8 choses à faire pour gérer son stress lorsqu’on est gestionnaire de paie
A lire les blogs et les livres, il est possible de gérer son stress. C’est bien connu, il n’existe pas de métiers stressants… Mais allez dire ça à un gestionnaire de paie, vous finirez avec la joue rougie par une paire de claques. Il n’empêche qu’il existe bel et bien des trucs pour limiter le stress lié au métier de gestionnaire de paie. Le stress est une réponse de l’organisme à une situation de danger. Le corps sécrète des hormones, comme de l’adrénaline, qui vident les intestins et augmentent l’oxygénation des cellules. En fait, le stress est une réaction normale, parce que naturelle. Le problème c’est quand le stress devient chronique.
Le stress provoque t’il des maladies? Pas si sûr, mais un stress chronique va vous épuiser et augmenter les risques de conduites dangereuses. Le fameux stress nourriture ou stress cigarette.
J’aimerais partager avec vous certains des trucs qui me permettent de rester à flot lorsque la situation est tendue.
Toutes ces 8 astuces sont applicables et efficaces pour gérer son stress et spécialement en période de paie.
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Eviter le multitâche
Un robot, mais vous n’êtes pas une machine.
Qu’est ce que le multitâche ?
Le multitâche est le fait de mener à bien (ou pas) plusieurs tâches à la fois.
Comme par exemple : écrire un email en calculant une DSN.
Vous pensez qu’être multitâche est une bonne chose, que faire des paies et répondre aux emails des clients en même temps, fait de vous un bon gestionnaire de paie ?
Lisez ce qui suit
Vous mettrez plus de temps à faire le travail
En fait, contrairement à ce que l’on peut penser, on n’exécute jamais plusieurs tâches à la fois. Tout ce que l’on fait, c’est passer d’une tâche à une autre. Et voilà le problème, à chaque fois le cerveau doit se reconnecter à la nouvelle tâche.
Selon un certain nombre d’études, le multitâche tue la la productivité de 40%. Du coup, vous mettrez plus de temps à faire vos paies !
Deux conséquences du multitâche
Vous allez faire plus d’erreurs
Une étude de l’université de Londres démontre qu’une personne qui fait plusieurs choses à la fois baisse son niveau de QI de 10 points.
De plus, vous allez faire 50% d’erreurs. Inutile de vous préciser que des erreurs en paie peuvent avoir de lourdes conséquences.
La pire des conséquences
Vous avez fait plus de choses en faisant du multitâche, disons que vous avez fait 450 bulletins au lieu de 300.
Du coup, votre boss va vous demander de continuer à faire 450 bulletins.
Cela vous obligera à continuer de faire plusieurs choses à la fois. Vous ferez plus d’erreurs et vous allez automatiquement augmenter votre niveau de stress.
Ce que vous ne voulez pas.
Gérer son stress commence par prendre une habitude, celle de faire une chose à la fois.
Réfléchissez à ça :
Laisseriez-vous votre bébé sur une table à langer pour aller ouvrir la porte ?
Limiter les interruptions au strict minimum vous aidera à gérer votre stress
- Vous voulez travailler moins et être plus efficace ?
- Vous voulez devenir le joueur d’échec pas le pion ?
Sachez dire non aux interruptions
Toutes ces astuces immédiatement applicables sont tirées du livre “la semaine de 4 heures” de Timothy Ferris.
Voici les 3 choses que vous devez éviter lorsque vous êtes gestionnaire de paie et que vous ne voulez pas finir par attraper une maladie liée au stress :
- Les emails
- La réunionite
- Le téléphone
Limitez la consommation des mails, comment faire concrètement
Coupez la sonnerie et la notification des emails
- Désactivez la fonction envoyer/recevoir de votre logiciel de messagerie
Ces deux actions vous éviteront d’être dérangé pendant vos séances de travail (monotâche !).
- Limitez la vérification des emails à deux fois par jour
Une fois avant votre pause déjeuner et une autre fois à 16 heures, cela vous permettra de planifier votre travail.
