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Vérifier la fiche de paie d’un salarié consiste à analyser le calcul du salaire brut, le calcul des cotisations et contributions. Pour cela, vous devez disposer des compétences et des outils d’un véritable professionnel de la paie

Qu’est ce qu’une fiche de paie

La fiche de paie est un document remis tous les mois à un salarié. Ce document est remis en même temps que le paiement des salaires. Il existe plusieurs modalités de remise du bulletin de paie

La remise peut se faire de manière matérialisée comme une remise en main propre d’une feuille de paie imprimée. La remise peut également être faite de manière dématérialisée dans un coffre fort électronique.

Que contient le bulletin de paie

La fiche de paie a une forme imposée (le bulletin clarifié) et comporte des mentions obligatoires. Mais le plus important, la fiche de paie récapitule l’ensemble des droits des salariés. En effet, de par son travail, le salarié acquiert une protection sociale entre autre :

  • Une protection santé
  • Une couverture en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle
  • Des droits à la retraite
  • Une assurance chômage

Bien sûr, le bulletin de salaire indique également les éléments les plus importants pour les salariés

  • La rémunération brute
  • La rémunération nette

C’est pourquoi,i il convient de savoir vérifier la fiche de paie d’un salarié.

Pourquoi vérifier la fiche de paie

Il y a trois raisons de vérifier la fiche de paie d’un salarié :

  • Éviter les redressements 
  • Protéger l’entreprise des conflits sociaux 
  • Assurer que les salariés bénéficient de leurs droits

Éviter à l’entreprise les redressements en cas de contrôle

Les entreprises sont régulièrement contrôlées par les URSSAF. Les organismes de recouvrement vérifient que les cotisations qui doivent être versées par l’employeur soient justes. 

Ils envoient des contrôleurs dans les entreprises qui vérifient entre autre les fiches de paie. En cas d’erreur, en plus de devoir s’acquitter du manque à payer, l’employeur doit payer une majoration liée aux redressements. 

Vérifier la fiche de paie d’un salarié permet d’éviter ce genre de majoration. 

Protéger l’entreprise des conflits sociaux

Une autre raison de vérifier les bulletins de paie, c’est éviter les conflits sociaux. En effet, en cas d’erreur dans un bulletin de paie, les élus et autres représentants seront amenés à demander à l’employeur des explications. Il peut naître de ces erreurs une méfiance et un mauvais climat social au sein de l’entreprise.

Assurer que les salariés bénéficient de leurs droits

Enfin, il est légitime pour un salarié d’attendre qu’il bénéficie de ses droits relatifs au travail accompli au sein de l’entreprise.

Voici comment faire pour vérifier la fiche de paie à un salarié.

Comment faire pour vérifier un bulletin de paie

Pour réaliser la vérification d’un bulletin de paie, vous devez disposer d’une bonne connaissance de la gestion de la paie. Vous devez savoir faire un bulletin de paie de A à Z, mais vous devez également être capable de gérer une DSN et utiliser un logiciel de paie. Cela disqualifie tout non spécialiste de la paie.

Voici une liste d’outils à mettre en oeuvre pour vérifier une fiche de paie :

Les outils pour vérifier la fiche de paie d’un salarié

Les outils pour réaliser le contrôle ne sont pas à disposition du premier venu. Il faut :

  • Un logiciel de paie puissant et réellement orienté paie pour refaire les bulletins de paie.
  • Une matrice Excel pour vérifier certains calculs comme les exonérations de cotisations sociales du type réduction Fillon

A cela, s’ajoute de la documentation professionnelle pour vérifier certaines applications du droit. 

Vous aurez besoin également d’une copie de la convention collective applicable au salarié dont vous devez vérifier le bulletin. Il faudra probablement prévoir de la documentation des années précédentes car les règles de traitement de la paie évoluent avec le temps.

Maintenant, nous allons voir ce qu’il faut vérifier sur un bulletin de paie.

Ce qui n’est pas vraiment utile de vérifier sur un bulletin de paie

Si vous avez en main une fiche de paie et que vous avez l’habitude de sortir des bulletins de paie tous les mois parce que vous êtes un professionnel de la paie alors inutile de vérifier :

  • Le format du bulletin de paie car tous les logiciels de paie sérieux éditent des bulletins de paie conformes et clarifiés,
  • Les mentions obligatoires. Le bulletin de paie pour être conforme doit comporter les mentions obligatoires, mais là aussi, avec un bon logiciel, c’est un standard de trouver les mentions obligatoires sur la fiche de paie.

Voici une partie de ce que vous devez vérifier sur le bulletin de paie d’un salarié.

A vérifier sur la fiche de paie : la société

Au niveau de la société, vous allez vérifier le SIRET et les coordonnées de la société.

