Le congé pour l’exercice des fonctions prud’homales

Le congé pour l’exercice des fonctions prud’homales permet aux salariés nommés conseillers prud’hommes de s’absenter de leur poste pour exercer leurs missions juridictionnelles.

On fait le point sur le congé pour l’exercice des fonctions prud’homales.

Définition du congé pour l’exercice des fonctions prud’homales

Le congé pour l’exercice des fonctions prud’homales est un dispositif légal qui permet à un salarié élu conseiller prud’homme de s’absenter de son travail pour remplir sa mission juridictionnelle. Ce congé spécifique assure que le salarié puisse siéger au conseil de prud’hommes (audiences, délibérés, formations, etc.) tout en conservant l’intégralité de ses droits professionnels. Instauré par le Code du travail, il garantit notamment le maintien du salaire et l’assimilation de ces absences à du temps de travail effectif. En d’autres termes, le salarié-conseiller prud’homal ne subit aucun préjudice financier ou de carrière du fait de ses obligations judiciaires.

Bénéficiaires du congé pour l’exercice des fonctions prud’homales

Ce congé s’applique exclusivement aux salariés qui ont été nommés en tant que conseillers prud’hommes. Les conseillers prud’hommes sont des salariés ou des employeurs élus (puis désignés) pour siéger au sein d’un conseil de prud’hommes, institution chargée de trancher les litiges individuels entre employeurs et salariés. Dès sa nomination officielle, le salarié-conseiller prud’homal peut bénéficier d’autorisations d’absence pour exercer ses fonctions prud’homales. Aucune ancienneté minimale n’est requise dans l’entreprise : le droit à ces absences est attaché au mandat prud’homal lui-même et non au contrat de travail.

Le Code du travail impose à l’employeur de laisser au salarié élu le temps nécessaire pour se rendre et participer aux activités liées à son mandat prud’homal. En pratique, le salarié doit informer son employeur de son statut de conseiller prud’homme dès sa nomination, puis formuler une demande d’absence à chaque fois qu’il est convoqué ou doit participer à une activité prud’homale (audience, délibéré, réunion, formation…). L’employeur ne peut pas refuser ces absences légales dès lors qu’elles entrent dans le cadre des fonctions prud’homales déterminées par les textes. Le congé couvre toutes les activités prud’homales officielles : prestations de serment, audiences de conciliation ou de jugement, délibérés, réunions préparatoires, assemblées générales du conseil, ainsi que les formations obligatoires liées au mandat.

Statut du salarié pendant le congé prud’homal

Lorsque le salarié s’absente de l’entreprise pour exercer ses fonctions de conseiller prud’homme, la loi protège son statut professionnel.

Absence assimilée à du temps de travail effectif

D’abord, le temps passé hors de l’entreprise pour ces activités est assimilé à du temps de travail effectif. Autrement dit, ces absences sont considérées comme du travail normal au regard des droits du salarié : elles comptent pour l’ancienneté, l’acquisition des congés payés et l’ensemble des avantages liés au contrat de travail.

Aucune diminution de la rémunération ni des avantages

De plus, ces absences n’entraînent aucune diminution de la rémunération ni des avantages correspondants. Le salaire du collaborateur est maintenu intégralement comme s’il avait continué à travailler normalement. Il en va de même pour les primes et avantages en nature éventuels. Le salarié-conseiller prud’homme continue donc de percevoir 100 % de sa rémunération pendant ses périodes d’absence prud’homale. Le Code du travail prévoit également que le salarié conserve tous les droits attachés à son contrat (protection sociale, retraite, etc.) durant ces absences.

En dehors du temps de travail, ou en cas de cessation d’activité, le conseiller perçoit une indemnité horaire de 12 €.

Protection contre le licenciement abusif

Enfin, il convient de noter que le salarié conseiller prud’homal est protégé contre le licenciement abusif. Son statut de représentant de la justice prud’homale lui confère une protection similaire à celle des représentants du personnel : l’employeur ne peut le licencier en raison de ses fonctions prud’homales qu’avec l’autorisation préalable de l’inspection du travail (procédure de licenciement protégé prévue par le Code du travail).

Obligations de l’employeur et congé pour l’exercice des fonctions prud’homales

L’employeur d’un salarié conseiller prud’homme doit respecter plusieurs obligations légales pendant le congé pour l’exercice des fonctions prud’homales.

Interdiction de refuser les absences

En premier lieu, il a l’obligation d’accorder les autorisations d’absence nécessaires à son salarié pour siéger au conseil de prud’hommes. Ce droit à l’absence est d’ordre public : l’employeur ne peut ni le refuser ni le restreindre tant que la demande émane de l’exercice effectif des fonctions prud’homales. Par exemple, si un salarié est convoqué à une audience prud’homale un jour ouvré, l’employeur doit le libérer sur le temps de travail pour qu’il puisse s’y rendre. Aucune sanction ni discrimination ne peut être exercée à l’encontre du salarié du fait de ces absences.

Obligation de maintenir la rémunération et les avantages du salarié

En second lieu, l’employeur a l’obligation de maintenir la rémunération et les avantages du salarié pendant toute la durée de ses absences prud’homales. Le bulletin de paie devra donc refléter une situation normale (jours ou heures d’absence assimilés à du travail effectif, payés comme tels). Il est interdit de déduire ces absences du salaire ou des congés du salarié. Concrètement, le service paie de l’entreprise rémunère le salarié comme à l’accoutumée, puis c’est l’État qui compense ce coût pour l’employeur. Chaque mois, l’employeur peut se faire rembourser par l’État le montant des salaires versés au titre des heures d’absence du salarié conseiller prud’homme, ainsi que les cotisations sociales correspondantes. Ce remboursement couvre également, le cas échéant, la part des majorations pour heures supplémentaires si le salarié a une durée de travail supérieure à la durée légale, au prorata du temps passé en absence prud’homale.