Trouvez des excuses pour ne plus perdre de temps avec les réunions
Les réunions ont l’air utile, mais dans la plupart du temps, elle consiste en une seule chose :
S’inventer ou faire enfler un problème pour trouver une excuse afin de planifier une nouvelle réunion.
Pourquoi les réunions c’est le mal
- Vous allez bloquer du temps pour préparer la réunion
- Vous allez arrêter une tâche importante pour aller en réunion
- Vous allez sortir de réunion avec de nouvelles tâches inutiles
Voici ce qu’il se passe pendant les réunions
- Vous ne produisez aucune paie
- Vous n’aidez pas vos clients
- Vous vous mettez en retard dans la planification de votre activité
Les meilleures alternatives aux réunions
L’autonomie et l’email.
Etre autonome permet de mieux gérer son stress. Un gestionnaire de paie autonome contrôle mieux son environnement et donc son stress.
Réfléchissez, appréciez vous qu’on vous dise quoi faire pendant vos réunions ? Spécialement si la personne qui conduit la réunion ne comprend rien à votre travail ?
L’email est la meilleure façon de régler un problème. Vous devez poser congé ? Vous devez faire quelque chose pour un client et vous devez en parler avant ?
Faites un email, pourquoi organiser une réunion pour si peu ?
Stop aux interruptions par téléphone
Pourquoi les clients appellent ?
- Pour des urgences
- Pour donner les informations de paie
- Pour poser des questions non urgentes
Gérer son stress, c’est apprendre à dire non à ce qui n’est pas urgent. Donc apprendre aux clients à diminuer le nombre de contacts inutiles.
Dans un souci d’efficacité et de productivité !
Mettez en place une routine :
- Les clients appellent
- Ils tombent sur le répondeur
- Ils vous envoient un mail
- Vous résolvez leur problème
Pour les informations de paie, il est inutile et dangereux de prendre l’habitude de les récolter par téléphone ou à la volée dans un email.
Vous devez soit :
- Utiliser le portail de saisie du logiciel de paie
- Une matrice excel
Pour ce faire, vous devez commencer par vous occuper vraiment de vos clients en les formant.
Formez vos clients, ils poseront moins de questions inutiles
Il y 3 étapes à suivre :
- Répondre aux questions de base automatiquement
- Rendre le client autonome
- Garder le contact
Répondre aux questions avant qu’on vous les pose
Aimez-vous être dérangé en plein montage de dossier par un client qui vous demande :
Je dois faire un bulletin de paie tous les mois ?
Voici ce que vous pouvez faire. Ces solutions permettent vraiment de gérer son stress.
Ecrire un livret d’accueil ou une foire aux questions
Prenez du temps et réfléchissez aux questions les plus courantes que peuvent se poser vos clients. Et répondez y dans un document que vous allez diffuser et mettre à jour régulièrement.
Pour le mettre à jour, il suffit de noter les questions des clients et de les noter dans votre document au fur et à mesure.
Vos clients liront le document avant de vous déranger. Gérer son stress c’est anticiper. Et rendre le client autonome.
Former le client à saisir les informations
Pourquoi stresser pour des broutilles?
Pourquoi perdre du temps et faire des erreurs en ressaisissant des informations dans un logiciel, alors que le client peut le faire ?
Alors, formez vos clients à la saisie sur votre portail ou votre tableau excel. Adieu le stress de la saisie d’informations incompréhensibles.
L’idée est de donner plus de pouvoir, plus d’informations et plus d’autonomie aux clients pour qu’ils puissent en faire beaucoup plus. Pour que vous en fassiez plus pour eux.
En faire plus pour le client, c’est devenir maître de l’horloge et de l’information.
Rappel : Si un client vient vers vous avec un problème vous allez stresser.
Au contraire, si vous allez vers le client avec des informations utiles, vous empêchez le développement de situation stressante.
Développer les astuces pour gérer votre temps
Gérer son temps c’est facile pourvu qu’on sache comment faire.
Pour gérer son stress vous pouvez faire ces deux choses :
- Faites des listes
- Ne refaites pas les choses deux fois
Faites des listes
Lorsque vous êtes au travail, vous avez des choses à faire, paies, DSN, etc.
Notez systématiquement toutes les demandes sur une feuille ou un tableau.
