le logiciel de paie et contrôle les résultats
- Puis, il transmet les bulletins de paie brouillons à l’entreprise qui vérifie que les éléments transmis correspondent à la réalité.
- Une fois le brouillon de la fiche de paie validé, les bulletins de paie originaux sont transmis directement ou indirectement aux salariés
- Vient ensuite le moment où le prestataire réalise le calcul et la transmission des charges sociales.
Au niveau des tâches liées à l’externalisation de la paie, l’entreprise cliente s’occupe :
- Des variables de paie : collecte et transmission
- Du contrôle des bulletins : vérification de la cohérence des variables, coordonnées des salariés.
Quant au prestataire de paie, il s’occupe :
- De calculer les bulletins de paie à l’aide du logiciel de paie
- De vérifier la structure et la justesse des fiches de paie par rapport à la convention collective et aux dernières nouveautés paie
- Calculer les cotisations sociales et les transmettre via la DSN
Du fait du nombre de tâches à la charge du prestataire, le tarif du bulletin de paie peut être élevé : de 40€ à 17€. Sans compter que vous pouvez avoir des prestations facturées à part.
Pour réaliser des économies, l’entreprise peut décider de prendre en charge plus de tâches dans le cadre d’une paie accompagnée.
La paie accompagnée
La paie accompagnée ou paie assistée permet aux entreprises de répondre à leur obligation de produire une fiche de paie conforme à moindre coût. Par contre, l’entreprise doit assurer plus de tâches et disposer de compétences en interne.
Le cycle de paie en paie assistée est à réserver aux entreprises disposant d’une compétence en paie en interne. Inutile d’être gestionnaire de paie pour souscrire un contrat de paie assistée. Il faut tout de même être en mesure de prendre en charge en toute autonomie les tâche suivantes :
L’entreprise doit se charger :
- De récolter les variables de paie et de les saisir dans le logiciel de paie
- Du calcul des bulletins et leur vérification
- De la distribution des bulletins de paie
Le prestataire paie dans le cadre de la paie assistée va s’occuper :
- Du contrôle de la paie lorsque l’entreprise est bloquée mais dans une limite bien définie
- D’une assistance technique logiciel quand le logiciel de paie a un dysfonctionnement
- Du calcul et de l’envoi de la DSN
Le tarif d’une prestation paie en paie assistée est réduit par rapport à l’externalisation de la paie. Le tarif au bulletin varie de 7€ à 17€, tout dépend du service technique du logiciel de paie mis à disposition par le prestataire.
Attention, notez que la paie assistée est dangereuse si l’entreprise ne dispose pas de compétences en interne. Il est illusoire de croire qu’il suffit d’entrer des variables de paie pour assurer la conformité d’un bulletin de paie. Si c’était le cas, les gestionnaires de paie ne seraient pas des profils recherchés par les entreprises.
D’ailleurs, si l’entreprise dispose de compétences fortes en paie en interne, la paie autonome est une excellente solution.
La paie autonome
La paie autonome consiste à assurer le traitement complet de la paie en interne en s’appuyant sur le logiciel de paie mis à disposition par le prestataire paie tout en bénéficiant de l’appui technique de ce dernier en cas de difficultés.
Entre la paie autonome et la paie accompagnée, la frontière est mince. Pour être plus factuel sur ce qu’est la paie autonome, disons que la paie autonome c’est de la mise à disposition d’un logiciel de paie en saas avec un support technique de paie ou non.
Qui sont les prestataires de paie
Il existe plusieurs types de prestataire pour réaliser le traitement de la paie d’une entreprise.
- L’expert-comptable. L’expert-comptable traite la gestion de la paie comme une mission annexe. Il ne peut pas traiter la paie s’il ne réalise pas la mission de comptabilité. L’expert-comptable s’appuie sur une équipe formée à la paie et est orienté TPE et externalisation de la paie.
- Le cabinet paie. Le cabinet paie est une structure dédiée uniquement à la gestion de la paie. Il existe des cabinets paie spécialisés sur des métiers ou des conventions collectives.
- L’éditeur de logiciel. L’éditeur de logiciel de paie n’est pas à proprement parler un prestataire paie mais un fournisseur de solution informatique.
Maintenant, il ne reste plus qu’à définir les modalités de traitement de la paie et trouver le bon prestataire.
Comment choisir un prestataire paie
Pour choisir le bon prestataire, vous devez partir de vos besoins en interne. Vous devez connaître vos organisations pour définir les moyens et les processus en place.
Pour cela, le plus simple est de suivre le processus suivant pour trouver le bon prestataire paie :
- Rédaction d’un cahier des charges paie
- Sélection de la meilleure modalité de traitement de la paie
- Recherche de prestataires
- Sélection du prestataire paie
