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Les formalités d’embauche consiste en grande partie à déclarer un salarié après une embauche. Les formalités d’embauche répondent aux obligations de l’employeur. En déclarant un salarié, cela lui ouvre des droits auprès des organismes sociaux.

Pourquoi réaliser les formalités d’embauche

Accomplir les formalités liées à l’embauche d’un salarié permet à l’employeur de répondre à ses obligations légales. Si l’employeur ne respecte pas ses obligations légales, il s’expose à des sanctions :

  • Pénales
  • Administratives
  • Civiles

Respecter ses obligations permet de garantir aux salariés de l’entreprise d’être affiliés auprès des organismes sociaux et de ce fait d’acquérir, entre autres, des droits tels qu’une couverture sociale.

  • Sécurité Sociale
  • Droit à la retraite
  • Mutuelle
  • Prévoyance

Quelle est la liste des formalités à accomplir pour déclarer un salarié

La liste des formalités d’embauche est importante. L’employeur doit :

  • Effectuer la DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) : cette déclaration permet de répondre aux obligations légales de l’employeur et éviter le risque d’être condamné pour travail dissimulé. La DPAE permet d’affilier le salarié aux organismes sociaux. La déclaration doit être réalisée avant le démarrage du contrat. La DPAE peut être faite avant l’embauche : 8 jours avant. L’employeur peut faire la DPAE sur net-entreprises, sur le site de l’URSSAF ou via le logiciel de paie
  • Déclaration préalable auprès de l’inspection du travail dans le cadre d’une première embauche.
  • Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel. Le registre du personnel est obligatoire et doit être tenu à jour. Le contenu est imposé mais la forme est libre papier ou électronique, pourvu que les garanties de contrôle soient les mêmes.
  • Affilier le salarié aux organismes sociaux. D’une part, l’affiliation à la caisse de retraite complémentaire et d’autre part, aux organismes complémentaires : prévoyance et mutuelle. L’affiliation à la retraite complémentaire implique que l’entreprise soit bien affiliée auprès d’un organisme de retraite complémentaire.
  • Informer le salarié sur ses modalités et conditions de travail. Après avoir choisi le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage,…) et les modalités d’exécution du contrat (temps plein, temps partiel,…), le salarié doit en être informé.
  • Informer le salarié sur la convention collective applicable dans l’entreprise. Il convient également de l’informer des modalités de consultation de la CCN.
  • Remettre au salarié une notice d’information sur la protection sociale en vigueur dans l’entreprise. Concrètement, vous devez informer le salarié sur les modalités d’affiliation à la mutuelle et à la prévoyance.
  • Toujours dans la liste des formalités d’embauche et si l’entreprise a mis en place des dispositifs de participation, d’intéressement ou plan d’épargne, l’employeur doit informer le salarié sur ces dispositifs. Pour cela, il lui remet un livret d’épargne salariale.
  • L’employeur qui embauche un salarié doit vérifier son aptitude en lui faisant passer une visite médicale de prévention en prenant un rendez-vous avec le centre de médecine du travail auquel l’entreprise est affiliée
  • Au moment de l’embauche, le salarié doit être informé de son droit à un entretien professionnel tous les 2 ans
  • Cela ne concerne pas directement le salarié embauché, mais en gestion de la paie, cela a une importance. En fait, une entreprise peut bénéficier d’exonération de cotisations sociales. Pour cela, au moment de l’embauche, l’employeur doit remplir certaines formalités.

Comme vous l’avez vu, il existe un certain nombre de formalités d’embauche. Attention d’autres formalités peuvent s’ajouter. Par exemple, dans le cas d’une embauche d’un salarié étranger. Ces formalités liées à l’embauche d’un salarié étranger diffère selon que :

  • Il faille simplement vérifier le titre de travail
  • Demander une autorisation de travail pour un salarié étranger

Comment accomplir les formalités liées à l’embauche d’un salarié

Pour accomplir les formalités, c’est simple. Il suffit de regarder comment sont attendus les documents.

Par exemple, pour la DPAE, cette dernière est attendue par l’URSSAF soit :

  • En EDI : vous envoyez un fichier électronique via un logiciel de paie pour remplir vos obligations. En réception de la déclaration, vous recevez de manière électronique une DPAE rematérialisée.
  • EN EFI : vous allez sur net-entreprises ou sur le site de l’URSSAF pour saisir un formulaire.

D’autres obligations sont à réaliser en format écrit. C’est le cas du contrat de travail quand celui-ci a une forme écrite imposée.

Enfin, certaines formalités sont attendues via la Déclaration Sociale Nominative. Vous établissez un bulletin de paie, puis vous faites la DSN mensuelle. La DSN permettra de répondre aux obligations.

Qui peut accomplir ses formalités

Les formalités doivent être accomplies sous peine de sanction. L’employeur ou ses préposés peuvent s’en charger.

Sinon, il est tout à fait possible que l’employeur délègue pour tout ou pour une partie la réalisation de ces formalités auprès d’un tiers déclarant.

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