Il est indispensable de vérifier que la société existe. Le site de l’insee vous permet de faire la vérification rapidement.

Aussi, vérifier que la convention collective appliquée soit la bonne. Une mauvaise convention collective donne forcément des bulletins de paie faux.

Au niveau de l’entreprise, pensez à vérifier également les règles d’acquisition des congés payés. Est-ce une acquisition des jours de congés payés en jours ouvrés ou en jours ouvrables.

Enfin, dernier point : vérifier les effectifs de l’entreprise. Vous avez besoin de cette information pour le calcul de certaines cotisations sociales telle que la réduction générale des cotisations ou le versement transport.

Une fois cette vérification réalisée, vous pouvez passer aux organismes sociaux.

Vérification des organismes sociaux

Vérifier les organismes sociaux consiste à vérifier que sur le bulletin de salaire, ces derniers soient bien présents.

Une fiche de paie sans cotisations de retraite complémentaire ce n’est pas courant. De la même façon qu’un salarié sans mutuelle demande à vérifier la bonne gestion des dispenses d’affiliation.

Si vous vérifiez le bulletin d’un président de SAS, vérifiez la bonne gestion de l’assurance-chômage.

Les vérifications à faire au niveau du salarié

Au niveau du salarié, vous devez, dans un premier temps, vérifier que l’identité du salarié sur le bulletin soit bien conforme avec ce qui est enregistré au niveau des serveurs de la DSN. Si vous le pouvez, essayez d’obtenir un BIS.

Ensuite, il convient de vérifier le respect des points suivants :

  • Droit du travail : temps de travail, respect du SMIC et bon calcul des avantages en nature
  • Droit conventionnel : respect de la classification dans la convention collective applicable et respect du salaire minimum conventionnel. Toujours au chapitre de la CCN, vous devez bien sûr vérifier que le salarié perçoit les primes prévues par la convention.
  • Le contrat de travail : il paraît évident de le dire mais le bulletin de paie doit correspondre à ce qui est prévu par le contrat de travail qui le lie avec l’entreprise. N’oubliez pas de prendre en compte les avenants au contrat.
  • Les usages : si des usages sont en vigueur dans l’entreprise, ces derniers doivent être retranscrits en paie. Par exemple, s’il est d’usage dans l’entreprise de verser un 13e mois, alors vous devez vérifier que le montant soit sur la fiche de paie. Sinon la feuille de paie est fausse.

Derniers points à vérifier : les calculs de paie.

Vous ne pouvez pas vérifier une fiche de paie sans vérifier les calculs de paie. A minima, vous devez vérifier :

  • Le salaire brut
  • Les cotisations sociales salariales
  • Les cotisations sociales patronales

Le salaire brut sur la fiche de paie

Vous devez vérifier le bon respect de la mensualisation du temps de travail. Pour rappel, la majorité des salariés ont sur une fiche de paie leur temps de travail mensualisé. Temps de travail hebdomadaire * 52/12.

Le taux horaire et le fait qu’il respecte le montant prévu au contrat de travail sans être inférieur au SMIC ni être inférieur au salaire minimum conventionnel.

La majoration des heures supplémentaires. Là aussi attention à ne pas confondre les heures supplémentaires exceptionnelles et les heures supplémentaires structurelles. Le salaire de référence des heures structurelles n’est pas le même que celui des heures exceptionnelles.

La valorisation des absences. Probablement le point le plus sensible dans le contrôle de la paie. Pas sûr que la déduction des absences soit faite suivant la méthode des heures réelles en cas d’entrée sortie en cours de mois.

Vérifier les cotisations sociales salariales

Si les cotisations sociales salariales sont fausses, le salaire net versé au salarié est faux. Voici quelques points de vigilance :

  • La présence des organismes sociaux
  • Les taux de cotisations et surtout la répartition des charges entre l’employeur et le salarié
  • Le calcul du net fiscal
  • Le calcul de la CSG CRDS
  • La bonne déduction des titres restaurant lorsqu’ils sont distribués au sein de l’entreprise

Les cotisations patronales

Enfin, pour vérifier la fiche de paie d’un salarié, vous devez vous assurer que le calcul des cotisations patronales soit juste. Car un mauvais calcul des cotisations amènera, en cas de contrôle URSSAF, un redressement. Sans compter que certaines cotisations patronales ont un impact sur le salaire net , le salaire net fiscal et la CSG.

Sur ce point, soyez vigilant sur les exonérations du type réduction générale des cotisations (Ex-Fillon), TEPA et toutes les cotisations liées aux effectifs de l’entreprise (FNAL, Versement transport, formation professionnelle,..).

La paie est un métier et si vous voulez vérifier la fiche de paie d’un salarié, vous devrez faire appel à un vrai professionnel de la paie. 

Pour apprendre la paie : https://anthony.systeme.io/55870e8f

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