C’est très important, si vous avez des informations, vous allez les stocker dans votre tête et elles sortiront au mauvais moment.
Une fois pour toute
Vous faites les paies, une fois qu’elles sont faites, vous les envoyez à votre client et vous faites la DSN. Deux jours plus tard, vous devez refaire parce que le client a vérifié les paies et s’est rendu compte qu’il avait oublié que Bernard était en congé.
Bonjour le stress, vous devez gérer vos tâches du jour et prendre le temps de refaire en urgence les paies et les DSN du client.
Voici ce que vous pouvez faire :
- Envoyer les bulletins originaux après validation des bulletins brouillons
- Facturer les bulletins refaits et la DSN si vous devez refaire les bulletins après envoi des originaux
Planifiez la prochaine échéance de paie
Gérer son stress, c’est gérer la période de paie qui arrive. Pour se faire, vous devez planifier.
- Mettre en place un planning pour chaque client
- Demandez aux clients s’il y aura des problèmes
- Vérifier les bilans DSN
Mettre en place un planning client
Dans un cabinet d’expertise-comptable, vous avez plusieurs clients et chaque client à une date de paiement des salaires différente.
Vous devez mettre pour chacun d’entre eux un rétroplanning de paie. Ainsi, vous pourrez planifier le travail pour chaque client sans stress.
L’autre chose à faire c’est d’anticiper les difficultés.
Demandez aux clients s’il y aura des difficultés
Avant la période de paie, envoyez un email aux clients, pour leur demander s’il y aura ce mois-ci des choses spéciales.
- Embauche ou départ multiple
- Déménagement du siège
- Ouverture d’un établissement
- Mise en redressement judiciaire
Pour gérer son stress lorsqu’on travaille comme gestionnaire de paie, il faut être en mesure d’anticiper les tâches qui vont prendre beaucoup de place dans l’agenda.
Vérifier les bilans DSN
Lorsque vous envoyez une DSN, vous recevez un compte-rendu. Il est possible qu’il y ait des anomalies, les ANO.
Il est important de les corriger et le mieux est de le faire avant la prochaine période de paie.
Profitez de la période creuse pour trouver une solution pour ne jamais en avoir.
Améliorez-vous !
Vous paniquez et c’est normal, parce que cette situation est exceptionnelle et imprévue. (stress)
Pour réduire le stress de l’inconnu, une solution :
La formation et deux façons de faire :
- Suivre une formation technique
- S’autoformer
Suivre une formation
Suivre une formation supplémentaire ou spécialisée sur un sujet de paie vous permettra de mieux appréhender les difficultés.
La formation personnelle
En lisant et en étudiant la technique de paie, vous aurez :
- Plus de connaissances
- Une meilleure confiance en vous
Se déconnecter pour recharger ses batteries
Gérer son stress, c’est gérer son temps entre le travail et le repos.
Voici les choses à faire :
- Prendre des pauses
- Délimiter le temps de travail
Prendre des pauses
Deux pauses de 15 minutes, en plus de la pause repas.
Vous ne pouvez pas faire du non stop. C’est improductif, et être improductif, c’est entasser du travail qui mène au stress.
Délimiter le temps de travail
Lorsque c’est l’heure de rentrer, il faut rentrer. Même si les DSN sont pour bientôt, il y a un temps pour le travail et un temps pour le repos.
Faites de l’exercice pour gérer son stress
Le sport est une des meilleures façons d’apprendre à gérer son stress, le corps fabrique des hormones qui combattent le stress.
Quel sport choisir ?
Le yoga
Le yoga est une science du bien être. Enchaîner les positions demandent rigueur, pratique et concentration. D’après les pratiquants, le yoga contribue à réduire le stress
La course à pied
Courir permet de se concentrer sur soi-même, de laisser libre cours à ses pensées. Selon les coureurs, une fois la technique de la course acquise, faire son jogging permet réellement d’évacuer son stress.
La natation
Nager est moins traumatisant que la course à pied mais d’après les nageurs, ce sport permet réellement de réduire le stress. Cela serait lié au principe de la répétition des gestes, lié à la sensation d’apesanteur de l’eau.
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