Aménagements d’horaires

Enfin, l’employeur doit également veiller aux aménagements d’horaires si la situation le nécessite. Par exemple, si le salarié travaille habituellement de nuit ou en équipes postées, il a droit, sur demande, à un aménagement de son emploi du temps pour bénéficier d’un repos suffisant avant ou après ses activités prud’homales. De même, un salarié en forfait-jours annuel bénéficie du maintien intégral de sa rémunération pour ses journées d’activité prud’homale, sans réduction du nombre de jours de repos, l’employeur pouvant également en obtenir le remboursement.

Cas particulier : salarié rémunéré à la commission

À noter : Si le salarié est rémunéré uniquement à la commission, une indemnisation spécifique est prévue. Dans ce cas, le conseiller prud’homme perçoit directement une indemnité horaire de l’État égale à 1/1607e de ses revenus annuels déclarés (sur la base de l’année précédente) pour chaque heure d’activité prud’homale exercée en journée. L’employeur n’a alors pas de salaire à maintenir pour ces heures, mais le salarié doit fournir son avis d’imposition en justificatif. Ce cas particulier reste marginal, la plupart des conseillers prud’hommes salariés percevant un salaire maintenu par l’employeur puis remboursé par l’État.

Durée du congé prud’homal et congés de formation

Durée pour l’exercice des fonctions prud’homales

Le Code du travail ne fixe pas de quota annuel d’heures ou de jours pour l’exercice des fonctions prud’homales stricto sensu. La règle est que l’employeur doit laisser « le temps nécessaire » au conseiller prud’homme pour participer aux activités liées à son mandat. En pratique, la charge peut varier selon la taille du conseil de prud’hommes et les fonctions occupées. Il n’y a pas de limite légale prédéfinie autre que le bon accomplissement des missions prud’homales. Ainsi, le congé prud’homal dure le temps des convocations : quelques heures pour une audience, une journée entière pour plusieurs audiences ou délibérés consécutifs, etc. Ces absences peuvent être fractionnées librement et s’adaptent à l’agenda du conseil de prud’hommes.

Durée pour les formations des conseillers prud’hommes

En revanche, pour les formations des conseillers prud’hommes, le Code du travail prévoit des durées maximales. Le mandat prud’homal comporte en effet une formation initiale obligatoire et une formation continue. À ce titre, le conseiller prud’homme salarié bénéficie, en plus de ses absences pour siéger, d’autorisations d’absence dédiées à sa formation : 5 jours par mandat pour la formation initiale, et 6 semaines par mandat pour la formation continue. Ces congés de formation prud’homale sont eux aussi rémunérés par l’employeur (avec remboursement ultérieur par l’État au titre des activités prud’homales indemnisables). Ils peuvent être pris de manière fractionnée. Par ailleurs, la loi précise que ces absences pour formation ne peuvent pas être imputées sur le congé payé annuel du salarié, et qu’elles sont également assimilées à du temps de travail effectif. Le salarié conserve donc tous ses droits pendant ces périodes de formation.

Formalités des salariés pour le congé pour l’exercice des fonctions prud’homales

Le salarié doit informer son employeur de chacune de ses absences prud’homales le plus en amont possible. La loi n’impose pas de délai de préavis strict pour ces absences, compte tenu de leur nature impérative. Néanmoins, par souci d’organisation, il est d’usage que le conseiller prud’homme prévienne son supérieur dès qu’il connaît les dates et horaires où il devra siéger. La demande d’absence peut se faire par écrit (courrier recommandé ou courriel) en indiquant la date, la durée estimée de l’absence et le motif (« exercice des fonctions de conseiller prud’homme »). L’employeur ne peut pas refuser cette demande dès lors qu’elle correspond à une activité prud’homale officielle. Il peut toutefois demander au salarié un justificatif de convocation ou une attestation de présence émanant du conseil de prud’hommes, tant pour s’assurer du cadre légal de l’absence que pour pouvoir initier sa propre démarche de remboursement.

Formalités des employeurs pour le congé pour l’exercice des fonctions prud’homales

Aucune autorisation administrative préalable n’est requise pour laisser partir le salarié, l’absence étant de droit. Cependant, l’employeur doit effectuer les démarches pour obtenir le remboursement du salaire maintenu. Concrètement, il doit établir un état récapitulatif des heures ou journées d’absence du salarié pour fonctions prud’homales, sur la base des justificatifs fournis (convocations, ordre de mission du conseil, etc.). Cet état d’absence doit être contresigné par le salarié puis transmis au greffe du conseil de prud’hommes compétent, accompagné d’une copie du bulletin de paie correspondant. Le greffe du conseil de prud’hommes vérifie les informations et certifie la demande. Le remboursement par l’État intervient ensuite, généralement sur une base mensuelle. Il est important de respecter les délais : la demande de remboursement des salaires maintenus doit être adressée au greffe au plus tard dans l’année civile suivant l’absence concernée. Passé ce délai, l’employeur perd le droit au remboursement (prescription).

Enfin, l’employeur tient en interne le suivi des absences prud’homales du salarié (par exemple via une fiche spécifique ou un code absence dédié dans le système de paie) pour distinguer ces absences des autres congés. Étant assimilées à du travail effectif, elles n’ont pas à être déduites du compteur de congés payés ni des RTT. La gestion de la paie devra simplement intégrer le maintien du salaire comme indiqué précédemment, puis comptabiliser le remboursement perçu de l’État.

Tableau récapitulatif

Le tableau ci-dessous récapitule les principaux droits, obligations, durées et formalités liés à ce congé particulier.