La déclaration sociale nominative mensuelle regroupe l’ensemble des éléments de paie du mois et répond à certaines obligations déclaratives. La DSN mensuelle fait gagner du temps aux gestionnaires de paie mais demande à être vérifiée avant sa transmission sur car la moindre erreur bloquante empêche sa transmission sur net-entreprises. Voici comment vérifier une DSN.
Rappel sur le principe de la DSN
La déclaration sociale est une déclaration dématérialisée issue de la loi de simplification du 29 février 2012 et concerne les employeurs du régime général mais aussi de la MSA.
La DSN est une déclaration avec une périodicité mensuelle transmise par les employeurs ou par un tiers déclarant pour chaque SIRET en remplacement des DUCS et autres déclarations annuelles. La DSN est déposée et mise à disposition d’organismes tels que Pôle Emploi, les caisses de retraite complémentaire Agirc-arrco et l’URSSAF. Elle contient le montant des contributions sociales et permet de remplir certaines formalités administratives.
Quand vérifier la DSN mensuelle
Vous devez vérifier chaque mois la DSN avant sa transmission sur NET ENTREPRISES. En fait, la DSN est un fichier généré par le logiciel de paie à partir des bulletins de paie, de ce fait, le contrôle de la DSN s’effectue après l’édition des bulletins de paie originaux et avant le 5 du mois précédent si l’entreprise compte plus de 50 salariés ou le 15 si l’effectif de l’entreprise est inférieur à 50 salariés.
Vous devez également assurer un contrôle après son acceptation par NET ENTREPRISES. Ce n’est pas le sujet de cet article mais sachez que pour se faire, il convient de vous rendre sur le tableau de bord de la DSN.
Qu’est ce que le gestionnaire de paie doit vérifier dans la déclaration sociale nominative
Dans la DSN, vous devez vérifier essentiellement deux choses, les cotisations sociales calculées et la structuration du fichier de la DSN. Pour cela, vous appuyez sur deux outils :
- Le logiciel de paye
- Le tableau des charges sociales
Pour être plus précis, vous pouvez ajouter des contrôles supplémentaires dans votre DSN mais là, vous pourriez avoir besoin d’outils supplémentaires dédiés aux contrôles de fichiers.
Comment vérifier les cotisations sociales de la DSN mensuelle
Vous ne devriez pas transmettre une DSN sur NET ENTREPRISES sans contrôler les cotisations qui la composent. Non seulement, vous risquez de priver le salarié de certains de ses droits sociaux mais en plus, vous risquez de devoir être contraint de faire des DSN « annule et remplace » ou pire corriger la première DSN via des blocs de régularisation ce qui prend beaucoup de temps.
Donc, autant vérifier les cotisations sociales des DSN mensuelles avant de les transmettre sur NET ENTREPRISES et pour cela, rien de mieux qu’un tableau des charges.
Ne l’oubliez pas, au sein des déclarations sociales, vous avez des données sociales issues des bulletins de paie, il n’y a pas que les rémunérations. Et c’est ces données qui assurent l’ouverture de droits aux salariés auprès d’organismes de protection comme la prévoyance, la retraite complémentaire et l’ensemble des organismes du régime général.
Le tableau des charges
Le tableau des charges existe dans tous les logiciels de paie. Ce tableau compile les cotisations sociales salariales et les cotisations sociales patronales présentes sur le bulletin de paie et les ventile en fonction des différents organismes sociaux. Voyez ce tableau comme un tableau récapitulatif des cotisations et contributions des données issues du traitement de la paie.
De ce fait, juste en regardant attentivement le tableau des charges, vous pouvez vérifier que les rubriques de paie soient bien ventilées en fonction des organismes sociaux. D’autre part,en analysant le tableau,vous allez vérifier que les organismes sont bien présents au sein du logiciel de paie, car si par exemple, la prévoyance est absente du tableau des charges, vous pouvez être sûr que la DSN aura un problème.
Alternative au tableau des charges pour vérifier la DSN
Pour vérifier la DSN, vous pouvez vous appuyer sur les bordereaux de DSN. Les bordereaux de la DSN sont présents dans certains logiciels de paie mais pas dans tous.
Sachez que ce n’est pas une obligation pour l’éditeur du logiciel de mettre en place ces bordereaux.
S’ils sont présents, alors n’hésitez pas à les utiliser pour vérifier le calcul des cotisations sociales de la déclaration sociale. Généralement, ces bordereaux récapitulent les données de paye ventilées par les organismes sociaux. Vous allez aussi trouver le montant des charges déclarées en DSN aux organismes de protection sociale et leur mode de paiement (prélèvement, téléréglement, chèque, virement).
Maintenant que vous avez vérifié les charges transmises en DSN, il ne vous reste plus qu’à vérifier la structure technique de la DSN.
Vérifier la structure de la DSN
En préambule, laissez-moi vous expliquer que la DSN n’est qu’un fichier informatique avec des rubriques et des valeurs. Cette structuration et cette codification sont imposées car l’ensemble des déclarations et formalités administratives ont été regroupées dans la DSN mensuelle. Un peu de cohérence quand même !
Du genre :
S21.G00.30.013,’01’
S21.G00.30.014,’12’
S21.G00.30.015,’FR’
S21.G00.30.019,’00001′
S21.G00.40.001,’01012020′
S21.G00.40.002,’04’
S21.G00.40.003,’01’
S21.G00.40.004,’9999′
S21.G00.40.006,’Cadre’
S21.G00.40.007,’01’
S21.G00.40.008,’99’
S21.G00.40.009,’00001′
S21.G00.40.011,’20’
S21.G00.40.012,’21.67′
S21.G00.40.013,’21.67′
S21.G00.40.014,’10’
S21.G00.40.016,’99’
S21.G00.40.017,’9999′
S21.G00.40.018,’200′
Le problème c’est que si vous voulez déposer votre fichier de DSN, vous devez, avant de le transmettre, le vérifier pour vous assurer qu’aucune erreur bloquante n’existe dans le fichier. Car, la présence d’une seule et unique anomalie bloquante conduit à un refus global de la DSN.
Heureusement, la plupart des systèmes de paie permettent, avant envoi sur NET ENTREPRISES de vérifier la DSN.
Vérifier la structure de la DSN avant envoi avec le logiciel de paie
Avec le logiciel de paie, vous pouvez vérifier la structure du fichier de la DSN. Pour savoir comment le faire avec votre logiciel, vous devez vous référer à votre éditeur.
Sachez en tout cas que sur le logiciel de paie Silae, il convient de calculer la DSN et de corriger les erreurs en suivant les recommandations du logiciel et que bien souvent, les erreurs sont liées soit à une fiche salarié mal remplie (manque le lieu de naissance ou le libellé de l’emploi) soit à un mauvais paramétrage des organismes complémentaires.
Vous pouvez également vérifier la DSN en utilisant le système DSN-val de NET ENTREPRISES.
Vérifier la DSN avec DSN-VAL est une autre façon de contrôler la structure de la DSN. C’est un outil disponible sur NET ENTREPRISES. C’est un fichier exécutable à installer sur votre ordinateur qui vous permet de contrôler le fichier DSN extrait du logiciel de paie avant d’en faire le dépôt sur NET ENTREPRISES.
La DSN est réalisable uniquement avec un logiciel de paie. Pour vous former à Silae, cliquez ici : https://anthony.systeme.io/-d1256e00
